Démarrer un flux à partir d'un élément SharePoint

Certains processus ne doivent pas se déclencher automatiquement à chaque modification, mais seulement lorsqu'une personne de l'équipe décide consciemment : maintenant, précisément pour cet élément. Un collaborateur vérifie une commande dans une liste SharePoint et ne veut lancer une approbation qu'après l'avoir examinée lui-même. Une collègue marque un contrat comme complet, puis déclenche ensuite spécifiquement la création du document. Pour ce genre de cas, le connecteur SharePoint dispose de son propre déclencheur, qui démarre un flux directement depuis un élément de liste sélectionné, sans passer par une application séparée ou un bouton dans un formulaire.

Cet article vous montre comment configurer ce déclencheur manuel, ce que vous pouvez transmettre au flux depuis l'élément SharePoint, et où se situent les limites de cette fonction. Vous gardez ainsi le contrôle sur le moment où un flux doit réellement s'exécuter, au lieu que chaque modification déclenche une automatisation sans y être invitée.

Ce que fait le déclencheur « Pour un élément sélectionné »

Le connecteur Microsoft SharePoint distingue les déclencheurs qui réagissent aux modifications d'une liste, comme Lorsqu'un élément est créé ou Lorsqu'un élément est créé ou modifié, et un déclencheur exclusivement manuel : Pour un élément sélectionné. D'après la description officielle du connecteur Microsoft SharePoint pour Power Automate, ce déclencheur permet aux utilisateurs des listes de lancer un flux après avoir sélectionné un élément dans une liste. Le flux ne réagit donc pas à un événement en arrière-plan, mais est démarré consciemment par une personne au moment de la sélection.

Le déclencheur s'inscrit ainsi dans la catégorie des déclencheurs manuels, ou instantanés, que Power Automate connaît par principe. Dans l'introduction aux déclencheurs, cette catégorie est décrite comme « instantané/manuel », par opposition aux déclencheurs automatisés et planifiés. La grande différence avec un bouton classique dans une application propre est qu'aucune interface supplémentaire ne doit être construite ici. Le déclencheur apparaît directement dans le menu de la liste SharePoint dès qu'un flux l'utilise.

Conditions préalables au démarrage manuel

Avant de configurer le déclencheur, il vaut la peine de jeter un rapide coup d'œil aux conditions qui s'appliquent selon la documentation :

• Environnement par défaut requis : la documentation précise explicitement que seuls les flux situés dans l'environnement par défaut peuvent être exécutés manuellement depuis une liste SharePoint. Si votre flux se trouve dans un autre environnement Power Platform, l'option n'apparaîtra pas dans la liste.
• Types de listes pris en charge : les flux Power Automate pour listes ne fonctionnent qu'avec des listes génériques et des bibliothèques de documents génériques. Les modèles de liste personnalisés tels que les annonces, les contacts ou les tâches ne sont pas pris en charge selon la documentation du connecteur.
• Autorisations : vous avez besoin d'un accès au site SharePoint concerné ainsi que de l'autorisation de créer ou de modifier le flux. Même les personnes sans droit de création propre peuvent voir et exécuter un flux déjà existant dans le menu Automatiser, si le propriétaire de la liste l'a partagé.
• Connexion de l'utilisateur exécutant : un déclencheur manuel utilise la connexion de la personne qui démarre le flux à ce moment-là, et non la connexion du créateur du flux. Chaque personne qui déclenche le flux doit donc elle-même disposer d'une connexion SharePoint valide.

Étape par étape : créer un flux avec « Pour un élément sélectionné »

Option 1 : créer le flux directement dans Power Automate

• Connectez-vous sur make.powerautomate.com et choisissez Créer puis Flux cloud instantané.
• Donnez au flux un nom parlant, par exemple « Lancer l'approbation pour l'élément sélectionné ».
• Dans la zone des déclencheurs, recherchez le connecteur SharePoint et choisissez le déclencheur Pour un élément sélectionné.
• Renseignez l'adresse du site et le nom de la liste de la liste SharePoint souhaitée, comme vous le connaissez déjà pour les autres déclencheurs SharePoint.
• Ajoutez ensuite les actions souhaitées, par exemple démarrer une approbation, envoyer un e-mail ou mettre à jour un élément.
• Enregistrez le flux. Il est désormais disponible dans la liste liée.

Option 2 : directement depuis la liste SharePoint

• Ouvrez la liste dans SharePoint et sélectionnez un seul élément à l'aide de la case à cocher.
• Dans la barre de commandes, cliquez sur Automatiser puis sur Power Automate.
• Choisissez Créer un flux pour créer directement, dans ce contexte, un nouveau flux avec le déclencheur adapté, ou Afficher vos flux pour exécuter un flux déjà existant pour cet élément.
• Confirmez le démarrage. SharePoint affiche une brève confirmation indiquant que le flux a été déclenché ; vous pouvez ensuite consulter le statut d'exécution réel dans Power Automate sous Mes flux.

