Déplacer automatiquement les pièces jointes des e-mails vers SharePoint

Déplacer automatiquement les pièces jointes des e-mails vers SharePoint peut être mis en œuvre dans Power Automate avec une structure de base fixe : le déclencheur Outlook « Lors de la réception d'un nouvel e-mail (V3) », un filtrage sur les pièces jointes existantes et l'action SharePoint « Créer un fichier ». Dès qu'un e-mail avec pièce jointe arrive dans la boîte aux lettres sélectionnée, le flux prend en charge les pièces jointes et les dépose directement dans une bibliothèque de documents SharePoint, sans que personne n'ait à télécharger puis retransférer le fichier manuellement. Pour les petites et moyennes entreprises, ce flux compte parmi les points d'entrée les plus courants dans Power Automate, car il remplace de manière fiable une tâche manuelle récurrente telle que le classement de factures ou de bons de livraison depuis la boîte de réception. À jour en juillet 2026.

Étape 1 : configurer le déclencheur Outlook pour les nouveaux e-mails avec pièce jointe

Le déclencheur « Lors de la réception d'un nouvel e-mail (V3) » du connecteur Office 365 Outlook sert de déclencheur. Il démarre le flux dès qu'un nouveau message arrive dans la boîte aux lettres surveillée et peut être restreint via plusieurs propriétés.

• Dossier : détermine quel dossier de la boîte aux lettres est surveillé, par exemple la boîte de réception ou un sous-dossier alimenté par une règle.
• De : limite le déclencheur aux e-mails d'un expéditeur précis, par exemple un fournisseur fixe.
• Avec pièce jointe : ne déclenche le flux que pour les e-mails contenant une pièce jointe et évite les exécutions inutiles sans fichiers.
• Filtre d'objet : vérifie que l'objet contient certains termes, par exemple « facture » ou un numéro de commande.

L'option avancée qui permet non seulement de détecter les pièces jointes mais aussi d'en fournir le contenu est également importante. Si cette option reste désactivée, le déclencheur fournit certes l'information qu'une pièce jointe existe, mais pas de contenu de fichier, ce qui fait échouer l'action SharePoint suivante avec un contenu vide.

Étape 2 : filtrer les pièces jointes avant leur traitement

Un e-mail peut contenir plusieurs pièces jointes à la fois. Pour que chaque fichier soit traité individuellement, le flux a besoin d'une boucle sur la liste des pièces jointes issue du déclencheur. À l'intérieur de cette boucle, il est possible de filtrer en plus, par exemple par type de fichier, afin que seuls les fichiers PDF ou image soient traités et que les images de signature intégrées ou les logos d'entreprise soient exclus. Celui qui souhaite automatiser uniquement certains expéditeurs ou lignes d'objet combine les filtres du déclencheur de l'étape 1 avec une condition supplémentaire avant le téléchargement. Cela garde la bibliothèque cible propre et évite que chaque e-mail publicitaire avec pièce jointe consomme inutilement de l'espace de stockage et des exécutions du flux.

Étape 3 : déposer automatiquement la pièce jointe dans SharePoint

Pour le téléchargement proprement dit, c'est l'action « Créer un fichier » du connecteur SharePoint qui est utilisée. Elle télécharge un fichier dans une bibliothèque de documents existante et nécessite pour cela essentiellement trois informations :

• Adresse du site : le site SharePoint sur lequel se trouve la bibliothèque cible.
• Chemin du dossier : la bibliothèque ou le sous-dossier dans lequel le fichier est déposé.
• Nom de fichier et contenu du fichier : à partir des valeurs dynamiques de la pièce jointe, c'est-à-dire le nom et le contenu de la pièce jointe issus du déclencheur Outlook.

Ces trois champs suffisent déjà pour le cas de base. Le flux se déroule alors automatiquement pour chaque e-mail correspondant : déclencher le flux, parcourir les pièces jointes, créer le fichier.

Étape 4 : garder une structure de dossiers et une nomenclature propres

Sans ajustement supplémentaire, tous les fichiers atterrissent dans le même dossier cible, et deux pièces jointes portant un nom de fichier identique s'écrasent mutuellement ou créent des conflits. En pratique, il est donc utile de construire le chemin du dossier de manière dynamique à partir d'un champ tel que l'expéditeur ou la date de réception, par exemple un sous-dossier par mois. Pour le nom de fichier, l'ajout d'une date ou d'une heure avant le nom de la pièce jointe proprement dit aide à éviter que deux fichiers nommés « facture.pdf » n'occupent la même place. Cette structure standard n'effectue pas de vérification automatique du contenu pour savoir si une facture existe déjà, cela nécessite une logique supplémentaire, par exemple une comparaison via « Obtenir les fichiers » avant la création.

Celui qui ne souhaite pas configurer cette structure lui-même, ou qui souhaite en plus clarifier quelle licence Power Automate est nécessaire pour la boîte aux lettres cible et l'utilisation de SharePoint, trouvera de l'aide dans le conseil Power Automate de NordFlux.

Questions fréquentes sur le déplacement automatique des pièces jointes des e-mails vers SharePoint

Le flux fonctionne-t-il aussi avec une boîte aux lettres partagée ?

Oui, le connecteur Office 365 Outlook prend en charge les boîtes aux lettres partagées. Le compte connecté a besoin d'un accès complet à la boîte aux lettres partagée, et l'autorisation doit avoir été utilisée activement une fois avant la première exécution du flux, afin qu'Exchange mette à disposition les dossiers par défaut pour cette boîte aux lettres.

Que se passe-t-il si un e-mail contient plusieurs pièces jointes ?

Toutes les pièces jointes sont disponibles dans le déclencheur sous forme de liste. Le flux doit les parcourir individuellement dans une boucle et appeler l'action SharePoint « Créer un fichier » pour chaque pièce jointe, sinon seule la première pièce jointe est prise en compte.

Les e-mails sans pièce jointe sont-ils aussi traités ?

Seulement si la propriété du déclencheur « Avec pièce jointe » reste désactivée. En pratique, l'activation de ce filtre est presque toujours utile, car elle évite des exécutions de flux inutiles sans fichier.

Comment puis-je éviter que des fichiers portant le même nom soient écrasés ?

Grâce à une nomenclature dynamique, par exemple la date et l'heure avant le nom de fichier d'origine. Une simple vérification des doublons par contenu n'est pas incluse dans la structure standard et devrait être ajoutée séparément.

Sources : Microsoft Learn – Déclencher un flux cloud en fonction des propriétés d'un e-mail, Microsoft Learn – Déclencher des approbations à partir d'une bibliothèque de documents SharePoint, Microsoft Learn – Connecteur SharePoint pour Power Automate