Power Automate vs. Zapier/Make für M365-Firmen

Viele mittelständische Unternehmen laufen komplett auf Microsoft 365, und genau deshalb landet die erste Automatisierungsidee fast automatisch bei Power Automate: Das Tool gehört zur bestehenden Lizenz, taucht im selben Anmeldefenster auf wie Teams und Outlook, und die IT-Abteilung kennt bereits das Berechtigungsmodell rund um Microsoft Entra ID. Trotzdem stolpern viele Teams früher oder später über Zapier oder Make, meist weil dort schon ein einfacher Workflow existiert oder weil ein Tool im eigenen Stack fehlt, das in der Power-Automate-Connector-Galerie gar nicht oder nur als kostenpflichtiger Premium-Connector auftaucht.

Dieser Beitrag ordnet die Entscheidung "Power Automate oder Zapier/Make" gezielt für M365-Firmen ein, getrennt vom allgemeinen n8n-Vergleich. Es geht nicht darum, pauschal ein Tool zum Sieger zu erklären, sondern darum, an welchen konkreten Kriterien sich zeigt, wann Power Automate an seine Grenzen stößt und ein Wechsel oder eine Ergänzung durch Zapier oder Make tatsächlich sinnvoll wird und wann genau das Gegenteil gilt.

Der strukturelle Unterschied: Automatisierung im eigenen Mandanten vs. externe SaaS-Plattform

Power Automate läuft innerhalb des eigenen Microsoft-Mandanten. Verbindungen, Flows und die zugehörigen Zugangsdaten werden in der Umgebung gespeichert, in der App oder Flow gehostet sind, und Administratoren steuern über das Power Platform Admin Center, welche Connectors überhaupt miteinander kombiniert werden dürfen. Zapier und Make funktionieren dagegen als externe SaaS-Plattformen: Ihre Daten verlassen für die Dauer der Verarbeitung Ihren Mandanten und laufen über die Infrastruktur des jeweiligen Anbieters, bevor sie beispielsweise wieder in SharePoint oder Outlook landen.

Für ein reines M365-Szenario, in dem Outlook, Teams, SharePoint und Dataverse die Hauptrollen spielen, ist das ein handfester Unterschied: Bei Power Automate bleibt die Datenverarbeitung näher am bestehenden Compliance-Rahmen, während bei Zapier oder Make zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit einem weiteren Anbieter nötig wird.

Lizenzkosten: Was ist in M365 eigentlich schon enthalten?

Ein häufiges Missverständnis lässt sich mit der offiziellen Dokumentation zu den Power-Automate-Lizenztypen schnell auflösen: Wer sich mit einem Arbeits- oder Schulkonto anmeldet, bekommt automatisch die kostenlose Power-Automate-Lizenz, die Cloud-Flows mit Standardkonnektoren erlaubt, allerdings ohne Freigabe an Kolleginnen und Kollegen. Für Premium-Connectors, benutzerdefinierte Connectors, robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), Prozess-Mining und Geschäftsprozessflüsse braucht es dagegen die kostenpflichtige Power-Automate-Premium-Lizenz oder eine Prozess-Lizenz.

Zapier und Make berechnen ihre Preise unabhängig von M365 nach Zahl der monatlichen Tasks beziehungsweise Operationen und Anzahl der Zaps oder Szenarien. Für ein Unternehmen, das ohnehin M365-Lizenzen für alle Mitarbeitenden bezahlt, kann eine zusätzliche Power-Automate-Premium-Lizenz für die Power-User daher günstiger ausfallen als eine komplett separate Zapier- oder Make-Subscription, insbesondere wenn die meisten Flows ausschließlich mit Microsoft-eigenen Diensten arbeiten.

