Zeiterfassung automatisieren heißt: Der Mitarbeiter bucht Kommen, Gehen und Pause in wenigen Sekunden per App, am Terminal oder mit dem Chip. Projektzeiten laufen direkt auf Auftrag oder Kunde, Gleitzeit- und Überstundenkonten führen sich selbst. Die geprüften Zeiten gehen über eine Schnittstelle in Ihre Lohnabrechnung, ohne dass am Monatsende jemand Stundenzettel abtippt.
Zeiten stehen auf Zetteln, in Excel oder im Kopf, und am Monatsende gleicht jemand alles von Hand ab. Wer nachträgt, schätzt, wer prüft, sucht, und die Lohnabrechnung wartet bis zuletzt auf die letzten Stundenzettel.
Fünf Strecken, die wir im Mittelstand immer wieder bauen. Ihre Lohnsoftware und Ihre Arbeitsabläufe bleiben, nur der Zettel und die Excel-Liste entfallen.
Der Mitarbeiter bucht mit einem Griff: Handy-App im Büro und im Homeoffice, wischfestes Terminal an der Werkstür, Chip oder Karte in der Produktion. Die Buchung steht in dem Moment im System, in dem sie entsteht, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Pausen zieht das System nach Ihren Regeln automatisch ab.
Ersparnis 2–5 h Nacherfassung pro WocheNeben der reinen Anwesenheit bucht der Mitarbeiter seine Zeit auf Projekt, Auftrag oder Kostenstelle, per Auswahl aus einer kurzen Liste statt aus 200 offenen Nummern. So sehen Sie je Auftrag, was er an Arbeitszeit wirklich gekostet hat, und die Nachkalkulation stimmt am Folgetag. Die Projektzeiten lassen sich für die Rechnung an den Kunden gleich weiterverwenden.
Wirkung Auftragskosten je Projekt belegbarDas System rechnet Soll gegen Ist, führt das Gleitzeitkonto fort und weist Überstunden und Minusstunden nach Ihren Regeln aus. Zuschläge für Nacht, Sonntag oder Feiertag werden nach den hinterlegten Sätzen berechnet, statt dass sie jemand von Hand nachschlägt. Mitarbeiter und Personalbüro sehen denselben Stand, das nimmt dem Monatsende den Streit.
Wirkung Gleitzeitkonto immer aktuellDie geprüften Monatswerte laufen über eine Schnittstelle in Ihre Lohnabrechnung, bei DATEV-Lohn über den Import der Bewegungsdaten, bei anderer Lohnsoftware über deren Datenweg. Statt Stundenzettel abzutippen, gibt das Personalbüro die Zeiten frei und übergibt sie mit einem Schritt. Das spart die zweite Eingabe und den Zahlendreher, der darin steckt.
Ersparnis Doppelte Eingabe im Lohnlauf entfälltJede Buchung wird mit Zeitpunkt und Herkunft festgehalten, spätere Korrekturen bleiben als Änderung nachvollziehbar statt die Ursprungszeit zu überschreiben. Damit erfüllen Sie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit einem Nachweis, der einer Prüfung standhält, anders als eine überschreibbare Excel-Liste. Wer wann etwas geändert hat, ist jederzeit belegbar.
Wirkung Prüfsicherer Nachweis statt ExcelWelches Werkzeug passt, hängt an Ihrer Lohnsoftware und daran, ob Sie ohnehin in Microsoft 365 arbeiten oder ein eigenes Terminal in der Halle brauchen. Wir legen uns erst nach der Ist-Aufnahme fest, nicht nach Partnerprogramm.
DatendrehscheibeNimmt die Buchungen aus App, Terminal oder Zeiterfassungssystem entgegen, prüft sie auf Plausibilität und schreibt die Monatswerte in Ihre Lohnsoftware. Läuft auf Wunsch auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum, damit die Arbeitszeitdaten Ihrer Mitarbeiter das Haus nicht verlassen.
Microsoft-WeltWenn Sie in Microsoft 365 arbeiten, bauen wir die Zeitbuchung als App und lassen Power Automate die Werte weiterreichen. Für den Zugriff auf eine Lohnsoftware im eigenen Haus, etwa über das On-premises Data Gateway oder einen Premium-Connector, reicht die in Microsoft 365 enthaltene Nutzung nicht: das sind kostenpflichtige Power-Automate-Lizenzen. Wir rechnen Ihnen das vor der Umsetzung durch, damit die Lizenz nicht später zur Überraschung wird.
