Desktop-Flow-Lizenzen: Attended, unattended und hosted RPA im Vergleich

Sobald ein Desktop-Flow in Power Automate mehr tun soll als einmal auf Knopfdruck laufen, stellt sich unweigerlich die Lizenzfrage. Power Automate kennt für Desktop-Flows drei grundverschiedene Betriebsarten: attended, unattended und hosted RPA, und jede davon hängt an einer eigenen Lizenz mit eigener Logik. Wer das vorher nicht klärt, kauft entweder zu viel ein oder stellt erst im Betrieb fest, dass der Flow ohne zusätzliche Kapazitätslizenz gar nicht automatisch starten kann.

Dieser Artikel stellt die drei Lizenzmodelle einander gegenüber, erklärt, wofür sie jeweils gedacht sind, und zeigt, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten. Grundlage sind die aktuellen Angaben aus der offiziellen Microsoft-Dokumentation zu Power Automate.

Attended RPA: die Premium-Lizenz pro Person

Attended RPA bedeutet, dass ein Desktop-Flow mit menschlicher Aufsicht läuft: Eine Person startet den Flow auf dem eigenen, bereits genutzten Rechner, und der Bot führt die Aktionen aus, während die Person zusieht oder parallel weiterarbeitet, etwa im Picture-in-Picture-Modus. Laut der Übersicht der Power Automate-Lizenztypen ist dafür die Power Automate Premium-Benutzerlizenz vorgesehen, eine klassische Benutzerlizenz, die genau einem Menschen zugewiesen wird. Sie bringt einen beaufsichtigten Bot mit und deckt damit fast alles ab, was für den täglichen Einsatz nötig ist:

• Eine Arbeitsstation registrieren, um darauf Desktop-Flows auszuführen.
• Unbegrenzt viele Desktop-Flows erstellen und im Power Automate-Portal verwalten.
• Premium- und benutzerdefinierte Aktionen in einem Flow verwenden.
• Flows mit Kolleginnen und Kollegen teilen und Desktop-Flows in Umgebungen außerhalb der Standardumgebung anlegen.

Wichtig ist der Unterschied zur kostenlosen Power Automate-Lizenz: Die kostenlose Variante erlaubt zwar ebenfalls lokale, beaufsichtigte Desktop-Flows, aber ohne Freigabe an andere und ohne Zugriff auf Premium-Funktionen. Für jeden RPA-Entwickler, der Desktop-Flows im Portal baut und pflegt, brauchen Sie also mindestens eine Premium-Lizenz, unabhängig davon, ob später auch unattended oder hosted RPA zum Einsatz kommt.

Unattended RPA: die Process-Lizenz pro Maschine

Unattended RPA lässt einen Desktop-Flow ohne menschliche Aufsicht laufen. Der Bot meldet sich eigenständig am Zielrechner an, führt die Aktionen aus und meldet sich danach wieder ab, typischerweise nachts, zu festen Zeiten oder ausgelöst durch einen Cloud-Flow. Dafür reicht die Premium-Lizenz allein nicht aus. Benötigt wird zusätzlich eine Power Automate Process-Lizenz, die laut Dokumentation eine Kapazitätslizenz ist und nicht einer Person, sondern einer Maschine beziehungsweise einem Cloud-Flow zugewiesen wird.

Ein paar Punkte, die in der Praxis häufig für Verwirrung sorgen:

• Eine Process-Lizenz wird einem konkreten Computer zugewiesen und stellt dort einen unbeaufsichtigten Bot bereit, der jeweils einen Desktop-Flow gleichzeitig ausführen kann.
• Sollen mehrere unattended Desktop-Flows parallel auf derselben Maschine laufen, braucht jede zusätzliche parallele Ausführung eine eigene Process-Lizenz.
• Die zugehörige Kapazität wird pro Umgebung verwaltet. Wer unattended RPA in mehreren Umgebungen nutzt, muss die Kapazität dort jeweils separat zuweisen.
• Der Computer, auf dem der unattended Bot läuft, muss trotzdem vorher von jemandem mit Premium-Lizenz registriert worden sein.

Historisch gab es hierfür ein separates Unattended-RPA-Add-on neben der Per-Flow-Lizenz. Beide Modelle wurden zugunsten der Process-Lizenz vereinfacht, die seit August 2023 sowohl unattended RPA als auch Digital-Process-Automation-Cloud-Flows abdeckt und ohne Mindestabnahme erhältlich ist.

Hosted RPA: die Hosted Process-Lizenz für Maschinen aus der Cloud

Die dritte Variante, hosted RPA, löst ein anderes Problem: die physische Maschine selbst. Statt einen eigenen Windows-Rechner bereitzustellen und zu pflegen, stellt Microsoft die Maschine aus der eigenen Azure-Infrastruktur bereit. Die Einführung in gehostete Power Automate-RPA beschreibt zwei Ausprägungen:

• Gehostete Computer (Hosted Machines): einzelne, von Microsoft bereitgestellte Windows-Maschinen, auf denen RPA-Entwickler Desktop-Flows bauen, testen und sowohl beaufsichtigt als auch unbeaufsichtigt ausführen können, ganz ohne eigene Hardware.
• Gehostete Computergruppen (Hosted Machine Groups): eine Sammlung solcher Maschinen, die automatisch nach oben und unten skaliert, Lastspitzen abfängt und die Auslastung über mehrere Prozesse hinweg ausbalanciert.

