Des collaborateurs numériques prennent en charge le travail répétitif en coulisses du nettoyage de bâtiments : enregistrer les arrêts maladie et proposer des remplaçants, collecter les justificatifs de prestation, facturer mensuellement le nettoyage d'entretien par contrat. Votre système de pointage et votre logiciel de gestion des sites restent en place, nous les relions et vous débarrassons de la paperasse.
Le nettoyage se déroule tôt, tard et le week-end, avec de nombreux emplois à temps partiel et un fort turnover. La planification passe la journée au téléphone, tandis que l'administration court après les justificatifs de prestation et les factures.
Nous intervenons sur les processus qui se répètent chaque jour et qui ralentissent la planification et l'administration. Chaque étape reste visible et pilotable pour vous.
Un arrêt maladie signalé par appel ou message est saisi de façon structurée, rattaché au site concerné, et un remplaçant adapté est proposé depuis votre pool. La planification confirme en un clic, le client est informé automatiquement si nécessaire.
Effet Remplacement trouvé en quelques minutes au lieu d'être au téléphoneLes interventions récurrentes par site, horaire et agent sont générées à partir du planning de nettoyage et redistribuées en cas d'absence. Les trajets et l'enchaînement des sites sont pris en compte, afin qu'aucun agent ne soit envoyé à l'autre bout de la ville.
Économie 3 à 6 h par semaine dans la planificationLes agents pointent leur intervention sur place via QR code ou application, les contrôles qualité sont documentés par photo et collectés par site. Le client reçoit le justificatif automatiquement, sans que personne n'ait à courir après des carnets de site papier.
Effet Justificatif complet et vérifiableLe nettoyage d'entretien mensuel est facturé automatiquement par contrat, et les prestations supplémentaires enregistrées, comme le nettoyage des vitres ou en profondeur, apparaissent comme ligne dans la facture. Pour répondre à l'obligation de facturation électronique, les factures sont envoyées à vos clients dans le format requis.
Économie 4 à 8 h par mois en comptabilitéLes données de base des sites, les fréquences de nettoyage, les règles de clés et d'accès se trouvent à un seul endroit, et les échéances comme le nettoyage en profondeur trimestriel ou la fin d'un contrat sont déclenchées à temps sous forme de tâche. Plus rien ne dépend uniquement de la mémoire du responsable de site.
Effet plus aucune échéance manquéeNous ne remplaçons pas votre système de pointage ni votre logiciel de gestion des sites, nous greffons l'automatisation par-dessus et relions les systèmes que vous utilisez déjà. Indépendant des outils, choisi selon le cas d'usage, et non selon un programme partenaire.
AutomatisationAvec n8n, nous enchaînons les étapes, de la déclaration d'arrêt maladie à la refacturation en passant par la replanification, et relions le système de pointage, le logiciel de gestion des sites et la comptabilité. Les processus peuvent tourner en self-hosted sous souveraineté des données allemande sur demande et restent traçables pour vous.
Un assistant téléphonique IA reçoit les arrêts maladie et les demandes liées aux sites de manière structurée 24h/24, même tôt avant le début des équipes. Il documente proprement, les rattache au bon site et transmet les véritables urgences selon vos règles.
La planification des équipes et des tournées pour vos agents de nettoyage est générée à partir des plannings de nettoyage et redistribuée automatiquement en cas d'absence. Ainsi, la planification et les agents voient à tout moment qui est affecté où et quand.
Nous commençons par un processus clairement délimité et livrons à prix fixe, pas sur la base d'un relevé d'heures ouvert. Vous voyez ainsi le résultat sur votre propre site avant d'investir davantage.
En 60 minutes, nous examinons votre planification et votre administration et identifions le processus au plus fort effet de levier, souvent la gestion des arrêts maladie ou la facture récurrente.
Vous recevez une proposition concrète avec un prix fixe et un périmètre clair. Pas de relevé d'heures ouvert, pas de surprise sur la facture.
Nous construisons le premier flux, le relions à votre système de pointage et à votre logiciel de gestion des sites, et le testons sur des sites réels. Votre équipe est formée et garde le contrôle à tout moment.
Une fois le premier processus fonctionnant correctement, nous nous attaquons au suivant. Vous décidez étape par étape de ce qui sera automatisé ensuite.
Si la facturation récurrente par site et l'obligation de facturation électronique sont votre principal point de douleur, il vaut la peine de regarder la facture électronique en détail. Nous y montrons comment les factures sont générées et envoyées automatiquement dans le format requis.
Lors de l'analyse initiale gratuite, nous passons 60 minutes à examiner vos processus et identifions concrètement où l'automatisation est rentable. Sans engagement et sans pression commerciale.
Non. Votre système de pointage et votre logiciel de gestion des sites ou spécifique au secteur restent le système principal, nous greffons l'automatisation par-dessus et relions les processus. Que vous utilisiez un logiciel de nettoyage courant ou une solution maison, nous nous connectons aux interfaces, boîtes e-mail et exports existants.
L'arrêt maladie signalé par appel ou message est saisi de façon structurée, rattaché au site, et un remplaçant adapté est proposé depuis votre pool. La planification confirme ou modifie la proposition, puis le client est informé selon vos règles. Vous déterminez ce qui se déroule automatiquement et où une personne décide.
Oui, les agents pointent leur intervention sur place via QR code ou application, et les contrôles qualité sont documentés par photo. Les justificatifs sont collectés par site et mis automatiquement à la disposition du client, sans que personne n'ait à ramasser des carnets de site papier. Cela rend la prestation entièrement vérifiable.
Oui, le nettoyage d'entretien mensuel est facturé automatiquement par contrat, et les prestations supplémentaires enregistrées apparaissent comme ligne dans la facture. Les factures sont envoyées à vos clients dans le format de facture électronique requis. Vous vérifiez et validez avant tout envoi, si vous le souhaitez.
Oui, la protection des données est le point de départ de chaque mise en œuvre pour les données du personnel et des sites. Nous travaillons avec parcimonie sur les données et pouvons exploiter les processus sous souveraineté des données allemande, en self-hosted sur demande. Ce qui est traité reste traçable et documenté pour vous, et vous gardez le contrôle.
