Aprobación con respuestas personalizadas en Power Automate

En la práctica, Aprobar o Rechazar a menudo no es suficiente. Muchos procesos de aprobación necesitan más matices: una solicitud de más información, una aprobación con condiciones o una elección entre varios niveles de descuento. Power Automate ofrece para ello el tipo de aprobación Respuestas personalizadas, con el que puedes definir tus propias opciones de respuesta en lugar de los valores estándar Aprobar y Rechazar.

En esta entrada te mostramos cómo crear un flujo de aprobación con respuestas personalizadas, cómo evaluar la respuesta más adelante en el flujo y dónde están los límites de este enfoque. Como base utilizamos la documentación oficial de Microsoft para Power Automate. Así mantienes el control total sobre qué opciones ven tus aprobadores y cómo reacciona tu flujo a cada respuesta.

¿En qué se diferencian las respuestas personalizadas de Aprobar/Rechazar?

La acción Iniciar y esperar una aprobación conoce, según la documentación de Microsoft sobre los primeros pasos con las aprobaciones, cinco tipos de aprobación en total. Dos de ellos son las conocidas opciones estándar Aprobar/Rechazar, ya sea con la regla «Todos deben aprobar» o «El primero en responder». Para todo lo que vaya más allá de un simple sí o no, existen otros dos tipos:

• Respuestas personalizadas – Esperar una respuesta: defines tú mismo las opciones de selección, y la respuesta de la primera persona que reacciona finaliza el proceso.
• Respuestas personalizadas – Esperar todas las respuestas: también con opciones definidas libremente, pero el flujo espera hasta que cada persona asignada haya respondido.

Además, existe la aprobación secuencial, en la que se pregunta a varias personas una tras otra en un orden fijo. Sin embargo, para la mayoría de los escenarios con opciones de respuesta individuales, los dos tipos de respuesta personalizada son totalmente suficientes.

Cómo configurar un flujo de aprobación con respuestas personalizadas

Según la guía de Microsoft para crear opciones de respuesta personalizadas, la configuración sigue siempre el mismo patrón, sin importar qué desencadenador inicie el flujo:

• Después de tu desencadenador, añade la acción Iniciar y esperar una aprobación.
• En el campo Tipo de aprobación elige una de las dos opciones con «Respuestas personalizadas».
• En el campo Elemento de opciones de respuesta introduce tu primera opción, por ejemplo «Aceptar», y selecciona Agregar nuevo elemento para añadir más opciones como «Rechazar» o «Se necesita más información».
• Completa Título, Asignado a y Detalles para que la persona aprobadora sepa sobre qué está decidiendo.

El ejemplo de la documentación es un informe de gastos que se sube a SharePoint y que activa tres opciones de respuesta: Aceptar, Rechazar o Se necesita más información. La misma estructura funciona independientemente del desencadenador, ya sea una lista de SharePoint, un formulario o un inicio manual.

Ejemplo: aprobación de descuentos con cuatro opciones de respuesta

Un segundo ejemplo práctico de la guía de Microsoft sobre escenarios de aprobación comunes muestra lo flexible que puede ser este concepto: el personal de ventas introduce una solicitud de descuento en una lista de SharePoint, que activa el flujo. La persona aprobadora puede elegir entre cuatro opciones, por ejemplo «Hasta el 5 %», «Hasta el 10 %», «Hasta el 15 %» o «Rechazado». Así obtienes una decisión más matizada sin tener que crear un flujo propio para cada nivel de descuento.

¿Cómo evalúas la respuesta en el flujo?

Después de la acción de aprobación, la selección de contenido dinámico pone a tu disposición el campo Resultado, que contiene exactamente el texto de la opción de respuesta elegida. Para reaccionar a ello, añades una Condición o una acción Switch y compruebas el valor del campo Resultado. En el ejemplo del informe de gastos, esto se vería más o menos así:

• Si la respuesta es «Aceptar», se envía un correo a contabilidad solicitando el reembolso.
• Si es «Rechazar», la persona que envió la solicitud recibe un mensaje sobre el rechazo.
• Si es «Se necesita más información», se envía una pregunta de seguimiento a la persona que envió la solicitud.

