Flujos de Dataverse vs. Cloud Flows (FAQ)

Quien trabaja con Dataverse tarde o temprano se topa con tres términos de nombre parecido: flujos de proceso empresarial, flujos de trabajo clásicos y Cloud Flows de Power Automate. Los tres aparecen en el mismo menú, los tres se llaman de alguna manera «proceso», y los tres plantean a los principiantes la misma pregunta: ¿qué herramienta automatiza realmente algo y cuál solo guía a una persona a través de un formulario?

La respuesta es más importante de lo que parece a primera vista. Quien construye un flujo de proceso empresarial donde en realidad se necesita un Cloud Flow acaba con un bonito indicador de progreso, pero sin una sola acción automatizada. Este artículo de preguntas frecuentes clasifica los tres conceptos según la documentación oficial de Microsoft y muestra cuándo usar cada herramienta.

Qué hace realmente un flujo de proceso empresarial

Un flujo de proceso empresarial (Business Process Flow en inglés) define una serie de fases y pasos que se muestran en la parte superior del formulario. Cada fase agrupa un conjunto de pasos, y cada paso corresponde a una columna en la que alguien introduce datos. Según el resumen de los flujos de proceso empresarial se puede marcar un paso como obligatorio, de modo que un usuario deba rellenar la columna correspondiente antes de poder pasar a la siguiente fase. Microsoft llama a esto «stage-gating».

Un punto importante para la delimitación: según la misma documentación, un flujo de proceso empresarial no ofrece ninguna lógica de negocio condicional ni automatización, sino únicamente un entorno optimizado para la introducción de datos y para controlar la transición entre fases. Puede abarcar hasta cinco tablas distintas, por ejemplo desde el cliente potencial pasando por la oferta hasta la factura, y por tabla son posibles hasta diez flujos de proceso empresarial activos con un máximo de 30 fases cada uno. Ejemplos conocidos de Dynamics 365 son el proceso «Lead to Opportunity Sales Process» o el «Phone to Case Process». Un flujo de proceso empresarial es, por tanto, en esencia un carril guía para personas, no una automatización en segundo plano.

Flujos de trabajo clásicos: el modelo en retirada

Además de los flujos de proceso empresarial, Dataverse también cuenta con los flujos de trabajo clásicos en segundo plano, que técnicamente pertenecen a la misma familia de procesos, pero que sí automatizan de verdad. Según la comparación entre Power Automate y el flujo de trabajo clásico Microsoft recomienda expresamente crear los nuevos procesos de automatización como Cloud Flow en lugar de como flujo de trabajo clásico, y sustituir paso a paso los flujos de trabajo clásicos existentes. Un punto en el que los flujos de trabajo clásicos aún aventajan a los Cloud Flows: ejecución síncrona, es decir, en tiempo real, además de acceso a la imagen previa de los datos antes de un cambio. Sin embargo, Microsoft señala en la misma fuente que los flujos de trabajo síncronos son una causa frecuente de problemas de rendimiento para los usuarios finales, y recomienda trasladar esa lógica a Cloud Flows asíncronos siempre que sea posible.

Cloud Flows: donde ocurre la automatización real

Un Cloud Flow es el auténtico bloque de automatización de Power Automate. Se inicia mediante un desencadenador, por ejemplo Cuando se agrega, se modifica o se elimina una fila, y a continuación ejecuta una cadena de acciones, ya sea dentro de Dataverse o a través de más de 260 conectores adicionales hacia sistemas externos como SharePoint, Teams o el correo electrónico. En el desencadenador de Dataverse, según la documentación sobre el desencadenador de cambios de fila defines tres parámetros centrales:

• Tipo de cambio, es decir, si el flow se ejecuta al crear, modificar o eliminar una fila
• Nombre de la tabla, es decir, qué tabla se supervisa
• Alcance, es decir, si solo tus propias filas, las filas de la unidad de negocio o las de toda la organización activan el flow

Además, se pueden definir columnas de filtro y una expresión de filtro OData para que el flow solo se active ante cambios realmente relevantes, por ejemplo solo cuando cambie el nombre. A través de la opción Ejecutar como también puedes determinar si una acción de Dataverse se ejecuta en el contexto del propietario del flow, del propietario de la fila o del usuario que provocó el cambio.

