Automatización · Recursos humanos

Digitalizar el expediente de personal sin tropezar con el RGPD.

NordFlux construye el expediente de personal digital como un archivo estructurado: registros por tipo de documento, derechos de acceso escalonados por rol, datos de salud separados, cada acceso registrado, plazos de conservación y eliminación almacenados en el sistema. Los expedientes existentes se reconocen y clasifican en lugar de terminar como un PDF colectivo en una unidad compartida. Qué plazo se aplica lo determina su asesor fiscal o abogado especializado: nosotros construimos la tecnología que lo hace cumplir.

Análisis inicial gratuito Casos de uso

El problema

El papel no conoce derechos de acceso.

El contrato de trabajo, la amonestación, el certificado de trabajo y el parte de baja están en la misma carpeta colgante del armario. Quien consiga abrir el armario lo ve todo, y nadie puede decir después quién miró dentro y cuándo.

01Contrato de trabajo, amonestación, acuerdo de objetivos y partes de baja están en la misma carpeta: el acceso no se puede escalonar por rol.
02Un directivo pide un certificado, y primero alguien tiene que bajar al archivo del sótano, porque allí están los expedientes de 2019.
03Nadie sabe con certeza cuánto tiempo hay que conservar cada documento y cuándo hay que eliminarlo, así que no se elimina nada.
04Si un empleado solicita información sobre sus datos almacenados, el departamento de RR. HH. hojea carpetas durante días.

Casos de uso

Lo que ocurre concretamente en el expediente de personal digital.

El expediente no es una pila de escaneos, sino una estructura con reglas. Estos cinco puntos marcan la diferencia entre una carpeta de PDF y un expediente de personal que resiste una auditoría.

Escanear los expedientes existentes y clasificarlos correctamente

Las páginas escaneadas se leen mediante reconocimiento de documentos y se asignan al tipo de documento: contrato de trabajo, anexo, certificado de trabajo, amonestación, certificado. Cada documento llega al registro correcto del expediente correcto, en lugar de convertirse en un archivo colectivo de 200 páginas en la unidad. Los casos poco claros se presentan al sistema para su revisión en lugar de adivinar.

Efecto El archivador se vacía

Derechos de acceso por tipo de documento, no por carpeta

El directivo ve el acuerdo de objetivos, pero no el historial de amonestaciones ni los partes de baja. RR. HH. ve el expediente completo, la nómina solo ve la parte salarial. Los derechos dependen del tipo de documento, no de la carpeta en la que todo haya terminado por casualidad.

Efecto Acceso solo donde corresponde

Separar los datos de salud

Los certificados de incapacidad laboral, los documentos relativos a la gestión de reincorporación laboral y los justificantes de discapacidad grave son categorías especiales de datos personales según el artículo 9 del RGPD. Reciben una zona propia del expediente, con acceso más restringido, a la que solo accede un círculo definido. Quien abra algo allí queda registrado.

Efecto Un círculo reducido en lugar de una carpeta abierta

Registrar los plazos de conservación y eliminación

Cada tipo de documento recibe el plazo que le corresponde, y el sistema presenta el documento para su eliminación o revisión una vez transcurrido ese plazo. Microsoft 365 aporta etiquetas de retención para ello; qué nivel de licencia lo cubre en su caso lo comprobamos en el análisis inicial. Nosotros no fijamos los plazos, estos provienen de su asesor fiscal o abogado especializado.

Efecto Los plazos ya no se pierden en el vacío

Responder a las solicitudes de acceso en minutos

Si un empleado solicita, conforme al artículo 15 del RGPD, información sobre sus datos almacenados, el sistema genera una recopilación completa a partir de su expediente, en lugar de que alguien hojee carpetas. Lo mismo ocurre al causar baja, cuando el expediente se cierra para su conservación.

Ahorro Horas en lugar de días por solicitud

Vías de solución

Con qué construimos el expediente de personal digital.

Elegimos las herramientas según su caso, no según un programa de partners. Si Microsoft 365 ya funciona en su organización, ese suele ser el camino más corto, y no necesita comprar un sistema de gestión documental adicional.

Archivo

Microsoft 365 y SharePoint

El expediente se encuentra en una estructura de SharePoint con registros por tipo de documento y grupos de permisos por rol. Los accesos se registran, las etiquetas de retención aplican los plazos. Si ya tiene Microsoft 365, el archivo no le cuesta nada adicional.

Automatizar Microsoft 365

Reconocimiento y conexión

Power Automate y n8n

Power Automate lee las páginas escaneadas y las asigna al tipo de documento y expediente correctos. n8n obtiene documentos recurrentes, como nóminas o modificaciones de contrato, de su software de nóminas o RR. HH., siempre que este ofrezca una interfaz. Así, los documentos nuevos llegan al expediente por sí solos.

Ver Power Automate

Protección de datos

Acceso, registro, plazo de eliminación

Integramos las medidas técnicas y organizativas en lugar de documentarlas después: derechos escalonados, registro, minimización de datos, alojamiento en la UE. La valoración legal sigue correspondiendo a su delegado de protección de datos, a quien proporcionamos la documentación que necesita para ello.

