Ein Urlaubsantrag ist kein Formular, sondern eine Kette: Vertretung bestätigen, Vorgesetzter genehmigen, Überschneidung prüfen, Kalender füllen, Urlaubskonto fortschreiben, Lohnbuchhaltung informieren. Wir bauen diese Kette in der Umgebung, die Sie schon bezahlen, und hängen den Verfallslauf zum 31. März gleich mit dran. Sie sehen jederzeit, wer wann weg ist und wie viele Tage noch offen sind.
Die Urlaubsliste lebt in Excel, die Anträge auf Papier oder in Mails, und der Saldo stimmt spätestens im Februar nicht mehr. Im Sommer fällt dann auf, dass zwei aus derselben Schicht gleichzeitig weg sind.
Fünf Ketten, die in fast jedem Betrieb gleich aussehen und heute trotzdem von Hand laufen. Das sind typische Abläufe aus unseren Projekten.
Der Antrag startet im Formular oder in Teams und läuft dann allein weiter: Die hinterlegte Vertretung bestätigt, dass sie den Zeitraum übernimmt, danach entscheidet die Führungskraft. Ist die Führungskraft selbst abwesend, springt nach einer definierten Frist der Stellvertreter ein, statt dass der Antrag liegen bleibt. Jede Entscheidung ist mit Zeitstempel protokolliert.
Ersparnis 10–20 min pro AntragJahresanspruch, Halbtage, anteiliger Anspruch bei Ein- und Austritt unterjährig, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub und Resturlaub aus dem Vorjahr werden getrennt geführt und bei jeder Genehmigung fortgeschrieben. Beschäftigte sehen ihren Saldo selbst, statt in der Personalabteilung nachzufragen. Die Excel-Datei als Quelle der Wahrheit entfällt.
Wirkung Saldo jederzeit korrekt, ohne NachpflegeÜbertragener Urlaub muss nach § 7 Abs. 3 BUrlG in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden. Verfallen kann er nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aber nur, wenn der Arbeitgeber vorher über den Resturlaub informiert, zur Inanspruchnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Genau diesen Lauf automatisieren wir: individuelle Hinweise mit dem konkreten Saldo, mehrstufig terminiert, jeder Versand revisionssicher abgelegt.
Wirkung Hinweispflicht nachweisbar erfülltVor der Genehmigung prüft der Ablauf gegen die schon bestätigten Abwesenheiten des Teams: Mindestbesetzung pro Abteilung oder Schicht, gesperrte Zeiträume wie Inventur oder Hochsaison, Betriebsferien und Brückentage. Ein Konflikt wird der Führungskraft direkt im Antrag angezeigt, nicht erst im Juli entdeckt. Genehmigte Abwesenheiten landen automatisch im Outlook-Abwesenheitskalender des Teams und im Kalender des Antragstellers.
Wirkung Konflikte fallen vor der Zusage aufGeht während des Urlaubs eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein, werden die nachgewiesenen Tage nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet: Der Ablauf bucht sie zurück auf das Urlaubskonto und ändert die Abwesenheitsart. Parallel richtet die Kette zum Urlaubsbeginn die Abwesenheitsnotiz und die Weiterleitung an die Vertretung ein und nimmt sie danach wieder zurück. Zum Monatsabschluss geht eine geprüfte Aufstellung der Abwesenheitstage an die Lohnbuchhaltung oder Ihren Steuerberater, im Format, das DATEV erwartet.
Ersparnis 1–2 h pro MonatsabschlussFür die meisten KMU braucht es keine neue HR-Software mit Nutzergebühr. Wir sind nicht auf einen Hersteller festgelegt: Passt Microsoft 365, bauen wir dort, passt es nicht, nehmen wir n8n. Diese Entscheidung fällt in der Erstanalyse, nicht nach Lizenzinteresse.
Microsoft-StandardDie Genehmigungskette läuft über den Approvals-Connector, und der ist ein Standard-Connector: Zum Bauen und Beantworten reicht die Power-Automate-Berechtigung, die in Microsoft-365-Plänen bereits enthalten ist, Genehmiger brauchen keine Zusatzlizenz. Ehrlich dazugesagt: Sobald wir an eine Datenbank oder ein Fremdsystem per Premium-Connector müssen, ist das mit der Microsoft-365-Berechtigung nicht mehr abgedeckt. Wir sagen Ihnen vorher, welcher Weg welche Lizenz braucht.
Der Antrag startet in Teams oder einem Formular, das Urlaubskonto liegt in einer SharePoint-Liste mit sauberen Berechtigungen, die Abwesenheiten landen im Outlook-Kalender des Teams. Damit ist die Urlaubsplanung dort, wo Ihre Leute ohnehin jeden Tag arbeiten, und nicht in einem weiteren Portal mit eigenem Passwort.
