Patron izindeyken kim onaylar? Power Automate onaylarında vekalet kuralları

Bir fatura, iki haftalığına deniz kenarında olan yönetimin onayını bekliyor. Devreye girebilecek kişi, bekleyen talepten habersiz. Böylece şirkette onaylamaya yetkili biri olmasına rağmen bir onay bekletiliyor. Asıl sorun yokluk değil, eksik olan vekalet kuralıdır.

Bu yazı, asıl sorumlu kişiye ulaşılamadığında bile onayların devam edebilmesi için Power Automate onaylarında vekalet ve yetki devrinin nasıl düzgün kurulacağını gösterir.

Onaylayan kişi izindeyken onaylar neden bekletilir?

Bir onay bekletilir, çünkü bir Power Automate onay görevi belirli bir kişiye sabit şekilde bağlıdır ve bu kişi yokken kendiliğinden bir vekile geçmez.

§ 3 uyarınca Alman İzin Kanunu (Bundesurlaubsgesetz) her çalışan, altı günlük çalışma haftasında en az 24 iş günü, beş günlük çalışma haftasında ise 20 iş günü izin hakkına sahiptir. Uygulamada birçok işletme yaklaşık 30 gün izin vermektedir. Hastalık, eğitim ve iş seyahatleri de eklendiğinde, onay veren bir kişi yılın önemli bir bölümünde masasında olmaz. Vekalet kuralı olmadan, tam da bu yokluk bir tıkanıklığa dönüşür.

İşi zorlaştıran bir başka nokta da, Power Automate'in yanıtlanmamış bir onayı sabırla uzun süre beklemesidir. Bir talep Approvals Kit üzerinden yürütülüyorsa, yalnızca 30 gün yanıtsız kaldıktan sonra "Pending (Timeout)" durumuna geçer ve ilgili bulut akışı otomatik olarak yeniden başlar (Microsoft Learn). Kimsenin takip etmediği bir ay, onay süreçlerinin günlük hayatında bir sonsuzluk gibidir.

Power Automate hazır olarak hangi vekalet seçeneklerini sunar?

Power Automate, bir onayı başka bir kişiye devretmek için iki yerleşik yol tanır: atanan kişi tarafından yapılan manuel yeniden atama ve Approvals Kit üzerinden otomatik yetki devri.

• Manuel yeniden atama (Reassign): Bir onay talebi alan kişi, bunu Power Automate portalında üç nokta menüsü üzerinden başka bir kişiye devredebilir. Microsoft Learn'a göre asıl sorun şu: talebi yalnızca atanan kişinin kendisi yeniden atayabilir, talebi gönderen kişi bunu yapamaz. Sorumlu kişi zaten izindeyse, Reassign artık işe yaramaz, çünkü onun yerine kimse tıklayamaz.
• Yerleşik Teams onayları: Microsoft Teams'e entegre onay uygulaması şu anda uygulama arayüzü içinde yerleşik bir yetki devri sunmuyor. Microsoft bunu kendi Soru-Cevap forumunda doğruluyor ve vekalet senaryoları için Approvals Kit'e veya özel akışlara yönlendiriyor.
• Yokluk sırasında yetki devri içeren Approvals Kit: Power Automate için Approvals Kit, yokluk ve yetki devri için ayarlar sunar. Onaylayan bir kişi burada bir yokluk dönemi ve bir vekil tanımlarsa, seçilen dönem boyunca gelen yeni onay talepleri otomatik olarak bu vekile devredilir (Microsoft Learn). Bu, yokluktaki kişinin herhangi bir müdahalesi olmadan vekaleti düzenleyen tek yerleşik yoldur.

Power Automate onaylarında güvenilir bir vekalet nasıl kurulur?

Güvenilir bir vekalet, sorumlu kişiyi akışa sabit olarak yazmak yerine, çalışma zamanında bakımı yapılan bir vekalet listesinden belirlediğinizde ortaya çıkar.

Özel akışlardaki en sağlam yapı, genellikle bir SharePoint listesi olan merkezi bir vekalet tablosuyla çalışır. Orada her onaylayan kişi için bir vekil ile yokluğun başlangıç ve bitiş tarihi bulunur. Akış onayı başlatmadan önce bu listeyi okur ve karar verir: bugünün tarihi bir yokluk dönemine denk geliyorsa görev vekile, aksi halde her zamanki kişiye gider.