Altsystem ohne SchnittstelleManche Lohn- oder Branchensoftware hat schlicht keine Importschnittstelle für Bewegungsdaten. Dann übernimmt ein Software-Roboter die Übergabe genau so, wie ein Mensch sie eintippen würde, nur ohne Zahlendreher und außerhalb der Arbeitszeit. Das ist die Brücke, wenn ein Softwarewechsel gerade nicht ansteht.
Wir arbeiten zum Festpreis statt nach offenem Stundenzettel. Nach der Erstanalyse wissen Sie, was es kostet, bevor wir anfangen.
In 60 Minuten gehen wir Ihren heutigen Weg durch: Wie wird gebucht, wie entstehen Überstunden, wie kommen die Zeiten heute in die Lohnabrechnung. Danach wissen beide Seiten, ob sich die automatische Zeiterfassung bei Ihrer Betriebsgröße rechnet.
Wir legen mit Ihnen fest, was gebucht wird und nach welchen Regeln das System rechnet: Pausen, Zuschläge, Gleitzeitgrenzen, Projektstruktur. Sie bekommen ein Angebot mit festem Preis und festem Umfang, keinen offenen Stundenzettel.
Wir starten mit einer Abteilung und lassen die neue Erfassung einige Wochen parallel zur alten Liste laufen. Erst wenn die gebuchten Zeiten und der Lohnlauf zusammenpassen, rollen wir auf die übrigen Teams aus.
Sie bekommen eine Dokumentation, eine Einweisung für die Lohnbuchhaltung und einen Prüfpfad: Zu jedem Monatswert ist nachvollziehbar, aus welchen Buchungen er entstanden ist. Sie behalten die Kontrolle, wir bleiben auf Wunsch als Betreuer dran.
Wenn die Zeiten sauber gebucht sind, fällt schnell auf, dass auch die Schichtplanung noch von Hand in Excel läuft und dieselben Mitarbeiterdaten braucht. Auf der Seite zur automatischen Schichtplanung sehen Sie, wie beides zusammenpasst.
In der kostenlosen Erstanalyse gehen wir Ihre Zeiterfassung gemeinsam durch und rechnen es durch: 60 Minuten, unverbindlich, mit einer ehrlichen Einschätzung, ob sich die Automatisierung bei Ihrer Betriebsgröße lohnt. Wenn eine einfache Stempeluhr für Sie reicht, sagen wir das.
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat das 2022 entschieden, eine bestimmte Software schreibt es dabei nicht vor, wohl aber einen verlässlichen und nachvollziehbaren Nachweis. Eine überschreibbare Excel-Liste erfüllt das nur schwach, ein System mit Prüfpfad hält einer Kontrolle stand. Die genaue Ausgestaltung gehört in die Hände Ihres Anwalts, wir liefern die technische Grundlage dafür.
Das ist der eigentliche Zweck der Übung, denn eine Zeiterfassung ohne Lohnanbindung erzeugt nur einen zweiten Zahlenstand. Wir übergeben die geprüften Monatswerte über die Schnittstelle Ihrer Lohnsoftware, bei DATEV-Lohn über den Import der Bewegungsdaten, bei anderen Systemen über deren Datenweg. Hat Ihre Software gar keinen Importweg, übernimmt ein Software-Roboter die Eingabe. Welcher Weg funktioniert, prüfen wir vor dem Angebot und nicht danach.
In vielen Fällen ja, denn oft fehlt nicht das Erfassungsgerät, sondern die automatische Übergabe an die Lohnabrechnung und die Projektauswertung. Wir schauen uns in der Erstanalyse an, was Ihr vorhandenes System über eine Schnittstelle hergibt, und bauen die Automatisierung darum herum. Nur wenn das Altsystem gar keinen Datenweg bietet, sprechen wir über einen Wechsel, und auch dann ehrlich mit Aufwand und Grenzen.
Nicht zwingend, denn für Büro und Homeoffice reicht meist eine App auf dem vorhandenen Handy oder am Rechner. Ein festes Terminal oder ein Chip-Leser lohnt sich vor allem dort, wo Mitarbeiter kein Diensthandy haben, etwa in der Produktion oder auf der Baustelle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir in der Erstanalyse, der größte Kostentreiber ist selten die Hardware, sondern die saubere Anbindung an die Lohnabrechnung.
Das hängt an der Zahl der Mitarbeiter, an Ihrer Lohnsoftware und daran, wie gut sich diese anbinden lässt, deshalb nennen wir ohne Analyse seriös keinen Pauschalpreis. Nach der kostenlosen Erstanalyse bekommen Sie ein Festpreisangebot mit festem Umfang, keinen offenen Stundenzettel. Als Digitalisierungsberatung können unsere Leistungen zudem förderfähig sein, etwa über die BAFA-Beratungsförderung.
