30-Tage-Timeout bei Genehmigungen in Power Automate: Das Relay-Muster als Lösung

Ein Genehmigungsflow in Power Automate wartet geduldig, solange die genehmigende Person nicht reagiert, doch diese Geduld ist nicht unbegrenzt. Läuft eine Genehmigung über eine längere Abwesenheit, eine Elternzeit oder eine Investitionsentscheidung, die erst im nächsten Quartal ansteht, kann der zugrunde liegende Flow-Lauf einfach abbrechen, bevor überhaupt eine Antwort vorliegt. Für Teams, die sich auf einen einzigen durchlaufenden Flow verlassen, ist das ein unangenehmer Blindspot: Die Anfrage sieht im Postfach der genehmigenden Person weiterhin normal aus, im Hintergrund ist der Prozess aber bereits tot.

Dieser Artikel erklärt, warum Power Automate Genehmigungen nach rund 30 Tagen beendet, was in der Praxis schon etwas früher passiert, und wie sich das sogenannte Relay-Muster mit zwei getrennten Flows nutzen lässt, um Genehmigungen mit unbestimmter Laufzeit sauber abzubilden. Stand: Juli 2026.

Warum Power Automate Genehmigungen nach 30 Tagen abbricht

Die Ursache liegt nicht in der Genehmigungsfunktion selbst, sondern in einer generellen Laufzeitgrenze für Cloud-Flows. Laut den Grenzwerten für automatisierte, geplante und Direktflows gilt für jeden einzelnen Flow-Lauf eine maximale Laufzeit von 30 Tagen, gerechnet ab dem Startzeitpunkt der Ausführung. Die Dokumentation formuliert das eindeutig: Die Laufzeit umfasst auch Abläufe mit ausstehenden Schritten wie Genehmigungen, und nach 30 Tagen tritt für ausstehende Schritte ein Timeout ein.

Das betrifft vor allem die Aktion Starten und auf eine Genehmigung warten, weil sie den Flow-Lauf so lange blockiert, bis eine Antwort eintrifft. Genau dieses Blockieren wird ihr zum Verhängnis, sobald die Wartezeit die 30-Tage-Grenze erreicht. Der Flow hat zu diesem Zeitpunkt technisch keine Möglichkeit mehr weiterzulaufen, unabhängig davon, ob die genehmigende Person die Anfrage übersehen hat oder schlicht noch nicht dazu gekommen ist.

Was in der Praxis schon nach 28 Tagen passiert

Microsoft weist in der Übersicht der bekannten Probleme bei Genehmigungen auf eine Besonderheit hin, die in der Praxis relevanter ist als die dokumentierten 30 Tage: Ein Genehmigungsprozess kann demnach 28 Tage warten, und überschreitet die Wartezeit diese 28 Tage, schlägt der Flow fehl. Wichtig dabei ist, dass sich dieser Fehler nur auf den Flow-Lauf selbst auswirkt. Die Genehmigung bleibt im Genehmigungscenter weiterhin sichtbar, obwohl kein Flow mehr darauf wartet.

Das führt zu verwaisten Einträgen, auf die eine genehmigende Person theoretisch noch antworten kann, ohne dass diese Antwort irgendwo ankommt. Die anfordernde Person oder eine Umgebungsadministration muss solche verwaisten Genehmigungen manuell aus dem Aktionscenter löschen. Wer regelmäßig Genehmigungen mit unklarer Laufzeit verschickt, sollte diesen Aufräumschritt fest in die eigene Prozesspflege einplanen, statt sich darauf zu verlassen, dass alte Einträge von selbst verschwinden.

Das Relay-Muster: zwei Flows statt eines langen Laufs

Die von Microsoft empfohlene Lösung für Genehmigungen mit potenziell langer Laufzeit ist das Aufteilen in zwei unabhängige Flows. Nach der Anleitung Erstellen und Testen eines Genehmigungsworkflows mit Power Automate gilt: Wenn ein Flow länger als 30 Tage ausgeführt wird, sollten die Genehmigungen in Microsoft Dataverse gespeichert werden. Das ermöglicht es, Flows zu erstellen, die auf Antworten reagieren, auch nachdem die ursprüngliche Flow-Ausführung längst abgelaufen ist.

Konkret nutzt du dafür die Aktion Eine Genehmigung erstellen (v2) statt der blockierenden Starten und auf eine Genehmigung warten-Aktion:

• Flow A sendet nur: Er erstellt die Genehmigungsanfrage über Eine Genehmigung erstellen (v2), schreibt die Genehmigungs-ID zusammen mit dem Vorgangskontext in eine Dataverse-Tabelle oder ein anderes Quellsystem und endet danach sofort. Keine 30-Tage-Uhr tickt hier, weil der Flow nicht wartet.
• Flow B übernimmt die Logik: Ein zweiter, unabhängiger Flow reagiert auf die Antwort, etwa über einen Dataverse-Trigger auf Statusänderungen oder über die Aktion Warten auf eine Genehmigung, verknüpft mit der zuvor gespeicherten Genehmigungs-ID. Er führt erst dann die eigentliche Geschäftslogik aus, wenn tatsächlich eine Entscheidung vorliegt, egal ob nach drei Tagen oder nach drei Monaten.

Diese Übergabe von einem sendenden an einen wartenden Flow ist das eigentliche Relay-Muster: Statt eines einzelnen Läufers, der die komplette Strecke allein durchhalten muss, übernimmt ein zweiter Flow den Staffelstab und ist an keine Laufzeitgrenze des ersten gebunden.

