DATEV Belegtransfer: llevar los comprobantes a Unternehmen online sin subida manual

DATEV Belegtransfer traslada automáticamente comprobantes en papel y PDF desde una carpeta local a DATEV Unternehmen online, sin que nadie tenga que subir cada comprobante manualmente. Para ello, el cliente de Belegtransfer supervisa en segundo plano determinados directorios de comprobantes previamente vinculados y transfiere automáticamente los archivos recién guardados en cuanto el cliente está activo. Este artículo muestra cómo configurarlo y qué ocurre al gestionar comprobantes guardados por duplicado. Actualizado: agosto de 2026.

¿Cómo funciona la subida automática en Belegtransfer?

Para que la subida automática funcione, los comprobantes deben estar en los directorios de comprobantes vinculados en Belegtransfer, ya que, según el Centro de ayuda de DATEV, solo estas carpetas se supervisan y transfieren en segundo plano. Mediante el botón «Subir automáticamente» se activa esta función, de modo que los archivos que después se guarden en las carpetas correspondientes se envían a DATEV Unternehmen online sin necesidad de otro clic. Sin embargo, esta automatización solo funciona mientras el PC esté encendido y el cliente de Belegtransfer esté activo en segundo plano; si el equipo está apagado, los archivos nuevos se acumulan en la carpeta sin transferirse.

¿Qué estructura de carpetas necesito para esto?

En Belegtransfer se vinculan directorios individuales de forma específica, por ejemplo, una carpeta para facturas de entrada y otra para facturas de salida, en lugar de compartir todo un árbol de unidad. En la práctica, esto significa que una carpeta de escaneo, en la que una impresora multifunción o un programa de correo electrónico guarda comprobantes automáticamente, puede registrarse directamente como directorio supervisado, de modo que el proceso de escaneo y Belegtransfer conforman juntos un camino totalmente automático del papel a DATEV Unternehmen online.

¿Qué ocurre si un comprobante se sube dos veces?

Para el propio cliente de Belegtransfer, según la Descripción general de DATEV Belegtransfer, la configuración predeterminada es eliminar los duplicados de inmediato, para evitar que los documentos se transfieran dos o tres veces. Además, DATEV Unternehmen online cuenta con su propia detección de duplicados, activa para todos los conjuntos de aprobación de comprobantes con el servicio en la nube DATEV Belegfreigabe online, y que actúa independientemente de si un comprobante está pasando por un proceso de aprobación o no. En la práctica, esto significa que quien coloca por error el mismo escaneo dos veces en la carpeta supervisada no tiene que comprobar manualmente si con ello un comprobante termina duplicado en la contabilidad.

¿Dónde alcanza sus límites la mera supervisión de carpetas?

La automatización de Belegtransfer cubre el camino desde la carpeta local hasta DATEV Unternehmen online, pero no sustituye un reconocimiento de formato previo ni una extracción de datos del propio comprobante. Para las empresas que además deseen preprocesar automáticamente los datos de facturas desde PDF o adjuntos de correo electrónico antes de colocarlos en la carpeta supervisada, resulta útil un paso de automatización previo, por ejemplo mediante un flujo de trabajo de n8n que recopila y clasifica los comprobantes entrantes y solo después los coloca en la carpeta supervisada por Belegtransfer.

Preguntas frecuentes sobre DATEV Belegtransfer

¿Tiene que estar el ordenador encendido permanentemente para que los comprobantes se suban automáticamente?

Sí, la transferencia automática solo funciona mientras el PC esté encendido y el cliente de Belegtransfer esté activo. Si el equipo está apagado, los comprobantes recién guardados permanecen en la carpeta hasta que el cliente vuelva a funcionar y los transfiera posteriormente.

¿Puedo hacer que se supervisen varias carpetas al mismo tiempo?

Sí, en Belegtransfer se vinculan varios directorios de comprobantes de forma individual, de modo que, por ejemplo, las facturas de entrada y de salida puedan recopilarse en carpetas separadas, cada una supervisada automáticamente. El número de carpetas vinculadas depende de la propia estructura de archivo de la empresa.

¿Se detectan automáticamente los comprobantes subidos por duplicado?

Sí, en dos niveles: el propio cliente de Belegtransfer elimina los duplicados de inmediato de forma predeterminada, y además, la detección de duplicados de DATEV Belegfreigabe online comprueba los comprobantes enviados dos veces independientemente del estado de aprobación. Aun así, esto no es una garantía contra todo asiento erróneo, por lo que sigue siendo conveniente un control por muestreo.

¿Merece la pena Belegtransfer también para pocos comprobantes?

El esfuerzo de configuración es manejable, por lo que la automatización ya resulta rentable a partir de pocos comprobantes por semana, en cuanto la subida manual se convierte en una tarea recurrente molesta. Para volúmenes muy pequeños, sin embargo, la subida manual a través de la interfaz web puede seguir siendo la solución más sencilla.