Mehrstufiger Genehmigungsworkflow in Power Automate

Ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow in Power Automate reiht mehrere Genehmigungsschritte hintereinander, etwa zuerst den direkten Vorgesetzten und danach die Geschäftsführung, indem Sie die Aktion Genehmigungen - Starten und auf eine Genehmigung warten mehrfach mit einer dazwischengeschalteten Bedingung verknüpfen. Läuft die erste Genehmigung positiv, startet automatisch die zweite Anfrage an die nächste Instanz, während bei Abwesenheit von Genehmigenden eine Vertretungsregelung greifen kann und Anfragen, die länger als 30 Tage offen bleiben, eine gesonderte technische Behandlung benötigen. Stand: Juli 2026.

Wie ist ein zweistufiger Genehmigungsprozess technisch aufgebaut?

Ein zweistufiger Prozess besteht aus zwei aufeinanderfolgenden Genehmigungsblöcken, die durch eine Bedingung miteinander verbunden sind. Nach der Anleitung Sequenzielle Genehmigungen mit Power Automate verwalten läuft ein solcher Flow in dieser Reihenfolge ab.

• Vorgesetzten abrufen: Die Aktion Vorgesetzten abrufen (V2) aus dem Office-365-Benutzer-Connector ermittelt automatisch die vorgesetzte Person der antragstellenden Person über deren E-Mail-Adresse.
• Erste Genehmigung: Die Aktion Starten und auf eine Genehmigung warten sendet die Anfrage an diese vorgesetzte Person und pausiert den Flow, bis eine Antwort vorliegt.
• Bedingung prüfen: Eine Bedingung vergleicht die Antwort der genehmigenden Person mit dem Wert Genehmigen, wobei bei dieser Prüfung Groß- und Kleinschreibung beachtet wird.
• Zweite Genehmigung: Nur im Ja-Zweig folgt der zweite Genehmigungsblock, der an die nächsthöhere Instanz geht, etwa die Geschäftsführung.

Fällt die erste Entscheidung negativ aus, endet der Flow im Nein-Zweig direkt mit einer Ablehnungs-E-Mail, ohne dass die Geschäftsführung überhaupt angefragt wird. Das entspricht dem in der Microsoft-Dokumentation beschriebenen Urlaubsantrags-Beispiel, bei dem eine Vorabgenehmigung durch den Vorgesetzten der finalen Entscheidung vorausgeht.

Wie leiten Sie die zweite Stufe an die Geschäftsführung weiter?

Für die zweite Stufe benötigen Sie im Ja-Zweig der ersten Bedingung einen weiteren Genehmigungsblock mit eigener Empfängeradresse. Microsoft beschreibt dafür zwei Wege: entweder tragen Sie im Feld Zugewiesen zu direkt die E-Mail-Adresse der Geschäftsführung fest ein, oder Sie fügen eine zweite Aktion Vorgesetzten abrufen ein, die auf Basis der bereits ermittelten vorgesetzten Person deren eigenen Vorgesetzten holt. Im Tutorial wird dieser Schritt als Manager des Vorabgenehmigers abrufen bezeichnet und ist sinnvoll, wenn die Organisationsstruktur mehrere Hierarchieebenen hat und die Zuständigkeit nicht fest an eine Person gebunden werden soll. Nach jeder Stufe empfiehlt es sich, die Quellliste oder das Quellsystem, zum Beispiel eine SharePoint-Liste, mit dem jeweiligen Status und den Kommentaren der genehmigenden Person zu aktualisieren, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.

Wie funktioniert die Vertretungsregelung bei Abwesenheit von Genehmigenden?

