Unattended RPA in Power Automate einrichten

Unbeaufsichtigte Desktop-Flows laufen ohne Bildschirm, ohne Tastatur und ohne jemanden, der zusieht. Eine Maschine meldet sich selbstständig an, führt den Flow aus und meldet sich danach wieder ab, mitten in der Nacht oder immer dann, wenn ein neuer Auftrag in der Warteschlange steht. Für Prozesse wie das nächtliche Einlesen von Rechnungen, das Übertragen von Bestelldaten zwischen zwei Systemen oder das Erstellen wiederkehrender Reports ist das genau die Betriebsart, die sich lohnt.

Bis vor einiger Zeit führte der Weg dorthin über ein On-Premises-Gateway. Microsoft hat diesen Weg inzwischen abgelöst: Gateways für Desktop-Flows werden nicht mehr unterstützt, stattdessen registriert sich jede Maschine direkt beim Power-Automate-Dienst. Dieser Beitrag zeigt, welche Schritte für die Einrichtung tatsächlich nötig sind, von der Lizenz über die Maschinenregistrierung bis zum ersten unbeaufsichtigten Lauf.

Was unbeaufsichtigte von beaufsichtigten Desktop-Flows unterscheidet

Bei einem beaufsichtigten (attended) Flow sitzt jemand am Rechner und startet die Automatisierung manuell, oft mit Rückfragen oder Eingaben zwischendurch. Ein unbeaufsichtigter (unattended) Flow läuft dagegen vollständig ohne menschliches Zutun: Power Automate meldet sich mit hinterlegten Zugangsdaten an der Maschine an, führt den Flow aus und meldet sich anschließend wieder ab. Laut Microsoft-Dokumentation zum Ausführen unbeaufsichtigter Desktop-Flows erstellt Power Automate dafür eine Remotedesktop-Sitzung auf der Zielmaschine; eine Verbindung zur Konsolensitzung ist für unbeaufsichtigte Läufe nicht vorgesehen. Der Bildschirm bleibt während der gesamten Ausführung gesperrt, sodass niemand zusieht und niemand versehentlich eingreift.

Wichtig für die Planung: Windows 10 und Windows 11 verweigern unbeaufsichtigte Läufe, sobald eine aktive Benutzersitzung existiert, selbst wenn sie gesperrt ist. Attended- und Unattended-Automatisierung solltest du deshalb nicht auf derselben Maschine mischen, sondern getrennte Maschinen dafür einplanen.

Voraussetzungen: Lizenz, Rolle und Berechtigungen

Für unbeaufsichtigte Automatisierung brauchst du den Power-Automate-Prozessplan, wie in der Dokumentation zum Kauf und der Zuweisung von Power-Automate-Lizenzen beschrieben. Die Zuweisung läuft zweistufig: Zuerst weist ein Administrator die Prozesslizenz einer Umgebung im Power Platform Admin Center zu, danach wird pro Maschine, die unbeaufsichtigt laufen soll, eine Lizenz verbraucht. Läuft mehr als ein unbeaufsichtigter Flow gleichzeitig auf derselben Maschine, braucht jeder zusätzliche parallele Lauf eine eigene Lizenz.

Für die eigentliche Registrierung reicht die Rolle Umgebungsersteller; wer die Registrierung auf bestimmte Personen beschränken will, kann stattdessen die Rolle Desktop-Flow-Computerbesitzer vergeben. Ohne eine dieser Rollen lässt sich keine Maschine an eine Umgebung anbinden.

Schritt 1: Maschine registrieren

Die Registrierung läuft heute über die direkte Konnektivität, nicht mehr über ein Gateway. Laut Anleitung zum Verwalten von Computern genügt es, Power Automate for Desktop ab Version 2.8.73.21119 zu installieren und dabei die Option zur Installation der Laufzeit-App zu aktivieren. Nach dem Start der Power-Automate-Computerlaufzeit und der Anmeldung registriert sich die Maschine automatisch in der aktuell ausgewählten Umgebung; ist sie noch nicht registriert, fragt Power Automate direkt nach der gewünschten Umgebung.

