E-posta Eklerini Otomatik Olarak SharePoint'e Taşıma

E-posta eklerini otomatik olarak SharePoint'e taşımak, Power Automate'te sabit bir temel yapıyla gerçekleştirilebilir: Outlook tetikleyicisi “Yeni bir e-posta geldiğinde (V3)”, mevcut eklere yönelik bir filtreleme ve SharePoint eylemi “Dosya oluştur”. Seçilen posta kutusuna ekli bir e-posta geldiğinde, akış ekleri devralır ve bunları doğrudan bir SharePoint belge kitaplığına yerleştirir, böylece kimsenin dosyayı manuel olarak indirip tekrar yüklemesine gerek kalmaz. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için bu akış, Power Automate'e en yaygın giriş noktalarından biridir, çünkü gelen kutusundan fatura veya irsaliye kaydetme gibi tekrarlayan manuel bir işlemi güvenilir bir şekilde ortadan kaldırır. Güncelleme: Temmuz 2026.

Adım 1: Ekli yeni e-postalar için Outlook tetikleyicisini kurma

Tetikleyici olarak Office 365 Outlook bağlayıcısından “Yeni bir e-posta geldiğinde (V3)” kullanılır. İzlenen posta kutusuna yeni bir mesaj geldiğinde akışı başlatır ve birden çok özellik üzerinden kısıtlanabilir.

• Klasör: hangi posta kutusu klasörünün izleneceğini belirler, örneğin gelen kutusu veya bir kural tarafından doldurulan bir alt klasör.
• Kimden: tetikleyiciyi belirli bir gönderenden gelen e-postalarla sınırlar, örneğin sabit bir tedarikçi.
• Eki olan: akışı yalnızca ekli e-postalarda tetikler ve dosyasız gereksiz çalıştırmaları önler.
• Konu filtresi: konuyu belirli terimler açısından kontrol eder, örneğin “fatura” veya bir sipariş numarası.

Eklerin yalnızca algılanmakla kalmayıp içeriklerinin de sağlandığı gelişmiş seçenek de önemlidir. Bu seçenek devre dışı bırakılırsa, tetikleyici bir ekin var olduğu bilgisini sağlar ancak dosya içeriğini sağlamaz, bu nedenle sonraki SharePoint eylemi boş içerikle başarısız olur.

Adım 2: İşlenmeden önce ekleri filtreleme

Bir e-posta aynı anda birden fazla ek içerebilir. Her dosyanın ayrı ayrı işlenmesi için akışın tetikleyiciden gelen ek listesi üzerinde bir döngüye ihtiyacı vardır. Bu döngü içinde, örneğin dosya türüne göre ek bir filtreleme yapılabilir, böylece yalnızca PDF veya resim dosyaları işlenmeye devam eder ve gömülü imza görselleri veya şirket logoları elenir. Yalnızca belirli gönderenleri veya konu satırlarını otomatikleştirmek isteyenler, adım 1'deki tetikleyici filtrelerini yüklemeden önce ek bir koşulla birleştirir. Bu, hedef kitaplığı temiz tutar ve ekli her tanıtım e-postasının gereksiz yere depolama alanı ve akış çalıştırmaları tüketmesini önler.

Adım 3: Eki otomatik olarak SharePoint'e kaydetme

Asıl yükleme için SharePoint bağlayıcısından “Dosya oluştur” eylemi kullanılır. Mevcut bir belge kitaplığına bir dosya yükler ve bunun için esas olarak üç bilgiye ihtiyaç duyar:

• Site adresi: hedef kitaplığın bulunduğu SharePoint sitesi.
• Klasör yolu: dosyanın kaydedildiği kitaplık veya alt klasör.
• Dosya adı ve dosya içeriği: ekin dinamik değerlerinden, yani Outlook tetikleyicisinden gelen ek adı ve ek içeriğinden.

Bu üç alan, temel durum için zaten yeterlidir. Akış daha sonra uygun her e-posta için otomatik olarak çalışır: tetikleyiciyi tetikle, ekleri döngüye al, dosya oluştur.

Adım 4: Klasör yapısını ve adlandırmayı düzenli tutma

Başka bir düzenleme yapılmadan tüm dosyalar aynı hedef klasörde toplanır ve aynı dosya adına sahip iki ek birbirinin üzerine yazılır veya çakışmalara neden olur. Bu nedenle uygulamada, klasör yolunu gönderen veya alınma tarihi gibi bir alandan dinamik olarak oluşturmak, örneğin ay başına bir alt klasör, faydalıdır. Dosya adı için, gerçek ek adından önce tarih veya saat eklenmesi, “fatura.pdf” adlı iki dosyanın aynı yeri kaplamamasına yardımcı olur. Bu standart yapı, bir faturanın zaten mevcut olup olmadığına dair otomatik bir içerik kontrolü gerçekleştirmez, bunun için ek mantık gerekir, örneğin oluşturmadan önce “Dosyaları al” ile bir karşılaştırma.

Bu yapıyı kendisi yapılandırmak istemeyen veya ayrıca hedef posta kutusu ve SharePoint kullanımı için hangi Power Automate lisansının gerekli olduğunu netleştirmek isteyenler, NordFlux'un Power Automate danışmanlığında destek bulabilir.

E-posta eklerini otomatik olarak SharePoint'e taşımayla ilgili sık sorulan sorular

Akış paylaşılan bir posta kutusuyla da çalışır mı?

Evet, Office 365 Outlook bağlayıcısı paylaşılan posta kutularını destekler. Bağlı hesabın paylaşılan posta kutusuna tam erişime ihtiyacı vardır ve Exchange'in bu posta kutusu için varsayılan klasörleri sağlayabilmesi için izin, ilk akış çalıştırmasından önce bir kez etkin olarak kullanılmış olmalıdır.

Bir e-postanın birden fazla eki varsa ne olur?

Tüm ekler tetikleyicide bir liste olarak kullanılabilir. Akışın bunları bir döngüde tek tek işlemesi ve her ek için SharePoint “Dosya oluştur” eylemini çağırması gerekir, aksi takdirde yalnızca ilk ek alınır.

Eki olmayan e-postalar da işlenir mi?

Yalnızca tetikleyici özelliği “Eki olan” devre dışı bırakılırsa. Uygulamada bu filtreyi etkinleştirmek neredeyse her zaman değerlidir, çünkü dosyasız gereksiz akış çalıştırmalarını önler.

Aynı ada sahip dosyaların üzerine yazılmasını nasıl önlerim?

Dinamik adlandırma yoluyla, örneğin orijinal dosya adından önce tarih ve saat eklenerek. Standart yapıda yalnızca içeriğe dayalı bir yinelenen kontrolü bulunmaz ve ayrıca eklenmesi gerekir.

Kaynaklar: Microsoft Learn – E-posta özelliklerine dayalı bir bulut akışını tetikleme, Microsoft Learn – Bir SharePoint belge kitaplığından onayları tetikleme, Microsoft Learn – Power Automate için SharePoint bağlayıcısı