Governance: DLP-Richtlinien steuern, was kombiniert werden darf

Ein Aspekt, den Zapier und Make in dieser Form nicht bieten, sind die Datenrichtlinien (DLP) der Power Platform. Administratoren teilen Connectors in Gruppen wie "Geschäftlich", "Nicht geschäftlich" oder "Gesperrt" ein und legen so fest, welche Datenquellen innerhalb eines einzelnen Flows überhaupt gemeinsam verwendet werden dürfen. Verstößt ein bestehender Flow gegen eine neue Richtlinie, wird er automatisch in einen angehaltenen Zustand versetzt und die zugehörige Verbindung deaktiviert. Zur Entwurfszeit kann die verantwortliche Person den Flow so lange nicht mehr speichern, bis der Verstoß behoben ist. Laut Dokumentation dauert es in den meisten Fällen etwa eine Stunde, in Extremfällen bis zu 24 Stunden, bis eine Richtlinienänderung vollständig im gesamten Mandanten durchgesetzt ist.

Für Firmen mit sensiblen Daten, etwa aus Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung, ist das ein handfestes Argument: Die Kontrolle darüber, welche Systeme ein einzelner Flow miteinander verknüpfen darf, liegt zentral bei der IT und nicht bei jedem Fachbereich, der sich selbst einen Zapier- oder Make-Account anlegt.

RPA und Altanwendungen: eine Stärke, die Zapier und Make fehlt

Ein oft unterschätzter Unterschied liegt bei Altsystemen ohne API. Die Desktop Flows in Power Automate erweitern die Cloud-Automatisierung um robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und lassen sich sowohl auf veraltete Anwendungen wie Terminal-Emulatoren als auch auf moderne Web- und Desktop-Anwendungen anwenden. Dabei interagiert der Flow direkt mit der Benutzeroberfläche, über UI-Elemente, Bilder oder Bildschirmkoordinaten, genau so, wie es ein Mensch mit Maus und Tastatur tun würde.

Zapier und Make sind dagegen reine Cloud-zu-Cloud-Plattformen: Sie verbinden APIs miteinander, haben aber keine native Möglichkeit, eine Windows-Anwendung ohne API fernzusteuern. Läuft im Unternehmen noch eine ältere ERP-Maske ohne Schnittstelle, an der Mitarbeitende täglich Daten manuell eintippen, bleibt Power Automate mit Desktop Flows die einzige der drei Plattformen, die dieses Szenario direkt abdeckt.

Wann Zapier oder Make trotzdem die bessere Wahl sind

Umgekehrt gibt es Szenarien, in denen Power Automate tatsächlich ausscheidet. Wer viele kleine Nicht-Microsoft-Tools verbindet, etwa aus dem Marketing-Stack oder aus branchenspezifischer Nischensoftware, findet bei Zapier oft eine deutlich breitere und schneller aktualisierte App-Bibliothek für genau diese Randanwendungen. Auch beim reinen Onboarding-Tempo liegt Zapier häufig vorn: Eine einzelne Fachbereichs-Person kann dort ohne Rücksprache mit der IT starten, während Power Automate in einer gut geführten M365-Umgebung bewusst über DLP-Richtlinien und Umgebungen gebremst wird, was aus Governance-Sicht ein Vorteil, aus reiner Geschwindigkeit aber ein Nachteil ist.

Auch das Limit von 15 benutzerdefinierten Connectors und 100 Verbindungen pro Konto, das die offizielle FAQ zu Abrechnung und Messung für Power Automate nennt, kann in sehr integrationslastigen Umgebungen tatsächlich zum Ausschlusskriterium werden, sobald viele individuelle Schnittstellen parallel benötigt werden.

Entscheidungskriterien für M365-Firmen im Überblick

• Hohe Anforderung an Datenresidenz und Compliance: Spricht für Power Automate, weil die Verarbeitung im eigenen Mandanten bleibt.
• Überwiegend Microsoft-eigene Systeme wie SharePoint, Teams, Outlook oder Dataverse: Spricht für Power Automate, da hier meist Standardkonnektoren ausreichen.
• Viele kleine Nicht-Microsoft-Tools aus Marketing, Support oder Nische: Spricht eher für Zapier oder Make wegen der breiteren App-Auswahl.
• Legacy-Anwendung ohne API im Einsatz: Spricht klar für Power Automate mit Desktop Flows, da weder Zapier noch Make native RPA-Fähigkeiten bieten.
• Zentrale IT-Governance mit verpflichtenden DLP-Richtlinien gewünscht: Spricht für Power Automate.
• Schnelles Self-Service-Setup durch Fachbereiche ohne IT-Abstimmung nötig: Spricht eher für Zapier oder Make.