Les deux méthodes mènent au même résultat : un flux qui s'exécute dans le contexte d'un élément de liste précis et qui est disponible dans le menu Automatiser pour toute personne disposant des droits correspondants.

Traiter les valeurs sélectionnées dans le flux

Le déclencheur transmet au flux l'ID ainsi que les valeurs de champs de l'élément sélectionné sous forme de contenu dynamique, de façon assez similaire aux déclencheurs SharePoint basés sur des événements. En pratique, il est tout de même recommandé d'insérer, juste après le déclencheur, une action Obtenir un élément et d'utiliser l'ID fourni par le déclencheur. Vous travaillez ainsi toujours avec l'état actuel de l'élément, même si quelques secondes se sont écoulées entre la sélection et l'exécution réelle, ou si plusieurs personnes travaillent en même temps sur la même liste. Vous pouvez ensuite réutiliser les valeurs de champs pour des approbations, des notifications, des mises à jour ou la création de documents, exactement comme pour tout autre flux SharePoint.

Limites et particularités

• Le déclencheur fonctionne toujours avec exactement un élément par exécution. Il n'est pas prévu pour une sélection multiple sur plusieurs lignes, contrairement à des déclencheurs comparables pour les lignes sélectionnées dans d'autres composants Power Platform.
• Les personnes sans licence adaptée peuvent voir un flux partagé mais pas l'exécuter. Si le flux contient des connecteurs premium, chaque personne qui l'exécute a besoin d'une licence Power Automate correspondante.
• Si la liste s'affiche dans la vue SharePoint classique au lieu de l'interface moderne, Automatiser peut ne pas du tout apparaître dans la barre de commandes.
• Des modifications de l'URL de l'environnement ou un changement d'environnement par défaut peuvent faire disparaître du menu un flux auparavant visible. Dans ce cas, il suffit généralement d'enregistrer le flux une nouvelle fois.

La page Créer des workflows avec SharePoint et Power Automate offre un bon aperçu global des déclencheurs et actions SharePoint, si vous souhaitez examiner d'autres possibilités d'automatisation pour la même liste en plus du démarrage manuel.

Scénarios d'utilisation typiques

• Ne déclencher une approbation qu'une fois qu'un responsable a vérifié l'élément et l'a jugé complet.
• Générer un document à partir d'un modèle dès qu'un contrat est marqué comme final dans l'élément de liste.
• Envoyer un rappel ou un message à une équipe, déclenché par la personne en train de travailler sur l'élément.
• Réinitialiser manuellement un statut ou copier un élément dans une autre liste, sans qu'un déclencheur automatique doive tourner en permanence pour cela.

Si votre équipe déclenche régulièrement des éléments de liste manuellement et que les flux doivent être proprement structurés, nommés de façon traçable et dotés des bonnes autorisations, nous vous accompagnons avec nos services Power Automate.

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas le déclencheur « Pour un élément sélectionné » lorsque je choisis un déclencheur SharePoint ?

En général, c'est parce que le flux n'a pas été créé dans l'environnement par défaut. Seuls les flux situés dans l'environnement par défaut peuvent être exécutés manuellement depuis une liste SharePoint. Vérifiez également qu'il s'agit bien d'une liste ou d'une bibliothèque générique, car les modèles de liste personnalisés ne sont pas pris en charge par ce déclencheur.

Puis-je démarrer le flux pour plusieurs éléments sélectionnés en même temps ?

Non, le déclencheur Pour un élément sélectionné est conçu pour exactement un élément par exécution. Si vous souhaitez traiter plusieurs éléments en une fois, il vous faut soit plusieurs exécutions individuelles, soit une autre automatisation qui accepte une liste d'éléments au lieu d'un contexte de sélection unique.

Ai-je besoin d'une licence premium pour ce déclencheur ?

Le connecteur SharePoint lui-même fait partie des connecteurs standard et ne nécessite pas de licence premium. Dès que vous utilisez toutefois des connecteurs premium dans le flux, par exemple certaines actions Dataverse ou HTTP, chaque personne exécutant le flux a besoin d'une licence Power Automate adaptée.

Pourquoi mon flux n'apparaît-il plus dans le menu « Automatiser », alors qu'il fonctionnait auparavant ?

Une raison fréquente est une URL d'environnement modifiée ou un changement de l'environnement par défaut dans lequel le flux avait été initialement enregistré. Dans ce cas, il suffit généralement de rouvrir le flux dans le concepteur et de l'enregistrer à nouveau, afin de reconstruire le lien avec la liste.

Comment savoir si mon flux manuel s'est exécuté avec succès ?

Après le démarrage, SharePoint affiche seulement une brève confirmation indiquant que le flux a été déclenché, pas le statut d'exécution complet. Pour voir si toutes les étapes se sont terminées avec succès, ouvrez Power Automate, allez dans Mes flux, sélectionnez le flux concerné et consultez-y l'historique d'exécution en détail.