Über Microsoft hinausWenn Zeiterfassung, Schichtplanung oder Lohnabrechnung nicht aus dem Microsoft-Kosmos kommen, verbindet n8n die Systeme und übergibt die Abwesenheitstage an die Lohnbuchhaltung. Auf Wunsch selbst gehostet auf deutschen Servern, damit Krankheits- und Personaldaten Ihr Haus nicht verlassen.
Vom ersten Gespräch bis zur laufenden Urlaubskette in 30 Tagen, zum vorher vereinbarten Festpreis statt offener Stundenzettel.
60 Minuten: Wir gehen Ihren heutigen Ablauf durch, vom Antrag bis zur Lohnabrechnung, und schauen uns die Excel-Liste an, in der Ihr Urlaubskonto steckt. Danach wissen Sie, welche Schritte sich lohnen und welche nicht.
Sie bekommen die Kette schwarz auf weiß: Auslöser, Genehmigungsstufen, Vertretungsregeln, Verfallsfristen, Schnittstellen. Dazu ein Festpreis und die Angabe, welche Lizenzen der gewählte Weg wirklich braucht.
Wir bauen die Automatisierung in Ihrer Umgebung und testen sie mit echten Anträgen aus einer Abteilung, inklusive der unangenehmen Fälle: Krankmeldung im Urlaub, abwesender Genehmiger, Antrag über den Jahreswechsel.
Ihr Team lernt, Urlaubsansprüche, Vertretungen und Sperrzeiten selbst zu pflegen, ohne uns dafür anzurufen. Sie behalten die Kontrolle über jede Regel, wir bleiben auf Wunsch als Ansprechpartner erreichbar.
Wenn der Urlaubsantrag über Zuruf und Excel läuft, tun es Spesen, Bestellanforderungen und Zeitkorrekturen meist auch. Es lohnt der Blick auf die Freigaben insgesamt, denn die Mechanik dahinter ist immer dieselbe und damit die günstigste Erweiterung.
In der kostenlosen Erstanalyse gehen wir in 60 Minuten Ihre Urlaubsplanung durch und zeigen, welche Schritte sich automatisieren lassen und welche Sie besser von Hand lassen. Unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
Nein, in den meisten KMU reicht die vorhandene Microsoft-365-Umgebung mit Power Automate, einer SharePoint-Liste und dem Outlook-Kalender aus. Das spart die laufende Gebühr pro Mitarbeiter und Monat, die HR-Software üblicherweise kostet. Wenn Sie bereits eine Personalsoftware einsetzen, ersetzen wir sie nicht, sondern nutzen sie als Datenquelle und bauen die fehlenden Schritte drumherum.
Nicht automatisch. Zwar muss übertragener Urlaub nach § 7 Abs. 3 BUrlG in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt er aber nur dann, wenn der Arbeitgeber vorher über den konkreten Resturlaub informiert, zur Inanspruchnahme aufgefordert und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Wer diesen Hinweis nicht belegen kann, trägt die offenen Tage weiter mit sich. Genau deshalb automatisieren wir den Hinweislauf und legen jeden Versand nachvollziehbar ab. Zur konkreten Ausgestaltung in Ihrem Fall fragen Sie bitte Ihren Anwalt, wir bauen den technischen Ablauf.
Die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit werden nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Im automatisierten Ablauf heißt das: Geht die Krankmeldung ein, werden die betroffenen Tage auf das Urlaubskonto zurückgebucht und die Abwesenheitsart geändert, ohne dass jemand in Excel nachrechnet. Der korrigierte Saldo geht im selben Lauf an die Lohnbuchhaltung.
Ja, wir übergeben die freigegebenen Abwesenheitstage zum Monatsabschluss an Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihren Steuerberater, aufbereitet in dem Format, das DATEV erwartet. Wichtig ist die Trennung der Abwesenheitsarten: Urlaub, Krankheit, unbezahlter Urlaub und Sonderurlaub werden unterschiedlich behandelt, und genau da entstehen heute die Rückfragen. Den Versand geben Sie frei, automatisch verschickt wird nichts ohne Ihre Kontrolle.
Die Kette läuft in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung oder auf Wunsch mit selbst gehostetem n8n auf deutschen Servern, die Daten wandern nicht an fremde Dienste. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, deshalb trennen wir die Berechtigungen sauber: Die Führungskraft sieht, dass jemand abwesend ist, den Grund sieht nur, wer ihn braucht. Jeder Zugriff und jeder Schritt ist protokolliert.
