Glosario de desencadenadores de Power Automate: automatizado, instantáneo, programado

Power Automate utiliza cuatro términos habituales para la condición de inicio de un flujo, y si al leer «automatisiert», «sofort», «geplant» e «instant» no sabes de inmediato a qué se refieren, es fácil perder el hilo, sobre todo cuando la documentación en alemán y la interfaz en inglés usan palabras distintas. Este glosario reúne en un solo lugar los términos alemanes más importantes sobre desencadenadores de Power Automate, los explica basándose en la documentación oficial de Microsoft y muestra en qué situaciones cotidianas tiene sentido cada desencadenador.

Tanto si estás creando tu primer flujo en la nube como si solo quieres consultar la diferencia entre un flujo automatizado y uno instantáneo, aquí encontrarás definiciones breves con ejemplos. Al final, también respondemos a las preguntas más frecuentes sobre los tipos de desencadenadores en Power Automate.

¿Qué es un desencadenador en Power Automate?

Según la explicación oficial en los Conceptos básicos de los desencadenadores un desencadenador es el evento que inicia un flujo en la nube. Por ejemplo, si llega un correo a tu bandeja de entrada, esa misma llegada puede ser el desencadenador que envía en segundo plano una notificación en Microsoft Teams. Cada flujo en la nube necesita exactamente un desencadenador como primer paso; todo lo que viene después son acciones.

Power Automate distingue tres tipos de flujo básicos, cada uno vinculado a un tipo concreto de desencadenador: automatizado, instantáneo y programado. Esta clasificación también la encontrarás en la Descripción general de los flujos en la nube donde Microsoft compara los tres tipos según el caso de uso, el ejemplo y la ventaja.

Flujo en la nube automatizado (automatisiert)

Un flujo en la nube automatizado se inicia en cuanto se produce un evento externo en un servicio conectado, sin que nadie tenga que intervenir de forma activa. Según Microsoft, el ejemplo estándar es la llegada de un correo de una persona determinada o una mención de tu empresa en redes sociales. Desencadenadores típicos para este tipo de flujo:

• Llega un correo a Outlook.
• Se guarda un archivo nuevo en OneDrive.
• Se crea una nueva fila en Microsoft Dataverse.
• Se modifica un elemento en una lista de SharePoint.

Importante para la práctica: no todos los conectores ofrecen desencadenadores automatizados, así que dependes de lo que ofrezca cada servicio. A cambio, el flujo se ejecuta completamente en segundo plano en cuanto se produce el evento, sin que tengas que activar nada tú mismo.

Flujo en la nube instantáneo (sofort, originalmente «Instant»)

Aquí es donde se vuelve interesante desde el punto de vista terminológico: el tipo de flujo oficial en alemán se llama «Sofortiger Cloud-Flow» en la interfaz de Power Automate, mientras que el mismo tipo de desencadenador aparece en otra tabla de la documentación de Microsoft como «Direkt/manuell». En ambos casos se hace referencia a lo mismo: un desencadenador que una persona activa de forma manual, por ejemplo pulsando un botón en la aplicación o en el smartphone. El original en inglés llama a este tipo de flujo «Instant cloud flow», por lo que en publicaciones de la comunidad y traducciones antiguas a menudo verás simplemente «Instant» cuando se refiere a «sofort».

Según la guía para Crear flujos desde tu teléfono la principal diferencia con los flujos automatizados es precisamente que activas el flujo manualmente, por ejemplo para recordar rápidamente una reunión a tu equipo. Casos de uso típicos:

• Iniciar una aprobación con un clic desde Teams o SharePoint.
• Iniciar una tarea recurrente con solo tocar la pantalla del smartphone.
• Generar un informe bajo demanda en lugar de automáticamente.

Flujo en la nube programado (geplant)

Un flujo en la nube programado se ejecuta en un momento fijo o a intervalos recurrentes, independientemente de si en ese momento ocurre un evento o alguien pulsa un botón. La base de este tipo de flujo es el desencadenador de repetición, llamado «Recurrence» en el original en inglés. Según la guía para Ejecutar flujos en la nube según una programación se definen los siguientes valores:

• Hora de inicio: la fecha y la hora a partir de las cuales el flujo debe ejecutarse por primera vez, incluida la zona horaria.
• Frecuencia: si el flujo se repite cada minuto, cada hora, cada día, cada semana o cada mes.
• Repetir cada: el intervalo entre dos ejecuciones, por ejemplo cada dos semanas en lugar de cada semana.