Importante: la comparación en la condición debe coincidir exactamente con el texto que hayas introducido en las opciones de respuesta, ya que Power Automate evalúa el texto como una cadena de caracteres pura.

¿Qué limitaciones deberías conocer?

Antes de usar respuestas personalizadas en producción, vale la pena echar un vistazo a los límites documentados:

• Cinco respuestas en Outlook: según la documentación, los mensajes accionables (Actionable Messages) en Outlook y Outlook Web Access solo muestran directamente en el correo las primeras cinco opciones de respuesta definidas. Puedes acceder a otras opciones a través de un correo HTML no accionable, el centro de aprobaciones de Power Automate, la aplicación móvil o Microsoft Teams.
• Límite de tamaño de datos con muchos destinatarios: las aprobaciones con respuestas personalizadas pueden fallar si se envían con el tipo «Esperar todas las respuestas» a un número muy elevado de personas, porque el campo de resultado alcanza entonces su límite de tamaño.
• Caso especial de una sola opción de respuesta: si utilizas una única respuesta personalizada, Outlook y OWA amplían automáticamente el campo de respuesta, de modo que no es necesario seleccionar un botón independiente.

Quien no quiera simplemente montar sobre la marcha una estructura de aprobación de este tipo, sino construirla de forma limpia y con un manejo de errores bien pensado, encontrará en la consultoría de Power Automate de NordFlux apoyo para el diseño y la implementación.

Requisitos y licencias

Según la documentación, los flujos de aprobación almacenan sus datos en Microsoft Dataverse. Si tu flujo se ejecuta en un entorno no predeterminado, se crea automáticamente una base de datos de Dataverse la primera vez que se ejecuta, para lo cual la persona que lo ejecuta necesita un rol de administrador en ese entorno. En el entorno predeterminado este paso no es necesario, ya que allí la base de datos se aprovisiona automáticamente. Dado que el conector de aprobaciones es un conector estándar, basta con cualquier licencia que otorgue acceso a Power Automate, por ejemplo una licencia de Power Automate, Microsoft 365 o Dynamics 365 con funciones de Power Automate integradas. No se necesita una licencia Premium adicional para las respuestas personalizadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas respuestas personalizadas puedo definir en un flujo?

Técnicamente, puedes crear tantas opciones de respuesta como quieras. Sin embargo, en Outlook y Outlook Web Access, desde los mensajes accionables solo se muestran como directamente pulsables las primeras cinco opciones definidas. Las opciones adicionales siguen siendo accesibles a través del centro de aprobaciones de Power Automate, la aplicación móvil, un correo HTML complementario o Microsoft Teams.

¿Cuál es la diferencia entre «Esperar una respuesta» y «Esperar todas las respuestas»?

Con «Esperar una respuesta», la primera respuesta recibida de cualquier persona asignada completa el paso de aprobación, y las demás solicitudes dejan de ser necesarias. Con «Esperar todas las respuestas», en cambio, cada persona asignada debe responder antes de que el flujo continúe con los pasos siguientes. La elección depende de si basta con una sola aprobación o si realmente deben escucharse todas las personas implicadas.

¿Cómo evalúo la respuesta concreta más adelante en el flujo?

Usa el campo Resultado de la selección de contenido dinámico de la acción de aprobación y compáralo en una condición o una acción Switch con el texto exacto de tus opciones de respuesta. Dado que la comparación es exacta carácter a carácter, deberías evitar por completo errores tipográficos o diferencias de escritura entre la opción definida y la condición.

¿Necesito una licencia Premium para las respuestas personalizadas?

No. El conector de aprobaciones es un conector estándar, por lo que basta con cualquier licencia que otorgue acceso a Power Automate y a los conectores estándar. Esto incluye las licencias regulares de Power Automate, muchos planes de Microsoft 365 y las licencias de Dynamics 365 con funciones de Power Automate integradas.

¿Puedo cancelar o reasignar una solicitud de aprobación en curso?

Sí. En el centro de aprobaciones de Power Automate puedes cancelar una solicitud enviada y aún abierta mediante el botón Cancelar. Como persona aprobadora, puedes ceder una solicitud que te haya sido asignada a otra persona mediante los tres puntos y Reasignar. Como persona solicitante original, esto no es posible directamente; ahí solo queda cancelar y luego ajustar la persona asignada en el propio flujo.