Cómo implementamos la protección de datos

Cómo trabajamos

El modelo de 30 días.

Del análisis inicial a un expediente de personal digital en funcionamiento en 30 días, a precio fijo en lugar de partes de horas abiertos.

Análisis inicial gratuito

En 60 minutos revisamos cuántos expedientes existentes tiene, qué tipos de documentos contienen y qué software de nóminas o RR. HH. utiliza. Recibe una respuesta honesta sobre qué merece la pena escanear y qué es mejor dejar en el archivo residual.

Plan de archivo y precio fijo

Junto con su departamento de RR. HH., definimos qué registros existen, quién puede ver qué tipo de documento y qué plazo corresponde a cada tipo. Si existe un comité de empresa, impliquelo aquí, no solo en la puesta en marcha. Después recibirá una oferta a precio fijo.

Configuración, escaneo y prueba

Configuramos el archivo con derechos y plazos y ejecutamos el reconocimiento sobre un lote de expedientes reales. Esta muestra le muestra en blanco y negro la fiabilidad con la que funciona la asignación en sus documentos, antes de que siga el resto.

Puesta en marcha y traspaso

El expediente entra en funcionamiento, los documentos en curso fluyen a él automáticamente. Se le muestra a su departamento de RR. HH. cómo ajustar por sí mismo los registros, derechos y plazos, para que no tenga que llamarnos por cada pequeñez.

Si no se trata solo del expediente de personal

El archivador de la oficina de personal rara vez es el único.

Si no solo los documentos de personal, sino también los contratos, los albaranes y los certificados de toda la bandeja de entrada deben archivarse automáticamente y supervisarse en cuanto a plazos, esa es la versión más amplia de esta página. Si, en cambio, le interesa la cadena de procesos a partir de la firma (accesos de TI, equipamiento, listas de verificación), eche un vistazo a la incorporación automatizada.

Ver gestión documental

Análisis inicial gratuito

¿Cuánto tiempo tarda en su organización en tener un expediente de personal sobre la mesa?

En el análisis inicial gratuito repasamos esto juntos en 60 minutos, sin compromiso y sin jerga técnica. Después sabrá qué cuesta digitalizar sus expedientes de personal y cuánto le ahorra.

Reservar una cita kontakt@nordflux.de

Análisis inicial gratuito, 60 minutos
Precio fijo en lugar de partes de horas abiertos
Usted mantiene el control: usted determina la estructura, los derechos y los plazos

Preguntas frecuentes

Lo que los departamentos de RR. HH. preguntan a menudo.

¿Es un expediente de personal digital conforme al RGPD?

Sí, y en la práctica suele ser superior al expediente en papel, porque el acceso se puede escalonar y registrar. El artículo 32 del RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos: un archivador cuya llave está en el cajón cumple esto peor que un archivo con derechos y registro. Lo decisivo no es si el expediente es digital, sino cómo está estructurado. La valoración jurídica de su caso concreto corresponde a su delegado de protección de datos; nosotros aportamos la tecnología y la documentación para ello.

¿Podemos destruir los expedientes en papel después de escanearlos?

Eso depende del tipo de documento y no es una pregunta que podamos responderle nosotros. En algunos documentos importa el valor probatorio del original firmado, en otros basta con el escaneo. Aclare esto con su abogado especializado o asesor fiscal y facilítenos la lista: nosotros construimos el archivo de forma que un pequeño archivo residual para los originales y el expediente digital para todo lo demás funcionen en paralelo.

¿Cuánto tiempo debemos conservar los documentos de personal?

No existe un único plazo, sino plazos diferentes según el tipo de documento: los documentos relevantes para nóminas e impuestos se tratan de forma distinta a las solicitudes de empleo o las amonestaciones. NordFlux no ofrece asesoramiento jurídico y no establece estos plazos. Lo que hacemos: registramos en el sistema el plazo que su asesor fiscal o abogado especializado indique para cada tipo de documento, para que se aplique automáticamente y no dependa de que alguien se acuerde.

¿Debe el comité de empresa opinar sobre el expediente de personal digital?

Si tiene un comité de empresa, impliquelo pronto. Según el artículo 87, apartado 1, número 6 de la ley alemana de organización empresarial (BetrVG), este tiene un derecho de cogestión respecto a los dispositivos técnicos aptos para vigilar el comportamiento o el rendimiento de los empleados, y esta cuestión se plantea regularmente con un expediente que registra accesos. En la práctica, ayuda nombrar claramente la diferencia: lo que se registra es quién abrió un expediente, no cómo trabaja alguien. Nosotros aportamos la documentación técnica para ello.

¿Cuánto cuesta digitalizar el expediente de personal?

La implementación se realiza a precio fijo, cuyo importe depende del alcance: número de expedientes existentes, si escaneamos nosotros o si usted dispone de un proveedor para ello, número de tipos de documento y la conexión con su software de nóminas o RR. HH. Tras el análisis inicial gratuito, recibe este precio fijo, sin partes de horas abiertos. La configuración dura normalmente 30 días, el escaneo del archivo existente continúa en paralelo según el volumen.