Wenn Sie unsicher sind, welche dieser Kriterien für Ihren konkreten Workflow überwiegen, hilft ein Blick von außen. Die Power-Automate-Beratung von NordFlux ordnet Ihre bestehende M365-Landschaft ein und zeigt auf, wo Power Automate ausreicht und wo eine Ergänzung durch ein anderes Tool wirklich sinnvoll ist. Sie behalten dabei die Kontrolle über die Entscheidung, wir liefern die technische Einordnung dazu.

Häufige Fragen

Ist Power Automate für M365-Firmen automatisch die richtige Wahl?

Nicht automatisch, aber oft die naheliegendste. Läuft der Großteil der Prozesse ohnehin über Microsoft-eigene Dienste wie SharePoint, Teams oder Outlook, deckt die im Arbeits- oder Schulkonto enthaltene kostenlose Lizenz laut Dokumentation bereits Cloud-Flows mit Standardkonnektoren ab. Sobald Premium-Connectors, RPA oder eine Freigabe an Kolleginnen und Kollegen gebraucht werden, ist eine Premium-Lizenz nötig, die trotzdem meist günstiger bleibt als eine komplett separate Zapier- oder Make-Subscription.

Können Zapier oder Make die DLP-Richtlinien von Power Automate umgehen?

Nein, aber sie unterliegen ihnen auch nicht, weil sie außerhalb der Power Platform laufen. Die DLP-Richtlinien der Power Platform wirken ausschließlich auf Connectors und Flows innerhalb der Power-Platform-Umgebungen. Nutzt ein Fachbereich stattdessen einen eigenen Zapier- oder Make-Account, greift dieses Kontrollinstrument gar nicht erst, was aus Governance-Sicht ein eigenes Risiko darstellt, das IT-Teams beim Blick auf Schatten-IT mit einplanen sollten.

Brauche ich für jedes Nicht-Microsoft-Tool zwingend Zapier oder Make?

Nein. Viele gängige Nicht-Microsoft-Dienste sind bereits als Standard- oder Premium-Connector in Power Automate verfügbar. Erst wenn ein Tool weder als vorgefertigter Connector existiert noch über eine dokumentierte API verfügt, die sich mit einem benutzerdefinierten Connector abbilden ließe, wird eine zusätzliche Plattform wie Zapier oder Make wirklich notwendig.

Was passiert mit bestehenden Power-Automate-Flows, wenn eine DLP-Richtlinie geändert wird?

Verstößt ein Flow gegen eine neu eingeführte oder geänderte Richtlinie, wird er laut Dokumentation automatisch angehalten und die betroffene Verbindung deaktiviert. Beim nächsten Speicherversuch erhält die verantwortliche Person eine Fehlermeldung, dass der Connector durch eine Richtlinie blockiert wird. Die vollständige Durchsetzung im gesamten Mandanten dauert in den meisten Fällen etwa eine Stunde, kann in Ausnahmefällen aber bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen.

Kann ich Power Automate und Zapier oder Make parallel im selben Unternehmen einsetzen?

Ja, das ist in der Praxis sogar häufig sinnvoll. Kernprozesse rund um Microsoft-eigene Systeme und sensible Daten laufen dann über Power Automate mit seiner Tenant-Governance, während einzelne Marketing- oder Vertriebs-Tools ohne native Anbindung über Zapier oder Make bedient werden. Wichtig ist dabei nur, dass die IT weiß, welche Fachbereiche welche externen Plattformen im Einsatz haben, damit keine unkontrollierte Schatten-IT entsteht.