Wer genehmigt, wenn der Chef im Urlaub ist? Vertretungsregeln für Power-Automate-Genehmigungen

Eine Rechnung wartet auf die Freigabe der Geschäftsführung, die für zwei Wochen am Meer liegt. Die Person, die einspringen könnte, weiß nichts von der offenen Anfrage. So bleibt eine Freigabe liegen, obwohl im Betrieb jemand da wäre, der sie erteilen dürfte. Das eigentliche Problem ist nicht die Abwesenheit, sondern die fehlende Vertretungsregel.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Vertretung und Delegation in Power-Automate-Genehmigungen sauber abbilden, damit Freigaben auch dann weiterlaufen, wenn die eigentlich zuständige Person nicht erreichbar ist.

Warum bleiben Freigaben liegen, wenn die genehmigende Person im Urlaub ist?

Eine Genehmigung bleibt liegen, weil eine Power-Automate-Genehmigungsaufgabe fest an eine konkrete Person gebunden ist und nicht von selbst an eine Vertretung übergeht, sobald diese Person abwesend ist.

Nach § 3 Bundesurlaubsgesetz hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub bei einer Sechstagewoche, also 20 Arbeitstage bei einer Fünftagewoche. In der Praxis gewähren viele Betriebe rund 30 Tage. Zählt man Krankheit, Fortbildung und Dienstreisen dazu, ist eine genehmigende Person an einem spürbaren Teil des Jahres nicht am Schreibtisch. Ohne Vertretungsregel wird genau diese Abwesenheit zur Bremse.

Erschwerend kommt hinzu, dass Power Automate eine unbeantwortete Genehmigung lange geduldig liegen lässt. Läuft eine Anfrage über den Approvals-Kit, wechselt sie erst nach 30 Tagen ohne Antwort in den Status "Pending (Timeout)" und der zugehörige Cloud-Flow startet automatisch neu (Microsoft Learn). Ein Monat, in dem niemand nachfasst, ist im Genehmigungsalltag eine Ewigkeit.

Welche Vertretungsoptionen bietet Power Automate von Haus aus?

Power Automate kennt zwei native Wege, eine Genehmigung an eine andere Person zu geben: die manuelle Neuzuweisung durch die zugewiesene Person und die automatische Delegation über den Approvals-Kit.

• Manuelle Neuzuweisung (Reassign): Wer eine Genehmigungsanfrage erhalten hat, kann sie im Power-Automate-Portal über das Drei-Punkte-Menü an eine andere Person weitergeben. Der Haken laut Microsoft Learn: Nur die zugewiesene Person selbst kann neu zuweisen, die anfragende Person kann das nicht. Ist die zuständige Person bereits im Urlaub, hilft Reassign also nicht mehr, weil niemand mehr an ihrer Stelle klicken kann.
• Native Teams-Genehmigungen: Die in Microsoft Teams integrierte Genehmigungs-App bietet aktuell keine eingebaute Delegation innerhalb der App-Oberfläche. Microsoft bestätigt das im eigenen Q&A-Forum und verweist für Vertretungsszenarien auf den Approvals-Kit oder eigene Flows.
• Approvals-Kit mit Abwesenheits-Delegation: Der Approvals-Kit für Power Automate bringt Einstellungen für Abwesenheit und Delegation mit. Hinterlegt eine genehmigende Person dort einen Abwesenheitszeitraum und eine Vertretung, werden neue Genehmigungsanfragen im gewählten Zeitraum automatisch an diese Vertretung übergeben (Microsoft Learn). Das ist der einzige native Weg, der die Vertretung ohne Zutun der abwesenden Person regelt.

Wie richten Sie eine belastbare Vertretung in Power-Automate-Genehmigungen ein?

Eine belastbare Vertretung entsteht, wenn Sie die zuständige Person nicht fest in den Flow schreiben, sondern zur Laufzeit aus einer pflegbaren Vertretungsliste bestimmen.

Der robusteste Aufbau in eigenen Flows arbeitet mit einer zentralen Vertretungstabelle, meist einer SharePoint-Liste. Dort steht je genehmigende Person eine Vertretung plus Start- und Enddatum der Abwesenheit. Bevor der Flow die Genehmigung startet, liest er diese Liste und entscheidet: Fällt das heutige Datum in einen Abwesenheitszeitraum, geht die Aufgabe an die Vertretung, sonst an die reguläre Person.

