Archivar la factura electrónica: lo que la GoBD realmente exige del XML

La GoBD exige que archive las facturas electrónicas en su formato original estructurado, es decir, como archivo XML puro en el caso de XRechnung y como XML incrustado en el caso de ZUGFeRD, no solo como PDF o vista en pantalla. El plazo de conservación conforme al artículo 147 del Código Tributario alemán (Abgabenordnung) es de ocho años a partir del final del año natural en que se emitió o recibió la factura, y durante ese tiempo el documento debe permanecer completo, inalterado y evaluable de forma automatizada. Estado: agosto de 2026.

¿Por qué el archivo XML cuenta como original y no la vista en PDF?

El archivo XML es jurídicamente el original, porque contiene los datos de factura reales y legibles por máquina, mientras que una vista en PDF es solo una visualización de esos datos. En el caso de XRechnung solo existe, de todos modos, el archivo XML; un PDF existe como mucho como una vista adicional generada por el propio usuario para las personas. En el caso de ZUGFeRD, el XML está incrustado como archivo dentro de un documento PDF/A-3, y en caso de duda, según los principios de la GoBD sobre regularidad, los datos estructurados son determinantes, no el diseño. Quien solo guarda el PDF y descarta el XML no está archivando, según esta interpretación, el original, sino una copia.

¿Cuánto tiempo debe conservar las facturas electrónicas?

El plazo de conservación es de ocho años según el artículo 147, apartado 3, AO, calculado desde el final del año natural de emisión o recepción de la factura. Esto se aplica independientemente del tamaño de la empresa e independientemente de si la factura es saliente o entrante, siempre que sea relevante fiscalmente. Puede encontrar el texto legal exacto en el artículo 147 AO. Una vez transcurrido el plazo, puede eliminarla, antes no, incluso si se cambia de sistema de contabilidad.

¿Qué significa la inalterabilidad en la práctica?

La inalterabilidad significa que una factura archivada no puede modificarse ni en su contenido ni mediante eliminación durante todo el plazo de conservación, sin que el cambio quede registrado de forma trazable. En la práctica, esto significa: nada de almacenamiento en un sistema de archivos normal, del que cualquier persona con permisos de escritura pueda sobrescribir o eliminar un archivo, sino un sistema con control de versiones, registro de accesos e, idealmente, almacenamiento WORM (Write Once, Read Many). La Verband elektronische Rechnung resume las doce reglas centrales para un intercambio de facturas conforme a la GoBD, entre ellas la trazabilidad, la integridad y el orden como otros principios fundamentales junto con la inalterabilidad.

¿Cómo se puede automatizar el archivado?

El archivado puede automatizarse enrutando las facturas electrónicas entrantes directamente desde el buzón de correo o el acceso Peppol hacia un sistema de archivo compatible con la GoBD, sin que nadie tenga que guardar manualmente un PDF y descartar el XML. Una herramienta de automatización como n8n puede detectar correos entrantes con una factura adjunta, extraer el archivo XML, validarlo y guardarlo, junto con una referencia al original, en un sistema de gestión documental o en un almacenamiento a prueba de manipulaciones. Algo importante: el flujo de trabajo no debe limitarse a convertir el XML en un PDF para su visualización y luego descartarlo, sino que debe transmitir el archivo original. NordFlux construye este tipo de flujos de archivado en el marco de la automatización con n8n para empresas que no quieren gestionar manualmente sus obligaciones de facturación electrónica.

Preguntas frecuentes sobre el archivado de facturas electrónicas

¿También tengo que conservar la visualización en PDF?

No, estrictamente solo el archivo XML es el original relevante para la GoBD; puede conservar una vista adicional en PDF, pero no es obligatorio. Si genera un PDF para el archivo interno, eso no sustituye la obligación de conservar el archivo XML sin modificar. Muchas empresas conservan ambos por practicidad, lo cual está permitido, pero el XML sigue siendo la fuente determinante en caso de litigio.

¿Es suficiente un almacenamiento en la nube normal como OneDrive para el archivado?

Un almacenamiento en la nube normal, sin control de versiones ni protección contra eliminación, por lo general no cumple los requisitos de la GoBD sobre inalterabilidad, porque los archivos allí pueden sobrescribirse o eliminarse silenciosamente. Para un archivado jurídicamente seguro necesita un sistema con un registro de cambios documentado que impida técnicamente las eliminaciones antes de que expire el plazo, o que al menos las registre. Algunos proveedores de la nube ofrecen para ello funciones opcionales de cumplimiento normativo o de conservación, que deben activarse por separado.

¿Qué ocurre al cambiar de sistema de contabilidad?

Al cambiar de sistema, las facturas electrónicas archivadas deben seguir siendo legibles y evaluables, ya sea mediante migración al nuevo sistema o mediante acceso de lectura continuado al sistema antiguo hasta el final del plazo de conservación. Una simple exportación en PDF sin el XML subyacente no es suficiente para ello. Planifique un cambio de sistema en consecuencia, con suficiente antelación para la migración de datos.

¿La obligación de conservación se aplica también a las pequeñas empresas?

Sí, la obligación derivada del artículo 147 AO se aplica independientemente del régimen de pequeñas empresas conforme al artículo 19 UStG, siempre que los documentos sean relevantes fiscalmente. Desde la entrada en vigor de la obligación de factura electrónica en 2025, las pequeñas empresas también deben poder recibir y archivar en consecuencia las facturas electrónicas entrantes, aunque ellas mismas todavía puedan emitir por ahora facturas en papel o en PDF.