DATEV Unternehmen online: cinco vías por las que los comprobantes realmente llegan

Los comprobantes llegan a DATEV Unternehmen online por al menos cinco vías diferentes, y cuál de ellas es la correcta depende menos del software que del origen real del comprobante en la empresa. El correo postal requiere una vía distinta a la de una factura en PDF procedente del correo electrónico, y los comprobantes de un sistema de gestión comercial conectado requieren a su vez otra distinta. Este artículo compara las cinco vías habituales según el esfuerzo y la propensión a errores. Estado: agosto de 2026.

¿Cuáles son exactamente las cinco vías?

Las vías habituales son el DATEV Belegtransfer como cliente local con supervisión de carpetas, la carga web a través de Belege online, la app móvil DATEV Upload mobil, el reenvío mediante DATEV Upload Mail y la conexión automatizada a través de DATEV-Datenservices como interfaz desde un sistema de gestión comercial o un sistema ERP. Cada una de estas vías está pensada para un origen de comprobante distinto, y en la mayoría de las empresas se utilizan varias de ellas en paralelo.

¿En qué se diferencian Belegtransfer, la carga web y la app en cuanto al esfuerzo?

El cliente Belegtransfer supervisa carpetas locales y carga automáticamente los archivos recién guardados, por lo que tras la configuración inicial prácticamente no genera esfuerzo continuo, pero requiere que el ordenador correspondiente permanezca encendido. La carga web a través de Belege online es adecuada para comprobantes individuales o correo postal escaneado mediante arrastrar y soltar directamente en el navegador y puede usarse de inmediato sin instalación, pero implica un clic manual por cada comprobante. La app DATEV Upload mobil digitaliza los comprobantes directamente con la cámara del smartphone y los transfiere a la nube de DATEV, lo cual resulta práctico sobre la marcha, pero, al igual que la carga web, sigue dependiendo de una acción manual por comprobante.

¿Qué ofrecen Upload Mail y la interfaz de servicios de datos?

Con DATEV Upload Mail reenvía directamente los archivos adjuntos PDF, TIF o TIFF de los correos entrantes a DATEV Unternehmen online; tras una activación gratuita única en el programa, basta con un reenvío normal de correo. La conexión mediante DATEV Datenservices Rechnungswesen genera el menor esfuerzo manual, ya que a través de ella los sistemas de gestión comercial o ERP transmiten de forma automatizada los datos y comprobantes relevantes para la contabilidad a la nube de DATEV, por ejemplo mediante el Belegbilderservice, el Rechnungsdatenservice o el Buchungsdatenservice. Esta vía es, al mismo tiempo, la que requiere el mayor esfuerzo de configuración inicial, ya que exige una conexión técnica del sistema de origen.

¿Qué vía es más propensa a errores?

Las dos vías manuales, la carga web y la app, son las más propensas a errores, porque en ellas las personas deciden individualmente qué comprobante se carga y cuándo, con el riesgo correspondiente de comprobantes olvidados o presentados por duplicado. Belegtransfer y Upload Mail reducen este riesgo mediante la automatización, pero siguen dependiendo de la fiabilidad del almacenamiento local o del buzón de correo, respectivamente. La interfaz de servicios de datos es la menos propensa a errores, ya que en ella ningún archivo se mueve manualmente, aunque el riesgo de error se traslada entonces a la correcta configuración de la propia conexión técnica.

Preguntas frecuentes sobre DATEV Unternehmen online y las vías de comprobantes

¿Tengo que decidirme por una única vía?

No, las cinco vías pueden utilizarse en paralelo; una configuración habitual es, por ejemplo, Belegtransfer para carpetas de escaneo, Upload Mail para facturas entrantes digitales y la app para comprobantes captados sobre la marcha, dentro de la misma empresa. Lo importante es únicamente que, al final, todos los comprobantes acaben en el mismo conjunto y no se presenten por duplicado a través de dos vías.

¿Qué vía es la más adecuada para el correo postal?

Para el correo postal resulta conveniente un escáner con archivado automático posterior en la carpeta de Belegtransfer, o bien la digitalización directa mediante DATEV Upload mobil o Belege online. Qué variante se adapta mejor depende de si la empresa ya cuenta con un puesto de escaneo o si los comprobantes surgen más bien de forma descentralizada sobre la marcha.

¿Merece la pena la interfaz de servicios de datos también para empresas más pequeñas?

Esto depende del volumen de comprobantes y del sistema de gestión comercial existente, ya que el esfuerzo de configuración de una conexión por interfaz solo se amortiza a partir de una determinada cantidad recurrente de comprobantes. Con un volumen reducido, Belegtransfer o Upload Mail suelen ser la entrada más económica.

¿Puedo automatizar adicionalmente la captura de comprobantes antes de la carga?

Sí, los pasos de automatización previos, como la clasificación y la comprobación preliminar de facturas entrantes procedentes de distintas fuentes, pueden implementarse mediante un flujo de trabajo de n8n antes de que los comprobantes lleguen a una de las cinco vías de DATEV. Esto no sustituye a ninguna de las vías mencionadas, pero reduce el trabajo preparatorio manual previo.