SharePoint Öğesinden Flow Başlatma

Bazı süreçlerin her değişiklikte otomatik olarak başlaması değil, yalnızca ekipten biri bilinçli olarak "tam şimdi, tam bu öğe için" dediğinde başlaması istenir. Bir çalışan bir SharePoint listesindeki siparişi inceler ve onayı ancak kendi incelemesinden sonra başlatmak ister. Bir meslektaş bir sözleşmeyi tamamlandı olarak işaretler ve ardından belge oluşturmayı bilinçli olarak tetikler. Bu tür durumlar için SharePoint bağlayıcısı, seçilen bir liste öğesinden doğrudan bir akış başlatan, ayrı bir uygulama veya form üzerinde bir düğme dolambacı olmadan çalışan kendi tetikleyicisini sunar.

Bu yazı, bu manuel tetikleyiciyi nasıl kuracağınızı, SharePoint öğesinden akışa neleri aktarabileceğinizi ve bu özelliğin sınırlarının nerede olduğunu gösterir. Böylece bir akışın gerçekten ne zaman çalışması gerektiğini kontrol altında tutarsınız; her değişikliğin sorulmadan bir otomasyonu tetiklemesi yerine.

"Seçili öğe için" tetikleyicisi ne yapar

Microsoft SharePoint bağlayıcısı, bir listedeki değişikliklere tepki veren tetikleyiciler ile — örneğin Bir öğe oluşturulduğunda veya Bir öğe oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde — yalnızca manuel olarak tetiklenen bir tetikleyiciyi birbirinden ayırır: Seçili öğe için. Power Automate için Microsoft SharePoint Bağlayıcısı sayfasındaki resmi açıklamaya göre bu tetikleyici, liste kullanıcılarının bir listede bir öğe seçtikten sonra bir akışı tetiklemesine olanak tanır. Yani akış arka plandaki bir olaya tepki vermez, seçim anında bir kişi tarafından bilinçli olarak başlatılır.

Bu şekilde tetikleyici, Power Automate'in temel olarak tanıdığı manuel ya da anında tetikleyiciler kategorisine girer. Tetikleyicilere giriş sayfasında bu kategori, otomatikleştirilmiş ve zamanlanmış tetikleyicilerden farklı olarak "anında/manuel" şeklinde tanımlanır. Kendi uygulamanızdaki klasik bir düğmeyle arasındaki büyük fark, burada ek bir arayüz oluşturmanıza gerek olmamasıdır. Tetikleyici, onunla bir akış var olduğu anda doğrudan SharePoint listesinin menüsünde görünür.

Manuel başlatma için ön koşullar

Tetikleyiciyi kurmadan önce, belgelere göre geçerli olan koşullara kısaca göz atmakta fayda var:

• Varsayılan ortam gereklidir: Belgeler, yalnızca varsayılan ortam içindeki akışların bir SharePoint listesinden manuel olarak çalıştırılabileceğini açıkça belirtir. Akışınız başka bir Power Platform ortamındaysa bu seçenek listede görünmez.
• Desteklenen liste türleri: Listeler için Power Automate akışları yalnızca genel listeler ve genel belge kitaplıklarıyla çalışır. Bağlayıcı belgelerine göre duyurular, kişiler veya görevler gibi özel liste şablonları desteklenmez.
• İzinler: İlgili SharePoint sitesine erişiminizin yanı sıra akışı oluşturma veya düzenleme izninize de ihtiyacınız vardır. Kendi oluşturma haklarına sahip olmayan kişiler bile, liste sahibi paylaştıysa mevcut bir akışı Otomatikleştir menüsünde görüp çalıştırabilir.
• Çalıştıran kullanıcının bağlantısı: Manuel bir tetikleyici, akışı oluşturan kişinin değil, akışı o anda başlatan kişinin bağlantısını kullanır. Bu nedenle akışı tetikleyen her kişinin kendi geçerli SharePoint bağlantısına sahip olması gerekir.

Adım adım: "Seçili öğe için" ile bir akış oluşturma

Seçenek 1: Akışı doğrudan Power Automate'te oluşturma

• make.powerautomate.com adresinde oturum açın ve Oluştur, ardından Anında bulut akışı seçeneğini seçin.
• Akışa anlamlı bir ad verin, örneğin "Seçili öğe için onay başlat".
• Tetikleyici alanında SharePoint bağlayıcısını arayın ve Seçili öğe için tetikleyicisini seçin.
• İstediğiniz SharePoint listesinin site adresini ve liste adını girin, tıpkı diğer SharePoint tetikleyicilerinden bildiğiniz gibi.
• Ardından istediğiniz eylemleri ekleyin; örneğin bir onay başlatma, bir e-posta gönderme veya bir öğeyi güncelleme.
• Akışı kaydedin. Artık bağlı listede kullanılabilir.

Seçenek 2: Doğrudan SharePoint listesinden

• Listeyi SharePoint'te açın ve onay kutusuyla tek bir öğe seçin.
• Komut çubuğunda Otomatikleştir ve ardından Power Automate'a tıklayın.
• Bu bağlamdan doğrudan uygun tetikleyiciyle yeni bir akış oluşturmak için Akış oluştur seçeneğini veya bu öğe için mevcut bir akışı çalıştırmak için Akışlarınızı görüntüleyin seçeneğini seçin.
• Başlatmayı onaylayın. SharePoint, akışın tetiklendiğine dair kısa bir onay gösterir; asıl çalıştırma durumunu daha sonra Power Automate'te Akışlarım altında görürsünüz.