Eine Stolperfalle beim Aufteilen von Erstellen und Warten

Die bekannten Probleme nennen einen Effekt, den viele beim ersten Aufbau des Relay-Musters übersehen: Antwortet die genehmigende Person sehr schnell, bevor der Flow überhaupt die Warten-Aktion erreicht hat, kann der Flow in der Wartephase hängen bleiben. Microsoft empfiehlt deshalb, die Aktionen Erstellen und Warten innerhalb des Flows möglichst nah beieinander aufzurufen oder alternativ den Genehmigungsstatus in Dataverse zu prüfen, bevor die Warten-Aktion überhaupt gestartet wird. Für ein sauberes Relay-Muster lohnt sich also ein kurzer Blick auf genau diese Reihenfolge, bevor der Flow produktiv geht.

Sonderfall Genehmigungskit: automatischer Neustart nach Timeout

Wer statt eigener Flows das vorgefertigte Genehmigungskit, also die Business-Genehmigungsverwaltungs-App, einsetzt, bekommt einen Teil dieser Absicherung bereits mitgeliefert. Laut der Referenz zum Genehmigungsstatus gibt es dort den Status Ausstehend (Timeout): Er bedeutet, dass die genehmigende Person innerhalb der ersten 30 Tage nicht geantwortet hat und die Power-Automate-Cloud-Flow-Ausführung, die diese Anforderung verwaltet, automatisch neu gestartet wird. Nach dem Neustart wechselt der Status wieder zurück auf Ausstehend, und die Anfrage bleibt gültig.

Das ist eine bequeme Automatik, gilt aber nur innerhalb des Genehmigungskits mit seiner Dataverse-Anbindung und nicht automatisch für jeden selbst gebauten Flow. Wer einen eigenen Genehmigungsflow ohne dieses Kit betreibt, muss den Neustart-Mechanismus über das oben beschriebene Zwei-Flow-Muster selbst nachbauen.

Praktische Tipps für robuste Langläufer-Genehmigungen

• Plane das Relay-Muster von Anfang an ein, sobald eine Genehmigung realistisch länger als drei bis vier Wochen offen bleiben könnte, statt erst zu reagieren, wenn der erste Flow bereits fehlgeschlagen ist.
• Speichere Status und Genehmigungs-ID außerhalb des Flows, etwa in Dataverse oder einer SharePoint-Liste, damit ein zweiter Flow jederzeit anknüpfen kann.
• Baue eine Erinnerung ein, die nach etwa 20 Tagen nochmals an die genehmigende Person geht, damit die Entscheidung im praktisch nutzbaren Zeitfenster fällt.
• Räume verwaiste Genehmigungen im Aktionscenter regelmäßig auf, damit alte Anfragen nicht versehentlich beantwortet werden, ohne dass ein Flow noch reagiert.

Wer dieses Muster nicht allein aufbauen möchte oder mehrere Genehmigungsprozesse gleichzeitig absichern muss, kann sich von einem spezialisierten Dienstleister wie NordFlux begleiten lassen. Du behältst dabei die Kontrolle über deinen Prozess, während die technische Absicherung gegen das 30-Tage-Limit sauber im Hintergrund läuft.

Häufige Fragen

Ab wann genau bricht eine Power-Automate-Genehmigung ab?

Offiziell dokumentiert ist eine maximale Laufzeit von 30 Tagen pro Flow-Lauf, in der Praxis kann der Flow laut Microsoft aber schon nach 28 Tagen fehlschlagen, wenn die Wartezeit diesen Wert überschreitet. Für die Planung solltest du sicherheitshalber mit dem niedrigeren Wert rechnen.

Was passiert mit der Genehmigung, die im Aktionscenter zurückbleibt?

Sie bleibt sichtbar und wirkt auf den ersten Blick normal, obwohl kein Flow mehr auf eine Antwort wartet. Eine Reaktion der genehmigenden Person läuft dann ins Leere, weshalb solche verwaisten Einträge manuell aus dem Genehmigungscenter entfernt werden sollten.

Reicht das Relay-Muster für unbegrenzt lange Wartezeiten?

Ja, weil der wartende zweite Flow jeweils nur so lange läuft, wie eine einzelne Warten-Aktion es zulässt, und bei Bedarf erneut angestoßen werden kann, solange die Genehmigungsinformation zentral in Dataverse oder einem anderen Quellsystem gespeichert bleibt. Die 30-Tage-Grenze eines einzelnen Laufs wird dadurch nicht aufgehoben, sondern für den Gesamtprozess irrelevant gemacht.

Gilt der automatische Neustart nach Timeout auch für selbst gebaute Flows?

Nein, der automatische Neustart mit dem Status Ausstehend (Timeout) ist eine Funktion des vorgefertigten Genehmigungskits mit seiner eigenen Dataverse-Struktur. Bei einem individuell gebauten Genehmigungsflow musst du diesen Mechanismus über das Zwei-Flow-Muster selbst nachbilden.

Wie wähle ich zwischen dem Zwei-Flow-Muster und dem fertigen Genehmigungskit?

Für einzelne, spezifische Genehmigungsprozesse mit eigener Logik ist das selbst gebaute Zwei-Flow-Muster meist die passendere und schlankere Lösung. Sollen dagegen mehrere ähnliche Genehmigungsprozesse im Unternehmen einheitlich verwaltet werden, lohnt sich ein Blick auf das Genehmigungskit, weil es Timeout-Handling und Statuslogik bereits mitbringt.