Ein paar Punkte lohnen einen zweiten Blick, bevor du produktiv gehst:

• Windows-10-Home- und Windows-11-Home-Geräte unterstützen keine direkte Konnektivität.
• Eine virtuelle Maschine darfst du nach der Installation der Laufzeit-App nicht mehr klonen, sonst geht die Registrierung durcheinander.
• Setzt du ein PC-Reset ein, verlierst du die Registrierung und musst die Maschine neu anmelden.
• Wer noch alte Gateway-Verbindungen im Einsatz hat, findet die betroffenen Desktop-Flow-Verbindungen unter Daten > Gateways und kann sie dort schrittweise auf Direkt zum Computer umstellen.

Schritt 2: Prozesskapazität als unbeaufsichtigten Bot zuweisen

Eine registrierte Maschine kann noch keine unbeaufsichtigten Flows ausführen, solange ihr keine Kapazität zugewiesen ist. Laut Dokumentation zur Prozesskapazität wird eine Maschine erst durch die zugewiesene Prozesskapazität zu einem sogenannten unbeaufsichtigten Bot. Auf der Detailseite der Maschine stellst du über den Schieberegler Unbeaufsichtigte Bots ein, wie viele parallele unbeaufsichtigte Läufe die Maschine gleichzeitig verarbeiten darf, und speicherst die Einstellung. Jeder zugewiesene Bot kann jeweils genau einen Lauf gleichzeitig übernehmen; für drei parallele Läufe brauchst du also drei Bots und entsprechend drei Prozesslizenzen.

Wie viele Bots eine einzelne Maschine maximal tragen kann, hängt vom Betriebssystem ab; bei einigen Windows-Server-Varianten liegt die Obergrenze bei zehn. Alternativ lässt sich Kapazität auch automatisch zuordnen: Sobald ein unbeaufsichtigter Lauf ansteht, weist Power Automate dann selbstständig einen Bot zu, der danach bis zur manuellen Freigabe auf der Maschine verbleibt.

Schritt 3: Cloud-Flow auf unbeaufsichtigten Modus stellen

Erst jetzt kommt der eigentliche Flow ins Spiel. Du erstellst oder bearbeitest einen Cloud-Flow, legst darin eine Desktop-Flow-Verbindung an und wählst beim Auslösen des Desktop-Flows den unbeaufsichtigten Modus aus. Power Automate übernimmt anschließend Anmeldung, Ausführung und Abmeldung automatisch anhand der in der Verbindung hinterlegten Zugangsdaten.

Zwei Stolperfallen tauchen hier in der Praxis am häufigsten auf:

• Der hinterlegte Benutzer braucht Berechtigungen für eine Remotedesktopsitzung auf der Zielmaschine, in der Regel also Mitgliedschaft in der Gruppe Remotedesktopbenutzer. Fehlt sie, bricht der Lauf mit einem Berechtigungsfehler ab.
• Bei einer Anmeldung über Microsoft Entra ID mit Zertifikat oder mit Benutzername und Kennwort über NLA sind zusätzliche Schritte nötig, etwa das Aktivieren der Entra-Authentifizierung für RDP für die passende App-ID und das Ausblenden des Einwilligungsdialogs für die Zielgerätegruppe. Ohne diese Freigabe scheitert der Lauf mit dem Fehler `MSEntraRemoteDesktopAppConsentRequired`.

Schritt 4: Bildschirmauflösung und Sitzungsverhalten festlegen

Die Standardauflösung einer Remotedesktop-Sitzung weicht häufig von der Auflösung ab, mit der der Flow ursprünglich aufgezeichnet wurde. Das führt im unbeaufsichtigten Betrieb schnell zu Elementen, die nicht gefunden werden, oder zu Klicks an der falschen Stelle. Über die Flow-Eigenschaften eines Desktop-Flows lässt sich deshalb eine feste Bildschirmauflösung für unbeaufsichtigte Läufe hinterlegen; ruft der Flow weitere Unterflows auf, gilt diese Auflösung dann für alle.

Zusätzlich kannst du unter Überwachen > Computer > Einstellungen die Funktion Sitzungen für unbeaufsichtigte Ausführungen wiederverwenden aktivieren. Damit bleibt die Windows-Sitzung nach einem Lauf bestehen (nur gesperrt), statt komplett neu aufgebaut zu werden, was aufeinanderfolgende Läufe spürbar beschleunigt. Fügst du eine Maschine später einer Maschinengruppe hinzu, übernimmt sie automatisch deren Einstellungen; entfernst du sie wieder, bleiben die zuletzt gültigen Werte erhalten.