Las principales diferencias de un vistazo

• Un flujo de proceso empresarial guía a una persona a través de fases y pasos, sin automatizar nada por sí mismo.
• Un flujo de trabajo clásico automatiza en segundo plano, pero se ejecuta de forma síncrona y se considera un modelo en retirada.
• Un Cloud Flow automatiza de forma asíncrona, con bucles, ramas paralelas, aprobaciones, programaciones y conexión con sistemas externos mediante conectores.
• Según la documentación, los Cloud Flows se ejecutan casi en tiempo real porque utilizan webhooks en lugar de consultas por intervalos, con límites de 100.000 acciones cada cinco minutos y un rendimiento máximo de 6 GB en el mismo periodo.
• Una ejecución de flow individual finaliza automáticamente a más tardar a los 30 días.

Cuándo usar cada uno

Si los empleados deben recorrer de forma coherente un proceso de varios pasos, por ejemplo la gestión de un cliente potencial hasta la oportunidad, un flujo de proceso empresarial es la elección adecuada. Pero en cuanto realmente deba ocurrir algo sin que nadie haga clic en un botón, como enviar un correo electrónico, crear un registro en otro sistema o iniciar una aprobación, necesitas un Cloud Flow. Ambas herramientas no se excluyen mutuamente: según la documentación de Microsoft, un flujo de proceso empresarial puede incluso desencadenar un flujo de trabajo, o indirectamente un Cloud Flow, en determinadas transiciones de fase, por ejemplo mediante un paso de flujo de trabajo global al finalizar o al terminar el proceso de forma anticipada.

Para las empresas que usan su entorno de Dataverse en producción, merece la pena echar un vistazo consciente al reparto de tareas entre ambos mundos, antes de que demasiadas automatizaciones se metan como solución provisional en flujos de proceso empresarial. En el marco de una consultoría de Power Automate de NordFlux es posible revisar de forma específica la configuración existente y aliviarla allí donde los trabajadores digitales puedan asumir la automatización de forma más fiable que una barra de proceso guiada manualmente. Así conservas el control total sobre qué paso del proceso sigue siendo guiado por personas y cuál se realiza de forma automática en segundo plano.

Preguntas frecuentes

¿Puede un flujo de proceso empresarial crear datos por sí mismo en otros sistemas?

No. Según la documentación de Microsoft, un flujo de proceso empresarial no ofrece automatización propia ni lógica de negocio condicional, sino exclusivamente una interfaz de entrada guiada dentro de Dataverse. Para acciones en sistemas externos, como enviar un correo electrónico o crear un registro en SharePoint, necesitas un Cloud Flow con el conector adecuado.

¿Debería seguir creando nuevas automatizaciones como flujo de trabajo clásico?

No. Microsoft recomienda expresamente en su documentación oficial crear los nuevos procesos de automatización como Cloud Flow, y revisar y sustituir gradualmente los flujos de trabajo clásicos existentes. Una ventaja se mantiene en los flujos de trabajo clásicos: ejecución síncrona en tiempo real y acceso a la imagen previa de los datos, algo que los Cloud Flows no ofrecen en esta forma.

¿Con qué rapidez reacciona un Cloud Flow a un cambio en Dataverse?

Según la documentación, los Cloud Flows con desencadenador de Dataverse se ejecutan casi en tiempo real porque se les notifica mediante webhooks en lugar de consultarlos a intervalos fijos. Dentro de una ventana de cinco minutos se aplican límites de 100.000 acciones por flow y un máximo de 6 GB de rendimiento, que pueden ser relevantes en automatizaciones muy intensivas en datos.

¿Puede un flujo de proceso empresarial desencadenar un Cloud Flow?

Directamente no, pero indirectamente sí. Un flujo de proceso empresarial puede desencadenar un flujo de trabajo clásico en una fase, y ese flujo de trabajo puede a su vez ejecutar acciones de Dataverse que un Cloud Flow detecta mediante el desencadenador de cambios de fila. Por lo general, el camino directo es más limpio: el Cloud Flow reacciona de inmediato al cambio de datos que el flujo de proceso empresarial desencadena en el formulario, sin rodeos a través de un flujo de trabajo clásico.

¿Cuántos flujos de proceso empresarial puedo crear por tabla?

Según la documentación, son posibles hasta diez flujos de proceso empresarial activos por tabla, con un máximo de 30 fases por proceso y hasta cinco tablas vinculadas en un proceso multitabla. Mediante roles de seguridad y un orden definido controlas qué flujo de proceso empresarial se carga de forma predeterminada para qué grupo de usuarios.