Mehrstufiger Genehmigungsworkflow in Power Automate: Vorgesetzter, Geschäftsführung, Vertretung und 30-Tage-Timeout im Überblick.
Ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow in Power Automate reiht mehrere Genehmigungsschritte hintereinander, etwa zuerst den direkten Vorgesetzten und danach die Geschäftsführung, indem Sie die Aktion Genehmigungen - Starten und auf eine Genehmigung warten mehrfach mit einer dazwischengeschalteten Bedingung verknüpfen. Läuft die erste Genehmigung positiv, startet automatisch die zweite Anfrage an die nächste Instanz, während bei Abwesenheit von Genehmigenden eine Vertretungsregelung greifen kann und Anfragen, die länger als 30 Tage offen bleiben, eine gesonderte technische Behandlung benötigen. Stand: Juli 2026.
Ein zweistufiger Prozess besteht aus zwei aufeinanderfolgenden Genehmigungsblöcken, die durch eine Bedingung miteinander verbunden sind. Nach der Anleitung Sequenzielle Genehmigungen mit Power Automate verwalten läuft ein solcher Flow in dieser Reihenfolge ab.
Fällt die erste Entscheidung negativ aus, endet der Flow im Nein-Zweig direkt mit einer Ablehnungs-E-Mail, ohne dass die Geschäftsführung überhaupt angefragt wird. Das entspricht dem in der Microsoft-Dokumentation beschriebenen Urlaubsantrags-Beispiel, bei dem eine Vorabgenehmigung durch den Vorgesetzten der finalen Entscheidung vorausgeht.
Für die zweite Stufe benötigen Sie im Ja-Zweig der ersten Bedingung einen weiteren Genehmigungsblock mit eigener Empfängeradresse. Microsoft beschreibt dafür zwei Wege: entweder tragen Sie im Feld Zugewiesen zu direkt die E-Mail-Adresse der Geschäftsführung fest ein, oder Sie fügen eine zweite Aktion Vorgesetzten abrufen ein, die auf Basis der bereits ermittelten vorgesetzten Person deren eigenen Vorgesetzten holt. Im Tutorial wird dieser Schritt als Manager des Vorabgenehmigers abrufen bezeichnet und ist sinnvoll, wenn die Organisationsstruktur mehrere Hierarchieebenen hat und die Zuständigkeit nicht fest an eine Person gebunden werden soll. Nach jeder Stufe empfiehlt es sich, die Quellliste oder das Quellsystem, zum Beispiel eine SharePoint-Liste, mit dem jeweiligen Status und den Kommentaren der genehmigenden Person zu aktualisieren, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.
Über die App Genehmigungsmanager lässt sich eine Vertretungsregelung einrichten, die eingehende Genehmigungsanfragen während einer definierten Abwesenheit automatisch an eine andere Person delegiert. Laut der Anleitung Abwesenheiten und Delegationen einrichten legen Sie dafür Start- und Endzeitpunkt der Abwesenheit fest, wählen die vertretende Person aus einer Kontaktliste aus und können die automatisch generierte Nachricht an diese Person anpassen. Wichtig für die Praxis ist eine Einschränkung, die Microsoft ausdrücklich benennt: Die Delegation greift nur, wenn die Abwesenheitseinstellung aktiv ist und der aktuelle Zeitpunkt innerhalb des gewählten Zeitraums liegt. Ist die Einstellung deaktiviert oder liegt eine Anfrage außerhalb des Zeitfensters, geht die Genehmigungsanfrage weiterhin an die ursprünglich zugewiesene Person. Diese Vertretungsfunktion ist Teil des separaten Genehmigungskits und muss von jeder genehmigenden Person selbst eingerichtet werden, sie greift nicht automatisch für jeden Flow.
Bleibt eine Genehmigungsanfrage länger als 30 Tage offen, rät Microsoft laut Erstellen und Testen eines Genehmigungsworkflows mit Power Automate dazu, die Genehmigung in Microsoft Dataverse zu speichern, weil die Ausführungsdauer eines einzelnen Flow-Laufs begrenzt ist. Der empfohlene Aufbau nutzt zwei getrennte Flows: einen, der die Genehmigungsanfrage über die Aktion Genehmigung erstellen (v2) versendet, und einen zweiten, der unabhängig vom ursprünglichen Lauf auf die spätere Antwort reagiert und die Geschäftslogik ausführt. So bleibt der Workflow auch dann funktionsfähig, wenn die Geschäftsführung erst nach mehreren Wochen reagiert, etwa während einer längeren Reise oder in einer arbeitsintensiven Phase. Wer einen mehrstufigen Genehmigungsprozess mit dieser Art von Langläufer-Absicherung nicht allein aufbauen möchte, kann sich die Einrichtung von einem spezialisierten Dienstleister wie NordFlux begleiten lassen.
Ja, das Prinzip aus Genehmigungsaktion, Bedingung und nächster Genehmigungsaktion lässt sich beliebig oft wiederholen, wobei jede zusätzliche Stufe den Flow unübersichtlicher und wartungsintensiver macht. Bei mehr als zwei oder drei Stufen lohnt sich häufig eine Aufteilung in mehrere verbundene Flows, gerade wenn dabei auch die Dataverse-Speicherung für Langläufer relevant wird.
Nein, die Abwesenheits- und Delegationseinstellungen müssen in der App Genehmigungsmanager von jeder Person individuell eingerichtet werden, es gibt keine automatische Übernahme für neue Konten. Ohne aktive Einrichtung geht eine Anfrage weiterhin an die ursprünglich zugewiesene, möglicherweise abwesende Person.
Bei sequenziellen Genehmigungen läuft eine Stufe erst nach der vorherigen ab, während parallele Genehmigungen mehrere Personen gleichzeitig anfragen können. Für einen mehrstufigen Prozess mit Vorgesetztem und Geschäftsführung ist die sequenzielle Variante die passende Wahl, weil die zweite Stufe erst nach positiver erster Entscheidung sinnvoll ist.
Für Flows, die innerhalb von 30 Tagen abgeschlossen werden, reicht die Standardkonfiguration mit Starten und auf eine Genehmigung warten aus. Erst wenn realistisch mit längeren Wartezeiten zu rechnen ist, empfiehlt Microsoft den Wechsel auf die Dataverse-basierte Zwei-Flow-Lösung, da ein einzelner Flow-Lauf sonst zeitlich begrenzt ist.
Gründer von NordFlux. Sieben Jahre Erfahrung von Web und SEO bis zur Automatisierung im Konzern-Maßstab, heute pragmatisch für den Mittelstand und mit deutscher Datenhoheit.
Zertifizierungen
Warum Power-Automate-Genehmigungen nach 30 Tagen abbrechen und wie das Relay-Muster aus zwei Flows Langläufer zuverlässig abwickelt.
Ein Genehmigungsworkflow mit Vorgesetztem, Geschäftsführung, Vertretungsregelung und 30-Tage-Timeout hat mehr Fallstricke, als die einfache Trigger-Aktion-Logik vermuten lässt. NordFlux baut mehrstufige Genehmigungsprozesse, die auch bei Abwesenheiten und langen Laufzeiten zuverlässig funktionieren. Im ersten Gespräch klären wir, wo Ihr aktueller Prozess an Grenzen stößt.
