Запуск Flow из элемента SharePoint

Некоторые процессы не должны запускаться автоматически при каждом изменении — только тогда, когда кто-то из команды осознанно решает: именно сейчас, именно для этого элемента. Сотрудник проверяет заказ в списке SharePoint и хочет запустить согласование только после собственного просмотра. Коллега отмечает договор как завершённый и затем целенаправленно запускает создание документа. Для таких случаев коннектор SharePoint предлагает собственный триггер, который запускает поток непосредственно из выбранного элемента списка, без обходного пути через отдельное приложение или кнопку в форме.

В этой статье показано, как настроить этот ручной триггер, какие данные можно передать из элемента SharePoint в поток и где находятся границы этой функции. Так вы сохраняете контроль над тем, когда поток должен действительно выполняться, вместо того чтобы каждое изменение без спроса запускало автоматизацию.

Что делает триггер «Для выбранного элемента»

Коннектор Microsoft SharePoint различает триггеры, реагирующие на изменения в списке, например При создании элемента или При создании или изменении элемента, и триггер, который запускается исключительно вручную: Для выбранного элемента. Согласно официальному описанию в коннекторе Microsoft SharePoint для Power Automate, этот триггер позволяет пользователям списков запускать поток после того, как они выбрали элемент в списке. Таким образом, поток реагирует не на фоновое событие, а осознанно запускается человеком в момент выбора.

Тем самым триггер относится к категории ручных, или мгновенных, триггеров, которые Power Automate знает в принципе. Во введении в триггеры эта категория описывается как «мгновенный/ручной», в отличие от автоматизированных и запланированных триггеров. Главное отличие от классической кнопки в собственном приложении в том, что здесь не нужно создавать дополнительный интерфейс. Триггер появляется прямо в меню списка SharePoint, как только с ним существует поток.

Требования для ручного запуска

Прежде чем настраивать триггер, стоит кратко взглянуть на условия, которые действуют согласно документации:

• Требуется среда по умолчанию: в документации прямо указано, что вручную из списка SharePoint можно запускать только потоки, находящиеся в среде по умолчанию. Если ваш поток находится в другой среде Power Platform, этот вариант не появится в списке.
• Поддерживаемые типы списков: потоки Power Automate для списков работают только с обычными списками и обычными библиотеками документов. Согласно документации коннектора, пользовательские шаблоны списков, такие как объявления, контакты или задачи, не поддерживаются.
• Разрешения: вам нужен доступ к соответствующему сайту SharePoint, а также разрешение на создание или редактирование потока. Даже пользователи без собственных прав на создание могут видеть и запускать уже существующий поток в меню Автоматизировать, если владелец списка предоставил к нему доступ.
• Подключение выполняющего пользователя: ручной триггер использует подключение того человека, который в данный момент запускает поток, а не подключение создателя потока. Поэтому каждый, кто запускает поток, должен иметь собственное действующее подключение к SharePoint.

Пошагово: создание потока с триггером «Для выбранного элемента»

Вариант 1: создать поток прямо в Power Automate

• Войдите на make.powerautomate.com и выберите Создать, а затем Мгновенный облачный поток.
• Дайте потоку понятное название, например «Запустить согласование для выбранного элемента».
• В разделе триггеров найдите коннектор SharePoint и выберите триггер Для выбранного элемента.
• Укажите адрес сайта и имя списка нужного списка SharePoint, так же как вы это делаете для других триггеров SharePoint.
• Затем добавьте нужные действия, например запуск согласования, отправку письма или обновление элемента.
• Сохраните поток. С этого момента он доступен в связанном списке.

Вариант 2: прямо из списка SharePoint

• Откройте список в SharePoint и выберите один элемент с помощью флажка.
• На панели команд нажмите Автоматизировать, а затем Power Automate.
• Выберите Создать поток, чтобы прямо из этого контекста создать новый поток с подходящим триггером, или Просмотреть свои потоки, чтобы запустить уже существующий поток для этого элемента.
• Подтвердите запуск. SharePoint покажет краткое подтверждение того, что поток запущен; фактический статус выполнения вы увидите позже в Power Automate в разделе Мои потоки.

