Forms → Excel/Liste

Quiconque collecte des formulaires avec Microsoft Forms doit en général traiter les réponses ensuite, par exemple dans un tableau Excel pour l'analyse ou dans une liste SharePoint pour l'accès en équipe. Power Automate relie les deux systèmes via le connecteur Forms : le déclencheur « Lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée » démarre le flux, l'action « Obtenir les détails de la réponse » fournit les différents champs du formulaire sous forme de contenu dynamique, et une action du connecteur cible, Excel Online (Entreprise) ou SharePoint, écrit les données dans le tableau ou la liste. La mise en place se fait sans code en quelques étapes et fonctionne ensuite automatiquement à chaque nouvelle réponse. État : juillet 2026.

Principe de base : déclencheur et action du connecteur Forms

Selon la documentation Microsoft, le connecteur Microsoft Forms comporte exactement un déclencheur et une action associée. Le déclencheur « Lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée » réagit à chaque nouvel envoi d'un formulaire déterminé, que vous sélectionnez via l'ID du formulaire. L'action « Obtenir les détails de la réponse » récupère ensuite les valeurs concrètes de la réponse, à savoir nom, date, champs de sélection et texte libre, sous forme de contenus dynamiques individuels. Ces deux éléments constituent la base de chaque flux, que la cible soit ensuite Excel, SharePoint ou un autre système. Ce n'est qu'avec la deuxième action que l'on décide où les données finissent par arriver.

Variante 1 : collecter les réponses de formulaires dans Excel Online

Pour Excel Online, vous avez d'abord besoin d'un classeur avec un véritable tableau, et pas seulement de cellules remplies, car seul un tableau peut être sélectionné comme cible.

• Préparation : Créez dans Excel Online un tableau avec une colonne par question du formulaire et enregistrez le fichier dans OneDrive ou SharePoint.
• Configurer le déclencheur : Créez un flux cloud vide et sélectionnez le déclencheur « Lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée » avec l'ID de formulaire correspondant.
• Obtenir les détails de la réponse : Ajoutez l'action « Obtenir les détails de la réponse » et transmettez l'ID de réponse issu du déclencheur.
• Ajouter une ligne : Ajoutez l'action « Ajouter une ligne dans un tableau » du connecteur Excel Online (Entreprise), sélectionnez l'emplacement, la bibliothèque de documents, le fichier et le tableau, puis associez à chaque colonne le contenu dynamique correspondant issu de la réponse au formulaire.

Selon le guide Microsoft « Méthodes courantes d'utilisation d'un formulaire dans un flux », c'est exactement ce processus, l'ajout de réponses de formulaire à une feuille de calcul Excel, qui est l'un des scénarios les plus utilisés. Après l'enregistrement, le flux s'exécute automatiquement à chaque nouvelle réponse et le tableau se remplit ligne par ligne.

Variante 2 : écrire les réponses de formulaires dans une liste SharePoint

Pour une liste SharePoint, seule la dernière étape change.

• Préparer la liste : Créez dans SharePoint une liste avec des colonnes adaptées, dont les types correspondent aux champs du formulaire, par exemple des colonnes de texte, des colonnes de choix ou des champs de date.
• Déclencheur et détails de la réponse : Configurez le déclencheur et l'action « Obtenir les détails de la réponse » comme dans la variante 1.
• Créer un élément : Ajoutez l'action SharePoint « Créer un élément », sélectionnez l'adresse du site et le nom de la liste, puis associez à chaque colonne le contenu dynamique correspondant issu de la réponse au formulaire.

Selon la référence du connecteur SharePoint, cette action est fermement ancrée dans le connecteur et crée exactement un nouvel élément de liste à chaque exécution du flux. Une liste SharePoint convient particulièrement bien lorsque plusieurs personnes de l'équipe doivent accéder aux données, les filtrer ou gérer un statut, tandis qu'Excel convient mieux à l'analyse pure et à l'export.

Limites et pièges courants

Les deux variantes fonctionnent de manière fiable, mais présentent des limites à prévoir à l'avance.

• Nombre de colonnes : Les formulaires comportant un grand nombre de questions génèrent un nombre correspondant de champs de correspondance que vous devez gérer individuellement ; il n'existe pas de reprise automatique de tous les champs en une seule étape.
• Formulaires modifiés : Si une question du formulaire est renommée ou supprimée ultérieurement, la correspondance dans le flux est rompue et doit être corrigée manuellement.
• Choix multiple et pièces jointes : Ces types de réponses reviennent sous forme de valeurs structurées et nécessitent souvent une étape de traitement supplémentaire avant de s'intégrer proprement dans une colonne.
• Limites d'exécution : Le connecteur Forms est limité à un nombre restreint d'appels API par connexion et par intervalle de temps, ce qui peut devenir pertinent en cas de volume de formulaires très élevé.

Quiconque utilise le flux en production devrait le tester brièvement après chaque modification du formulaire avant que l'équipe ne se fie au transfert automatique. Pour le choix de la licence Power Automate adaptée et la mise en place de tels flux, NordFlux vous accompagne avec un conseil Power Automate à prix fixe.

Questions fréquentes sur Forms → Excel/Liste

Puis-je remplir Excel et SharePoint en même temps ?

Oui. Comme les deux actions cibles peuvent figurer indépendamment l'une de l'autre dans le même flux, il suffit d'ajouter successivement « Ajouter une ligne dans un tableau » et « Créer un élément », chacune avec les mêmes contenus dynamiques issus de la réponse.

Que se passe-t-il en cas de très nombreuses réponses de formulaire ?

Selon la documentation Microsoft, le connecteur Forms est soumis à une limite d'appels API par connexion dans une fenêtre de temps fixe. Pour une utilisation normale de formulaires en PME, cela suffit généralement ; en cas de volume de réponses très élevé, il vaut la peine de consulter au préalable les limites actuelles dans la référence du connecteur.

Dois-je avoir des connaissances en programmation ?

Non. Le déclencheur, l'action et la connexion cible sont reliés via des champs déroulants et du contenu dynamique dans le concepteur Power Automate, sans que vous ayez à écrire du code.

Excel Online ou liste SharePoint, lequel convient le mieux ?

Cela dépend de l'usage prévu. Excel convient à l'analyse, aux tableaux croisés dynamiques et à l'export, tandis qu'une liste SharePoint convient mieux à l'accès en équipe, à la gestion des statuts et à la liaison avec d'autres flux dans le même système.