Betrieb, Grenzwerte und der Wartungsmodus

Für Installationen oder Wartungsarbeiten an einer Maschine gibt es einen eigenen Schalter: Der Wartungsmodus stoppt neue Zuweisungen für eine einzelne Maschine oder eine ganze Maschinengruppe, ohne bereits laufende Ausführungen abzubrechen. Läuft die Maschine allein, landen neue Aufträge in der Warteschlange; ist sie Teil einer Gruppe, übernimmt eine andere aktive Maschine.

Für die Planung größerer Setups helfen ein paar feste Grenzwerte: Eine Maschinengruppe fasst maximal 50 Maschinen, und ein Desktop-Flow darf laut Dokumentation maximal zwölf Stunden in der Warteschlange stehen, bevor er als fehlgeschlagen markiert wird. Bei sporadisch auftretenden Fehlern lohnt sich außerdem ein Blick auf den Sitzungsstatus der Maschine: Eine gesperrte oder getrennte Sitzung desselben Benutzers verhindert zuverlässig jeden weiteren unbeaufsichtigten Lauf, bis sie aktiv beendet wird.

Wer nicht dauerhaft eigene VMs pflegen möchte, kann auf gehostete Maschinen oder gehostete Maschinengruppen umsteigen, die Microsoft direkt in Azure bereitstellt und bei Bedarf automatisch skaliert. Für die meisten mittelständischen Setups reicht anfangs jedoch eine einzelne registrierte Maschine völlig aus, bevor sich eine Skalierung überhaupt lohnt. Welche Variante zum eigenen Prozessvolumen passt, lässt sich am besten anhand des konkreten Flows einschätzen, etwa im Rahmen einer Power-Automate-Beratung. Du behältst dabei jederzeit die Kontrolle darüber, welche Maschine welchen Prozess übernimmt und wann sie dafür bereitsteht.

Häufige Fragen

Brauche ich für unbeaufsichtigte Desktop-Flows noch ein Gateway?

Nein. Gateways für Desktop-Flows werden nicht mehr unterstützt. Maschinen registrieren sich stattdessen direkt über die Power-Automate-Computerlaufzeit bei der Cloud, sobald du dich dort anmeldest. Bestehende Gateway-Verbindungen solltest du auf die Verbindungsart Direkt zum Computer umstellen.

Wie viele unbeaufsichtigte Läufe kann eine Maschine gleichzeitig ausführen?

Genau so viele, wie ihr an Prozesskapazität zugewiesen wurde. Jeder zugewiesene unbeaufsichtigte Bot übernimmt einen Lauf gleichzeitig, die Obergrenze pro Maschine liegt je nach Betriebssystem bei bis zu zehn Bots. Für mehr parallele Läufe brauchst du entsprechend mehr Prozesslizenzen.

Warum schlägt mein unbeaufsichtigter Flow trotz korrekter Zugangsdaten fehl?

Der häufigste Grund ist eine bereits aktive, wenn auch gesperrte Windows-Sitzung auf der Zielmaschine, denn unbeaufsichtigte Läufe erfordern eine Maschine, von der alle Benutzer abgemeldet sind. Prüfe außerdem, ob der hinterlegte Benutzer Mitglied der Gruppe Remotedesktopbenutzer ist und ob das Kennwort noch gültig ist.

Kann ich attended und unattended auf derselben Maschine gleichzeitig betreiben?

Microsoft rät ausdrücklich davon ab, weil beaufsichtigte Automatisierung eine aktive Sitzung voraussetzt, während unbeaufsichtigte Automatisierung eine abgemeldete oder getrennte Sitzung braucht. In der Praxis blockieren sich beide Betriebsarten gegenseitig, sauberer ist eine eigene Maschine je Betriebsart.

Lohnt sich eine gehostete Maschinengruppe gegenüber einer eigenen VM?

Das hängt vom Volumen ab. Eine einzelne registrierte Maschine reicht für viele Prozesse völlig aus und lässt sich schnell einrichten. Erst wenn die Auslastung stark schwankt oder mehrere Prozesse parallel laufen müssen, zahlt sich eine gehostete Maschinengruppe aus, weil sie Bots automatisch je nach Bedarf hoch- und herunterskaliert.