Ejemplo tomado de la documentación: un informe de proyecto semanal que se envía automáticamente cada viernes, o una carga diaria de datos a SharePoint. Según Microsoft, la ventaja frente a los otros dos tipos de desencadenadores es que las tareas previsibles se pueden configurar una sola vez, sin que tengas que intervenir activamente en cada ejecución.

Condiciones de desencadenador: limitar de forma específica la ejecución

Además de los tres tipos de flujo, Power Automate conoce otro término importante: la condición de desencadenador. Con ella se puede restringir un desencadenador, sea cual sea su tipo, de modo que el flujo solo se ejecute realmente con determinados valores. Por ejemplo, un desencadenador de SharePoint que se activa con cada cambio en un elemento se puede filtrar mediante una expresión para que solo las entradas aprobadas activen realmente una ejecución. Según los Conceptos básicos de los desencadenadores esto no solo reduce las ejecuciones innecesarias, sino que también ahorra solicitudes a la API, lo que reduce costes, especialmente con facturación basada en el uso.

Glosario de un vistazo

• Desencadenador: el evento que inicia un flujo en la nube.
• Automatizado: se inicia mediante un evento externo en un servicio conectado, sin intervención manual.
• Sofort / Instant / Direkt/manuell: tres denominaciones para el mismo tipo de desencadenador, que una persona activa de forma manual.
• Geplant / Recurrence: se inicia en momentos fijos o a intervalos recurrentes.
• Condición de desencadenador: filtro adicional que solo permite una ejecución si se cumplen los criterios.

Si no tienes claro qué tipo de desencadenador se ajusta a tu proceso, o si quieres enlazar de forma ordenada varios flujos con distintos tipos de desencadenador, la consultoría de Power Automate de NordFlux te ayuda a crear la estructura adecuada. En todo momento mantienes el control sobre qué proceso se activa, cuándo y por qué medio.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre «sofort» e «instant» en los desencadenadores de Power Automate?

No hay ninguna diferencia de contenido, ambos términos se refieren al mismo tipo de flujo. «Sofortiger Cloud-Flow» es la denominación oficial en alemán en la interfaz de Power Automate, «Instant» es el término original en inglés, que también aparece como «Direkt/manuell» en publicaciones de la comunidad, guías antiguas y a veces en tablas de la documentación en alemán.

¿Puedo cambiar más adelante un desencadenador existente por otro tipo de desencadenador?

Sí. Según la documentación de Microsoft, el desencadenador de un flujo en la nube existente se puede eliminar en el diseñador y sustituir por uno nuevo, siempre que este siga siendo el primer paso del flujo. Así, por ejemplo, puedes convertir más adelante un flujo instantáneo en uno programado, pero tendrás que volver a configurar el desencadenador.

¿Con qué frecuencia mínima puede ejecutarse un desencadenador programado?

La unidad configurable más pequeña es un minuto, así que en teoría podrías hacer que un flujo se ejecutara cada minuto. En la práctica, deberías ajustar la frecuencia a la necesidad real y a tu modelo de licencia, ya que cada ejecución cuenta como una ejecución de flujo y, según el plan, pueden aplicarse límites en el número de ejecuciones.

¿Necesito una licencia de Power Automate distinta para cada tipo de desencadenador?

No, la licencia no depende directamente del tipo de desencadenador, sino de qué conectores y cuántas ejecuciones utilices. Los conectores estándar ya están incluidos en muchos planes de Microsoft 365; para conectores premium, locales o personalizados necesitas una licencia de Power Automate independiente, sea cual sea el tipo de desencadenador elegido.

¿Qué ocurre si no se cumple una condición de desencadenador?

En ese caso, el flujo no llega a iniciarse. Según la documentación, en ese caso no se registra ningún historial de ejecución ni se ejecuta ninguna acción del flujo, lo que evita ejecuciones innecesarias y el consiguiente consumo de solicitudes de Power Platform.