Lizenziert wird beides über die Power Automate Hosted Process-Lizenz, die frühere Bezeichnung war Hosted-RPA-Add-on. Da diese Lizenz laut den Lizenzanforderungen zu gehosteten Computern eine Obermenge der normalen Process-Lizenz ist, deckt jeder gehostete Bot automatisch auch die unattended-Berechtigung mit ab. Trotzdem ersetzt sie nicht die Premium-Lizenz: RPA-Entwickler brauchen weiterhin eine Premium-Lizenz, um Desktop-Flows im Portal zu erstellen und zu verwalten, und für gehostete Computer kommen zusätzlich Voraussetzungslizenzen für Windows, Intune und Microsoft Entra ID hinzu, weil die Maschinen technisch über Windows 365 bereitgestellt werden.

Die drei Modelle im direkten Vergleich

• Attended RPA (Premium-Lizenz): Benutzerlizenz, ein beaufsichtigter Bot pro Lizenz, läuft auf dem eigenen, bereits genutzten Rechner, Grundlage für jede RPA-Entwicklung im Portal.
• Unattended RPA (Process-Lizenz): Kapazitätslizenz pro Maschine oder Cloud-Flow, ein unbeaufsichtigter Bot pro Lizenz, für automatische, zeit- oder ereignisgesteuerte Ausführung ohne Aufsicht.
• Hosted RPA (Hosted Process-Lizenz): Kapazitätslizenz für Microsoft-gehostete Maschinen, schließt die unattended-Berechtigung ein, spart die eigene Hardware- und Infrastrukturverwaltung, zusätzlich Windows-, Intune- und Entra-ID-Voraussetzungen nötig.

Für die Praxis heißt das: Eine reine Testautomatisierung auf dem Rechner einer einzelnen Person kommt oft mit einer Premium-Lizenz aus. Sobald ein Flow nachts oder ohne angemeldete Person laufen soll, kommt eine Process-Lizenz dazu. Und sobald Sie keine eigene RPA-Maschine mehr betreiben wollen oder die Automatisierung je nach Auslastung wachsen und schrumpfen soll, ist die Hosted-Process-Lizenz mit gehosteten Computern oder Computergruppen der passende Weg. Wenn Sie sich bei der Kombination aus Lizenzmodell, Umgebungen und Connectors unsicher sind, hilft die Power Automate Beratung von NordFlux dabei, die Lizenzstruktur passend zum tatsächlichen Automatisierungsbedarf aufzubauen. Sie behalten dabei die Kontrolle darüber, welche Prozesse beaufsichtigt und welche vollautomatisch laufen.

Häufige Fragen

Reicht eine Premium-Lizenz aus, um Desktop-Flows nachts automatisch laufen zu lassen?

Nein. Die Premium-Lizenz stellt nur einen beaufsichtigten Bot bereit, der mit einer angemeldeten Person am Rechner arbeitet. Für Ausführungen ohne menschliche Aufsicht, etwa nachts oder zeitgesteuert, braucht die Maschine zusätzlich eine Process-Lizenz mit unattended-Berechtigung.

Wie viele Process-Lizenzen brauche ich für mehrere parallele Desktop-Flows?

Für jede parallel laufende unbeaufsichtigte Ausführung auf derselben Maschine ist eine eigene Process-Lizenz nötig. Läuft auf einem Rechner immer nur ein Desktop-Flow gleichzeitig, genügt eine Lizenz für diese Maschine.

Ersetzt die Hosted-Process-Lizenz die Premium-Lizenz für RPA-Entwickler?

Nein. Die Hosted-Process-Lizenz lizenziert die gehostete Maschine selbst, nicht die Person, die den Flow entwickelt. Wer Desktop-Flows im Power Automate-Portal erstellt und verwaltet, braucht weiterhin eine eigene Premium-Lizenz.

Was ist der Unterschied zwischen gehosteten Computern und gehosteten Computergruppen?

Gehostete Computer sind einzelne, von Microsoft bereitgestellte Maschinen, gut geeignet zum Entwickeln, Testen und für den Betrieb durch einzelne Fachbereiche. Gehostete Computergruppen bündeln mehrere solcher Maschinen und skalieren sie automatisch nach Bedarf, was besonders für unbeaufsichtigte Automatisierung im größeren Maßstab gedacht ist.

Muss ich für jede Umgebung eigene Lizenzen zuweisen?

Ja. Sowohl die Process-Kapazität für unattended RPA als auch die Hosted-Process-Kapazität für gehostete Maschinen werden pro Umgebung zugewiesen. Nutzen Sie mehrere Umgebungen für unattended oder hosted RPA, müssen Sie die passende Kapazität in jeder einzelnen Umgebung separat einrichten.