Automatizar el registro de horarios significa: el empleado registra su entrada, salida y pausas en pocos segundos mediante app, terminal o chip. Las horas de proyecto se imputan directamente al pedido o al cliente, y las cuentas de horario flexible y horas extra se llevan solas. Las horas verificadas pasan a su nómina a través de una interfaz, sin que nadie tenga que volver a teclear partes de horas a fin de mes.
Las horas están en papeles, en Excel o en la cabeza de alguien, y a fin de mes alguien lo cuadra todo a mano. Quien registra tarde calcula a ojo, quien revisa tiene que buscar, y la nómina espera hasta el último momento los últimos partes de horas.
Cinco trayectos que construimos una y otra vez en las pymes. Su software de nómina y sus procesos de trabajo se mantienen, solo desaparecen el papel y la lista de Excel.
El empleado registra con un gesto: app en el móvil en la oficina y en el teletrabajo, terminal resistente en la puerta del taller, chip o tarjeta en producción. El registro queda en el sistema en el momento en que ocurre, no reconstruido de memoria a fin de mes. El sistema descuenta las pausas automáticamente según sus reglas.
Ahorro 2–5 h de reintroducción por semanaAdemás de la simple asistencia, el empleado registra su tiempo en un proyecto, pedido o centro de coste, eligiendo de una lista corta en lugar de entre 200 números abiertos. Así ve, por pedido, lo que realmente ha costado en horas de trabajo, y el cálculo posterior de costes es correcto al día siguiente. Las horas de proyecto pueden reutilizarse directamente para la factura al cliente.
Efecto Costes por pedido justificables por proyectoEl sistema compara previsto con real, mantiene actualizada la cuenta de horario flexible e indica las horas extra y las horas negativas según sus reglas. Los recargos por noche, domingo o festivo se calculan según las tarifas guardadas, en lugar de que alguien los busque a mano. Empleados y personal de RR. HH. ven el mismo estado, lo que evita la disputa a fin de mes.
Efecto Cuenta de horario flexible siempre actualizadaLas cifras mensuales verificadas pasan a su nómina a través de una interfaz, en el caso de la nómina DATEV mediante la importación de los datos de movimiento, y en otro software de nómina mediante su propia vía de datos. En lugar de volver a teclear los partes de horas, el personal de RR. HH. libera las horas y las entrega en un solo paso. Eso ahorra la segunda introducción y el error de dedo que suele esconderse en ella.
Ahorro Se elimina la doble introducción en el proceso de nóminaCada registro se guarda con hora y origen, y las correcciones posteriores quedan trazables como cambio en lugar de sobrescribir la hora original. Así cumple la obligación de registrar la jornada con una prueba que resiste una inspección, a diferencia de una lista de Excel sobrescribible. Quién cambió qué y cuándo es siempre demostrable.
Efecto Prueba a prueba de auditoría en lugar de ExcelLa herramienta adecuada depende de su software de nómina y de si ya trabaja en Microsoft 365 o necesita un terminal propio en la nave. Solo nos decidimos después del análisis de la situación actual, no según un programa de socios.
Centro de datosRecibe los registros desde la app, el terminal o el sistema de control horario, los comprueba en cuanto a plausibilidad y escribe los valores mensuales en su software de nómina. Se ejecuta, si se desea, en un servidor de un centro de datos alemán, para que los datos de horario de sus empleados no salgan de la empresa.
Mundo MicrosoftSi trabaja en Microsoft 365, construimos el registro de tiempo como una app y dejamos que Power Automate transmita los valores. Para acceder a un software de nómina en las instalaciones propias, por ejemplo a través de la puerta de enlace de datos local o un conector premium, el uso incluido en Microsoft 365 no basta: son licencias de Power Automate de pago. Se lo calculamos antes de la implementación, para que la licencia no sea una sorpresa después.