• Vertretung aus Liste statt aus dem Flow: Wer die zuständige Person hart in den Flow schreibt, muss bei jeder Abwesenheit den Flow anfassen. Eine gepflegte Liste ändert das Fachteam selbst, ohne Eingriff in die Automatisierung.
• Parallele Genehmigung bei kritischen Freigaben: Weisen Sie zeitkritische Anfragen von vornherein zwei Personen zu, sodass eine Zusage genügt. So hängt die Freigabe nie an einer einzelnen Anwesenheit.
• Eskalation nach Frist: Kombinieren Sie die Vertretung mit einer Frist. Antwortet niemand innerhalb weniger Tage, geht die Anfrage automatisch eine Stufe höher, statt einen Monat auf den Timeout zu warten.

In NordFlux-Projekten setzen wir die Vertretung bewusst außerhalb des Flows auf, damit Sekretariat oder Teamleitung Abwesenheiten selbst eintragen können. Ein typischer Fall aus der Praxis: Ein Verwaltungskunde wollte, dass Rechnungsfreigaben während der Abwesenheit der Amtsleitung ohne Verzögerung an die Stellvertretung gehen. Gelöst über eine Vertretungsliste, die das Vorzimmer pflegt, plus eine Frist von drei Werktagen, nach der die Anfrage sichtbar eskaliert.

Vertretung oder Timeout: was ist der Unterschied?

Die Vertretung entscheidet, wer eine Freigabe erteilt, während der Timeout nur festlegt, was passiert, wenn niemand entscheidet. Beides wird gebraucht, aber es löst unterschiedliche Probleme.

Ein Timeout ist ein Sicherheitsnetz: Er verhindert, dass eine Anfrage endlos hängt, indem der Flow nach Ablauf einer Frist eine Ersatzaktion auslöst, etwa automatisch ablehnt oder eskaliert. Er sorgt aber nicht dafür, dass die richtige Person überhaupt entscheidet. Eine Vertretungsregel dagegen bringt die Entscheidung zur passenden anwesenden Person, bevor eine Frist überhaupt reißt. Wer nur mit Timeouts arbeitet, tauscht liegengebliebene Freigaben gegen automatische Ablehnungen ein, und das ist selten gewollt. Wie Freigaben im Mittelstand generell hängen bleiben und was das kostet, lesen Sie im Beitrag zu Genehmigungsworkflows im Mittelstand. Wenn Sie Vertretung, Fristen und Eskalation direkt in Ihre Prozesse gießen wollen, unterstützt NordFlux Sie bei der Automatisierung von Genehmigungsworkflows.

Häufige Fragen zur Vertretung bei Power-Automate-Genehmigungen

Kann ich in Power Automate eine Vertretung ohne Programmierung einrichten?

Teilweise. Der Approvals-Kit bietet fertige Abwesenheits- und Delegationseinstellungen, die ohne Code auskommen. Für individuelle Regeln mit eigener Vertretungsliste und Fristen ist ein Flow nötig, der sich aber ohne klassische Programmierung im Designer zusammenklicken lässt.

Kann eine bereits abwesende Person ihre Genehmigung noch weitergeben?

Über die manuelle Neuzuweisung nur, solange sie selbst aktiv ist. Nur die zugewiesene Person kann eine Anfrage neu zuweisen, die anfragende Person kann das nicht. Ist die Person schon im Urlaub, brauchen Sie eine automatische Vertretung über den Approvals-Kit oder einen eigenen Flow.

Was passiert, wenn niemand die Genehmigung bearbeitet?

Bei einer Genehmigung über den Approvals-Kit wechselt die Anfrage nach 30 Tagen ohne Antwort in den Status "Pending (Timeout)" und der Flow startet neu. In eigenen Flows können Sie eine deutlich kürzere Frist und eine automatische Eskalation hinterlegen.

Bietet die Teams-Genehmigungs-App eine eingebaute Vertretung?

Nein. Die native Genehmigungs-App in Microsoft Teams hat derzeit keine Delegation innerhalb der App-Oberfläche. Für Vertretung nutzen Sie den Approvals-Kit oder einen eigenen Genehmigungsflow.