Оба пути приводят к одному и тому же результату: поток, который выполняется в контексте конкретного элемента списка и доступен в меню Автоматизировать каждому, у кого есть соответствующие права.

Дальнейшая обработка выбранных значений в потоке

Триггер передаёт потоку ID, а также значения полей выбранного элемента в виде динамического содержимого, во многом похоже на событийные триггеры SharePoint. На практике, тем не менее, рекомендуется сразу после триггера вставить действие Получить элемент и использовать при этом ID, переданный триггером. Так вы всегда работаете с актуальным состоянием элемента, даже если между выбором и фактическим выполнением прошло несколько секунд или несколько человек одновременно работают с одним и тем же списком. После этого вы можете использовать значения полей для согласований, уведомлений, обновлений или создания документов, точно так же как в любом другом потоке SharePoint.

Ограничения и особенности

• Триггер всегда работает ровно с одним элементом за выполнение. Он не предназначен для множественного выбора нескольких строк, в отличие от сопоставимых триггеров для выбранных строк в других компонентах Power Platform.
• Пользователи без подходящей лицензии могут видеть общий поток, но не могут его запускать. Если поток содержит премиум-коннекторы, каждому пользователю, запускающему его, требуется соответствующая лицензия Power Automate.
• Если список отображается в классическом представлении SharePoint, а не в современном интерфейсе, пункт Автоматизировать может вообще не появиться на панели команд.
• Изменения URL-адреса среды или смена среды по умолчанию могут привести к тому, что ранее видимый поток исчезнет из меню. В этом случае помогает повторное сохранение потока.

Хороший обзор триггеров и действий SharePoint в целом даёт страница Создание рабочих процессов с помощью SharePoint и Power Automate, если вы хотите, помимо ручного запуска, изучить другие возможности автоматизации для того же списка.

Типичные сценарии использования

• Запускать согласование только тогда, когда руководитель проверил элемент и счёл его завершённым.
• Формировать документ по шаблону, как только договор в элементе списка отмечен как окончательный.
• Отправлять напоминание или сообщение команде, инициированное человеком, который в данный момент работает с элементом.
• Вручную сбрасывать статус или копировать элемент в другой список, без необходимости постоянно держать включённым автоматический триггер.

Если в вашей команде регулярно запускают элементы списков вручную и потоки при этом должны быть аккуратно структурированы, понятно названы и снабжены правильными разрешениями, мы поможем вам с помощью наших услуг по Power Automate.

Часто задаваемые вопросы

Почему я не вижу триггер «Для выбранного элемента», когда выбираю триггер SharePoint?

Чаще всего это связано с тем, что поток был создан не в среде по умолчанию. Вручную из списка SharePoint можно запускать только потоки, находящиеся в среде по умолчанию. Также проверьте, идёт ли речь об обычном списке или библиотеке, поскольку пользовательские шаблоны списков этим триггером не поддерживаются.

Могу ли я запустить поток сразу для нескольких выбранных элементов?

Нет, триггер Для выбранного элемента рассчитан ровно на один элемент за выполнение. Если вам нужно обработать несколько элементов сразу, потребуется либо несколько отдельных запусков, либо другая автоматизация, которая принимает список элементов, а не контекст единичного выбора.

Нужна ли для этого триггера премиум-лицензия?

Сам коннектор SharePoint относится к стандартным коннекторам и не требует премиум-лицензии. Однако как только вы используете в потоке премиум-коннекторы, например определённые действия Dataverse или HTTP, каждому, кто выполняет поток, потребуется соответствующая лицензия Power Automate.

Почему мой поток больше не отображается в меню «Автоматизировать», хотя раньше работал?

Частая причина — изменённый URL-адрес среды или смена среды по умолчанию, в которой поток был изначально сохранён. В таких случаях обычно помогает заново открыть поток в конструкторе и сохранить его ещё раз, чтобы связь со списком была восстановлена.

Как узнать, успешно ли выполнился мой ручной поток?

После запуска SharePoint показывает лишь краткое подтверждение того, что поток был запущен, а не полный статус выполнения. Чтобы увидеть, все ли шаги завершились успешно, откройте Power Automate, перейдите в раздел Мои потоки, выберите нужный поток и подробно изучите там журнал выполнения.