Her iki yol da aynı sonuca götürür: belirli bir liste öğesi bağlamında çalışan ve ilgili izinlere sahip herkesin Otomatikleştir menüsünde erişebileceği bir akış.

Seçilen değerleri akışta işleme

Tetikleyici, akışa hem kimliği hem de seçilen öğenin alan değerlerini dinamik içerik olarak, olay tabanlı SharePoint tetikleyicilerinde olduğu gibi aktarır. Yine de uygulamada, tetikleyiciden hemen sonra bir Öğe al eylemi eklemek ve bu sırada tetikleyicinin sağladığı kimliği kullanmak önerilir. Böylece, seçim ile asıl çalıştırma arasında birkaç saniye geçmiş olsa veya aynı listede birden fazla kişi aynı anda çalışıyor olsa bile, her zaman öğenin güncel durumuyla çalışırsınız. Ardından alan değerlerini onaylar, bildirimler, güncellemeler veya belge oluşturma için, tıpkı diğer her SharePoint akışında olduğu gibi yeniden kullanabilirsiniz.

Sınırlar ve özellikler

• Tetikleyici her zaman çalıştırma başına tam olarak bir öğeyle çalışır. Diğer Power Platform bileşenlerindeki seçili satırlar için benzer tetikleyicilerin aksine, birden çok satır üzerinden çoklu seçim için tasarlanmamıştır.
• Uygun lisansı olmayan kişiler paylaşılan bir akışı görebilir ama çalıştıramaz. Akış premium bağlayıcılar içeriyorsa, akışı çalıştıran her kişinin uygun bir Power Automate lisansına ihtiyacı vardır.
• Liste, modern arayüz yerine klasik SharePoint görünümünde çalışıyorsa, Otomatikleştir komut çubuğunda hiç görünmeyebilir.
• Ortam URL'sindeki değişiklikler veya varsayılan ortam değişikliği, daha önce görünen bir akışın menüden kaybolmasına neden olabilir. Bu durumda akışı bir kez daha kaydetmek genellikle yardımcı olur.

SharePoint tetikleyicileri ve eylemleri hakkında genel bir bakış için SharePoint ve Power Automate ile iş akışları oluşturma sayfası, manuel başlatmanın yanı sıra aynı liste için başka otomasyon olanaklarını incelemek istiyorsanız iyi bir genel bakış sunar.

Tipik kullanım senaryoları

• Bir yönetici öğeyi inceleyip eksiksiz bulduğunda ancak o zaman bir onay başlatmak.
• Liste öğesindeki bir sözleşme kesinleştirilmiş olarak işaretlendiğinde bir şablondan belge oluşturmak.
• Öğe üzerinde o anda çalışan kişi tarafından tetiklenen bir hatırlatma veya mesajı bir ekibe göndermek.
• Bunun için sürekli çalışan bir otomatik tetikleyiciye gerek kalmadan bir durumu manuel olarak sıfırlamak veya bir öğeyi başka bir listeye kopyalamak.

Ekibiniz düzenli olarak liste öğelerini manuel olarak tetikliyorsa ve akışların düzgün yapılandırılmış, izlenebilir şekilde adlandırılmış ve doğru izinlerle donatılmış olması gerekiyorsa, Power Automate hizmetlerimizle size destek oluyoruz.

Sık sorulan sorular

Bir SharePoint tetikleyicisi seçtiğimde neden "Seçili öğe için" tetikleyicisini göremiyorum?

Genellikle bunun nedeni, akışın varsayılan ortamda oluşturulmamış olmasıdır. Yalnızca varsayılan ortam içindeki akışlar bir SharePoint listesinden manuel olarak çalıştırılabilir. Ayrıca genel bir liste veya kitaplık olup olmadığını kontrol edin, çünkü bu tetikleyici özel liste şablonlarını desteklemez.

Akışı aynı anda birden fazla seçili öğe için başlatabilir miyim?

Hayır, Seçili öğe için tetikleyicisi çalıştırma başına tam olarak bir öğe için tasarlanmıştır. Birden fazla öğeyi tek seferde işlemek istiyorsanız, ya birden çok ayrı çalıştırmaya ya da tek bir seçim bağlamı yerine bir öğe listesi kabul eden farklı bir otomasyona ihtiyacınız vardır.

Bu tetikleyici için premium lisansa ihtiyacım var mı?

SharePoint bağlayıcısının kendisi standart bağlayıcılardan biridir ve premium lisans gerektirmez. Ancak akışta premium bağlayıcılar kullandığınızda, örneğin belirli Dataverse veya HTTP eylemlerinde, akışı çalıştıran her kişinin uygun bir Power Automate lisansına ihtiyacı olur.

Akışım daha önce çalışıyorken neden artık "Otomatikleştir" menüsünde görünmüyor?

Yaygın bir neden, akışın başlangıçta kaydedildiği ortam URL'sinin değişmesi veya varsayılan ortamın değişmesidir. Bu gibi durumlarda genellikle akışı tasarımcıda yeniden açıp tekrar kaydetmek, listeyle olan bağlantının yeniden kurulmasına yardımcı olur.

Manuel akışımın başarıyla çalışıp çalışmadığını nasıl anlarım?

SharePoint, başlatıldıktan sonra yalnızca akışın tetiklendiğine dair kısa bir onay gösterir, tam çalıştırma durumunu göstermez. Tüm adımların başarıyla tamamlanıp tamamlanmadığını görmek için Power Automate'i açın, Akışlarım'a gidin, ilgili akışı seçin ve çalıştırma geçmişini orada ayrıntılı olarak inceleyin.