• Akış yerine listeden vekalet: Sorumlu kişiyi akışa sabit olarak yazan biri, her yoklukta akışa dokunmak zorunda kalır. Bakımı yapılan bir liste, otomasyona müdahale etmeden değişikliği ilgili ekibin kendisinin yapmasını sağlar.
• Kritik onaylarda paralel onay: Zaman açısından kritik talepleri baştan iki kişiye atayın, böylece tek bir onay yeterli olsun. Böylece onay hiçbir zaman tek bir kişinin bulunmasına bağlı kalmaz.
• Süre sonunda eskalasyon: Vekaleti bir süreyle birleştirin. Birkaç gün içinde kimse yanıt vermezse, talep bir ay boyunca zaman aşımını beklemek yerine otomatik olarak bir üst kademeye taşınır.

NordFlux projelerinde vekaleti bilinçli olarak akışın dışında kuruyoruz, böylece sekreterlik veya ekip yöneticisi yoklukları kendisi girebiliyor. Uygulamadan tipik bir örnek: kamu sektöründen bir müşteri, birim yöneticisinin yokluğunda fatura onaylarının gecikmeden vekile gitmesini istedi. Çözüm, sekreterliğin yürüttüğü bir vekalet listesi artı üç iş günlük bir süre oldu; bu sürenin ardından talep görünür şekilde üst kademeye taşınıyor.

Vekalet mi, zaman aşımı mı: aradaki fark nedir?

Vekalet, onayı kimin verdiğine karar verir; zaman aşımı ise yalnızca kimse karar vermezse ne olacağını belirler. İkisine de ihtiyaç vardır, ancak farklı sorunları çözerler.

Zaman aşımı bir güvenlik ağıdır: bir sürenin dolmasının ardından örneğin otomatik ret veya eskalasyon gibi bir yedek eylemi tetikleyerek bir talebin sonsuza kadar askıda kalmasını önler. Ancak doğru kişinin gerçekten karar vermesini sağlamaz. Bir vekalet kuralı ise kararı, bir süre dolmadan önce uygun ve mevcut olan kişiye ulaştırır. Yalnızca zaman aşımlarına güvenen biri, bekleyen onayları otomatik retlerle takas eder ve bu nadiren istenen bir sonuçtur. Orta ölçekli işletmelerde onayların genel olarak nasıl takıldığını ve bunun neye mal olduğunu şu yazıda okuyabilirsiniz: Orta ölçekli işletmelerde onay iş akışları. Vekaleti, süreleri ve eskalasyonu doğrudan süreçlerinize yerleştirmek isterseniz, NordFlux size onay iş akışlarının otomasyonu konusunda destek olur.

Power Automate onaylarında vekalet hakkında sık sorulan sorular

Power Automate'te programlama yapmadan vekalet kurabilir miyim?

Kısmen. Approvals Kit, kod gerektirmeyen hazır yokluk ve yetki devri ayarları sunar. Kendi vekalet listenizle ve sürelerinizle özel kurallar için bir akış gereklidir, ancak bu akış klasik programlama olmadan tasarımcıda oluşturulabilir.

Zaten yokluk halindeki bir kişi onayını yine de devredebilir mi?

Yalnızca manuel yeniden atama yoluyla ve yalnızca kendisi hâlâ aktifken. Bir talebi yalnızca atanan kişi yeniden atayabilir, talebi gönderen kişi bunu yapamaz. Kişi zaten izindeyse, Approvals Kit üzerinden veya kendi akışınız üzerinden otomatik bir vekalete ihtiyacınız vardır.

Onayı kimse işlemezse ne olur?

Approvals Kit üzerinden yapılan bir onayda, talep 30 gün yanıtsız kaldıktan sonra "Pending (Timeout)" durumuna geçer ve akış yeniden başlar. Kendi akışlarınızda çok daha kısa bir süre ve otomatik bir eskalasyon tanımlayabilirsiniz.

Teams onay uygulaması yerleşik bir vekalet sunuyor mu?

Hayır. Microsoft Teams'teki yerleşik onay uygulamasının şu anda uygulama arayüzü içinde bir yetki devri yoktur. Vekalet için Approvals Kit'i veya kendi onay akışınızı kullanın.