Sistema antiguo sin interfazAlgunos programas de nómina o del sector simplemente no tienen interfaz de importación para datos de movimiento. En ese caso, un robot de software se encarga del traspaso exactamente como lo teclearía una persona, solo que sin errores de dedo y fuera del horario laboral. Es el puente cuando un cambio de software no está previsto por ahora.
Trabajamos a precio fijo en lugar de con parte de horas abierto. Tras el análisis inicial, sabe lo que cuesta antes de que empecemos.
En 60 minutos repasamos su proceso actual: cómo se registra, cómo surgen las horas extra, cómo llegan hoy las horas a la nómina. Después, ambas partes saben si el registro automático de horarios es rentable para el tamaño de su empresa.
Definimos con usted qué se registra y según qué reglas calcula el sistema: pausas, recargos, límites de horario flexible, estructura de proyectos. Recibe una oferta con precio fijo y alcance fijo, sin parte de horas abierto.
Empezamos con un departamento y dejamos que el nuevo sistema funcione en paralelo con la lista antigua durante algunas semanas. Solo cuando las horas registradas y el proceso de nómina coinciden, ampliamos al resto de los equipos.
Recibe documentación, una formación para el departamento de nómina y una pista de auditoría: para cada valor mensual se puede rastrear de qué registros proviene. Usted mantiene el control, y nosotros seguimos disponibles como soporte si lo desea.
Una vez que las horas se registran correctamente, pronto se hace evidente que la planificación de turnos también sigue funcionando a mano en Excel y necesita los mismos datos de los empleados. En la página sobre la planificación automática de turnos puede ver cómo encajan ambas cosas.
En el análisis inicial gratuito repasamos juntos su registro de horarios y hacemos las cuentas: 60 minutos, sin compromiso, con una evaluación honesta de si la automatización merece la pena para el tamaño de su empresa. Si un simple reloj fichador le basta, se lo diremos.
Los empleadores están obligados a registrar la jornada laboral de sus empleados. El Tribunal Federal de Trabajo lo decidió en 2022; no prescribe un software concreto, pero sí exige una prueba fiable y trazable. Una lista de Excel sobrescribible cumple eso solo débilmente, mientras que un sistema con pista de auditoría resiste un control. La configuración exacta corresponde a su abogado, nosotros aportamos la base técnica para ello.
Ese es el verdadero objetivo del ejercicio, porque un registro de horarios sin conexión con la nómina solo crea un segundo conjunto de cifras. Transferimos las cifras mensuales verificadas a través de la interfaz de su software de nómina, en el caso de la nómina DATEV mediante la importación de los datos de movimiento, y en otros sistemas mediante su propia vía de datos. Si su software no tiene ninguna vía de importación, un robot de software se encarga de la introducción. Comprobamos qué vía funciona antes de la oferta, no después.
En muchos casos sí, porque a menudo no falta el dispositivo de registro, sino la transferencia automática a la nómina y a la evaluación de proyectos. En el análisis inicial vemos qué ofrece su sistema actual a través de una interfaz y construimos la automatización en torno a eso. Solo si el sistema antiguo no ofrece ninguna vía de datos hablamos de un cambio, y también entonces con honestidad sobre el esfuerzo y los límites.
No necesariamente, porque para la oficina y el teletrabajo suele bastar con una app en el móvil o el ordenador existente. Un terminal fijo o un lector de chip merece la pena sobre todo donde los empleados no tienen móvil de empresa, por ejemplo en producción o en obra. Qué tiene sentido en su caso lo aclaramos en el análisis inicial; el mayor factor de coste rara vez es el hardware, sino la conexión limpia con la nómina.
Eso depende del número de empleados, de su software de nómina y de lo bien que se pueda conectar, por lo que no ofrecemos seriamente un precio fijo sin un análisis. Tras el análisis inicial gratuito, recibe una oferta a precio fijo y alcance fijo, sin parte de horas abierto. Como consultora de digitalización, nuestros servicios también pueden ser subvencionables, por ejemplo a través de la ayuda a la consultoría BAFA.
