OneDrive o SharePoint: dónde debe ir un archivo

Un archivo pertenece a OneDrive cuando solo usted trabaja en él, y a SharePoint cuando un equipo debe acceder a él conjuntamente: según Microsoft, OneDrive es el almacenamiento personal para usuarios individuales, mientras que SharePoint está pensado como almacenamiento de equipo y de organización para la colaboración, la gestión del conocimiento y los procesos automatizados. Ambos servicios se basan en la misma infraestructura técnica y los archivos pueden trasladarse posteriormente entre las dos áreas si cambia el carácter de un archivo. Actualizado: agosto de 2026.

¿Para qué sirve OneDrive?

OneDrive es adecuado para archivos que en un principio pertenecen a una sola persona, como borradores antes de compartirlos con un equipo o notas personales. Según la introducción a SharePoint y OneDrive de Microsoft Learn, ambos servicios ayudan a las organizaciones a compartir y gestionar contenido, y OneDrive está disponible en cualquier dispositivo a través de la aplicación de sincronización y la aplicación móvil. En cuanto un archivo pasa a ser relevante para varias personas, debería trasladarse a una biblioteca de SharePoint, porque OneDrive no está diseñado para el trabajo en equipo permanente.

¿Para qué sirve SharePoint?

SharePoint es el lugar adecuado en cuanto varias personas trabajan de forma permanente sobre el mismo contenido o necesitan acceder a él. Los archivos que se guardan en Microsoft Teams también acaban técnicamente en sitios de SharePoint, según Microsoft Learn, porque SharePoint está profundamente integrado en Teams. Esto convierte a SharePoint en el lugar predeterminado para documentos de equipo, materiales de proyecto y todo lo que deba procesarse posteriormente en flujos automatizados con Power Automate o n8n, porque las bibliotecas allí, a diferencia de las carpetas personales de OneDrive, pueden compartirse de forma estructurada y gestionarse de manera permanente.

¿Qué ocurre con el OneDrive cuando alguien deja la empresa?

Cuando se elimina una cuenta de usuario de Microsoft Entra ID, se inicia automáticamente un proceso de limpieza para el OneDrive correspondiente. Según Microsoft Learn, de forma predeterminada el responsable indicado en el perfil obtiene acceso al OneDrive de la persona que se ha ido durante 30 días, recibe un recordatorio por correo electrónico siete días antes de que expire, y una vez transcurrido el plazo, el OneDrive pasa a la papelera de la colección de sitios durante otros 93 días antes de eliminarse definitivamente. Si no hay ningún responsable indicado, debería establecer un propietario secundario en el Centro de administración de SharePoint, de lo contrario nadie obtiene acceso automáticamente. Los detalles figuran en la documentación sobre la retención y eliminación de OneDrive.

¿Quién es responsable de la copia de seguridad?

En el contrato estándar de Microsoft 365, la propia organización es responsable de la copia de seguridad del contenido en OneDrive y SharePoint, no Microsoft. Los plazos de retención descritos para las cuentas eliminadas son un mecanismo de limpieza, no un sustituto de la copia de seguridad: las políticas de retención y las etiquetas de retención del área de cumplimiento normativo siempre tienen prioridad sobre el proceso estándar, según Microsoft Learn, y pueden conservar el contenido durante más o menos tiempo que el plazo de 30 días. Si desea reorganizar los permisos de uso compartido, la estructura de almacenamiento o la automatización en torno a SharePoint, ese es un buen punto de partida para nuestra consultoría de automatización.

Preguntas frecuentes sobre OneDrive y SharePoint

¿Puedo trasladar posteriormente un archivo de OneDrive a SharePoint?

Sí, ese es el camino habitual: un archivo suele empezar como un borrador personal en OneDrive y se traslada en cuanto un equipo debe trabajar en él. Técnicamente, se trata de un traslado de archivo normal entre dos bibliotecas de la misma plataforma.

¿Los archivos de Microsoft Teams se almacenan en OneDrive o en SharePoint?

En SharePoint. Según Microsoft Learn, los archivos que se guardan en un canal de equipo forman técnicamente parte del sitio de SharePoint correspondiente, aunque la interfaz de Teams no siempre lo muestre con claridad.

¿Qué ocurre si nadie figura como persona autorizada de acceso para una cuenta eliminada?

En ese caso, según Microsoft Learn, nadie obtiene acceso automáticamente al OneDrive, y existe el riesgo de que se eliminen archivos importantes tras la expiración del plazo de retención sin que nadie haya sido avisado previamente. Por eso vale la pena establecer de forma preventiva un propietario secundario para cada cuenta en el Centro de administración de SharePoint.

¿Es OneDrive más seguro que SharePoint para documentos confidenciales?

No fundamentalmente. Ambos servicios utilizan la misma infraestructura de seguridad, la diferencia radica en el uso compartido: un archivo en OneDrive es privado mientras no lo comparta deliberadamente, mientras que las bibliotecas de SharePoint a menudo son visibles para un grupo desde el principio. Para el contenido confidencial, por lo tanto, importa menos el servicio que la configuración concreta de uso compartido del archivo o la biblioteca en cuestión.