Über die App Genehmigungsmanager lässt sich eine Vertretungsregelung einrichten, die eingehende Genehmigungsanfragen während einer definierten Abwesenheit automatisch an eine andere Person delegiert. Laut der Anleitung Abwesenheiten und Delegationen einrichten legen Sie dafür Start- und Endzeitpunkt der Abwesenheit fest, wählen die vertretende Person aus einer Kontaktliste aus und können die automatisch generierte Nachricht an diese Person anpassen. Wichtig für die Praxis ist eine Einschränkung, die Microsoft ausdrücklich benennt: Die Delegation greift nur, wenn die Abwesenheitseinstellung aktiv ist und der aktuelle Zeitpunkt innerhalb des gewählten Zeitraums liegt. Ist die Einstellung deaktiviert oder liegt eine Anfrage außerhalb des Zeitfensters, geht die Genehmigungsanfrage weiterhin an die ursprünglich zugewiesene Person. Diese Vertretungsfunktion ist Teil des separaten Genehmigungskits und muss von jeder genehmigenden Person selbst eingerichtet werden, sie greift nicht automatisch für jeden Flow.

Was passiert bei Genehmigungen, die länger als 30 Tage offen bleiben?

Bleibt eine Genehmigungsanfrage länger als 30 Tage offen, rät Microsoft laut Erstellen und Testen eines Genehmigungsworkflows mit Power Automate dazu, die Genehmigung in Microsoft Dataverse zu speichern, weil die Ausführungsdauer eines einzelnen Flow-Laufs begrenzt ist. Der empfohlene Aufbau nutzt zwei getrennte Flows: einen, der die Genehmigungsanfrage über die Aktion Genehmigung erstellen (v2) versendet, und einen zweiten, der unabhängig vom ursprünglichen Lauf auf die spätere Antwort reagiert und die Geschäftslogik ausführt. So bleibt der Workflow auch dann funktionsfähig, wenn die Geschäftsführung erst nach mehreren Wochen reagiert, etwa während einer längeren Reise oder in einer arbeitsintensiven Phase. Wer einen mehrstufigen Genehmigungsprozess mit dieser Art von Langläufer-Absicherung nicht allein aufbauen möchte, kann sich die Einrichtung von einem spezialisierten Dienstleister wie NordFlux begleiten lassen.

Häufige Fragen zu mehrstufigen Genehmigungsworkflows in Power Automate

Kann ich mehr als zwei Genehmigungsstufen hintereinanderschalten?

Ja, das Prinzip aus Genehmigungsaktion, Bedingung und nächster Genehmigungsaktion lässt sich beliebig oft wiederholen, wobei jede zusätzliche Stufe den Flow unübersichtlicher und wartungsintensiver macht. Bei mehr als zwei oder drei Stufen lohnt sich häufig eine Aufteilung in mehrere verbundene Flows, gerade wenn dabei auch die Dataverse-Speicherung für Langläufer relevant wird.

Läuft die Vertretungsregelung automatisch für jeden neuen Mitarbeitenden mit?

Nein, die Abwesenheits- und Delegationseinstellungen müssen in der App Genehmigungsmanager von jeder Person individuell eingerichtet werden, es gibt keine automatische Übernahme für neue Konten. Ohne aktive Einrichtung geht eine Anfrage weiterhin an die ursprünglich zugewiesene, möglicherweise abwesende Person.

Was ist der Unterschied zwischen sequenziellen und parallelen Genehmigungen?

Bei sequenziellen Genehmigungen läuft eine Stufe erst nach der vorherigen ab, während parallele Genehmigungen mehrere Personen gleichzeitig anfragen können. Für einen mehrstufigen Prozess mit Vorgesetztem und Geschäftsführung ist die sequenzielle Variante die passende Wahl, weil die zweite Stufe erst nach positiver erster Entscheidung sinnvoll ist.

Brauche ich für Genehmigungen mit langer Laufzeit zwingend Dataverse?

Für Flows, die innerhalb von 30 Tagen abgeschlossen werden, reicht die Standardkonfiguration mit Starten und auf eine Genehmigung warten aus. Erst wenn realistisch mit längeren Wartezeiten zu rechnen ist, empfiehlt Microsoft den Wechsel auf die Dataverse-basierte Zwei-Flow-Lösung, da ein einzelner Flow-Lauf sonst zeitlich begrenzt ist.