NordFlux связывает весь процесс выставления счетов: от учета услуг через формирование счетов и разрешение до рассылки и списка открытых позиций. Регулярные счета, сводные счета и авансовые счета выполняются по вашим правилам, а не по напоминанию. Вы даете разрешение, остальное происходит без вас.
Во многих компаниях фактурирование это последний шаг, на который ни у кого никогда нет времени. Каждый день, когда счет лежит без движения, это день, когда деньги остаются у клиента, а не на вашем счете.
Пять компонентов, которые мы создаем по отдельности или как единый сквозной процесс. Какие из них окупятся для вас, зависит от объема ваших счетов и характера ваших услуг.
Учтенное время, завершенные заказы, накладные и тикеты автоматически преобразуются в позиции для выставления счета, вместо того чтобы вручную собираться в конце месяца. Мы забираем данные там, где они и так создаются: учет времени, система управления складом, система тикетов или программа для управления проектами. То, что нельзя однозначно отнести, попадает в список для уточнения, а не незаметно в счет.
Экономия 1–2 дня на закрытие месяцаДоговоры на обслуживание, аренду, подписки и фиксированные суммы формируются из набора данных договора в согласованный срок, с учетом изменения цены, окончания срока действия и даты расторжения. Процесс подает сигнал до того, как срок оплаты будет пропущен, а не тогда, когда клиент удивляется отсутствию счета. Оговорки о скользящей цене и индексации мы фиксируем как правило, а не как заметку.
Эффект ни одного забытого срока оплатыВ проектном и строительном бизнесе счет зависит от хода работ, а не от календаря. Мы отображаем график платежей, берем данные о ходе работ из вашей системы или из разрешения в команде и формируем авансовые счета с корректным зачетом в итоговом счете. Уже выставленные авансы автоматически вычитаются, чтобы итоговый счет не превращался в головоломку.
Экономия 3–5 ч на проектВместо создания каждого счета по отдельности запускается сводный процесс, который готовит все причитающиеся документы и представляет их вам в виде списка для проверки. Отклонения, такие как необычно высокие суммы, отсутствующие номера заказов или клиенты с блокировкой платежей, отмечаются до того, как вы дадите разрешение. Только ваше разрешение запускает формирование и рассылку, все до этого лишь подготовка.
Экономия 2–4 ч на процессКаждый клиент получает счет по тому каналу, который ему нужен: электронная почта, портал клиента, портал поставщика или почта через службу доставки. Одновременно документ архивируется с соблюдением требований к неизменности, бухгалтерия получает его в согласованном формате, а открытые позиции обновляются. Кто и когда получил счет, фиксируется в протоколе, а не в исходящей почте коллеги.
Эффект поступление платежей становится прозрачнымИсходящие счета, формат счета и входящие счета это три разные задачи. Мы сознательно разделяем их, потому что иначе проекты раздуваются, хотя по отдельности каждый из них был бы готов за 30 дней.
Эта страница посвящена пути от услуги до готового счета. То, в каком виде этот счет в итоге выйдет, как PDF, как XRechnung или как файл ZUGFeRD, это отдельный вопрос со своими нормами и правилами проверки. Оба процесса сочетаются друг с другом, но планируются раздельно.
Входящие счета поставщиков нужно распознать, сверить с заказом, разрешить и передать в бухгалтерию. Это сторона кредиторской задолженности, и технически у нее мало общего с вашим процессом выставления счетов. Если ваше узкое место там, входящая сторона это правильная отправная точка.
ИнструментыМы выбираем инструмент в зависимости от вашей системы, а не от партнерской программы. Если компания работает на Microsoft 365, Power Automate часто оказывается более коротким путем, при смешанных системах и собственных интерфейсах мы используем n8n, по желанию на сервере в Германии. Оба варианта работают с вашей существующей программой для выставления счетов, а не заменяют ее.
После бесплатного анализа вы получаете фиксированную цену еще до принятия решения. Цена не меняется в ходе проекта, даже если мы просчитаемся по пути.
Мы вместе с вами разбираем реальное закрытие месяца и фиксируем, откуда берется каждая позиция и кто с ней работает. В итоге становится ясно, какие виды счетов стоит автоматизировать, а какие останутся ручной работой.
Цены, скидки, сроки оплаты, лимиты разрешений и исключения для отдельных клиентов фиксируются в виде свода правил и утверждаются вами. Здесь мы четко определяем, что автоматизация не имеет права решать сама.
Процесс выставления счетов создается и проверяется на данных прошлого месяца в сравнении с фактически выставленными счетами. Расхождения мы устраняем до того, как хоть один счет уйдет клиенту.
Первый реальный запуск приходит к вам в виде списка предложений, вы даете разрешение, после чего процесс работает самостоятельно. Мы остаемся на связи до первого закрытия месяца и передаем документацию, с которой ваша команда сможет работать дальше самостоятельно.
Отлаженный процесс выставления счетов ускоряет рассылку, но не платежную дисциплину ваших клиентов. Если ваше настоящее узкое место это открытые позиции и звонки с напоминаниями, управление напоминаниями решает именно эту задачу.
За 60 минут мы разберем ваш процесс выставления счетов и честно скажем, какую часть стоит автоматизировать, а какую нет. Первичный анализ бесплатный и ни к чему не обязывает, решение остается за вами.
Автоматизированное выставление счетов означает, что основания для счетов стекаются из ваших систем, а документ готовится одним нажатием кнопки, вместо того чтобы вручную создаваться в конце месяца. Время, накладные, договоры и графики платежей преобразуются в позиции, процесс выставления счетов подготавливает документы, вы даете разрешение. Рассылка, архивирование и обновление открытых позиций после этого происходят автоматически. При этом ваша программа для выставления счетов, как правило, остается прежней.
Исходящие счета это сторона дебиторской задолженности: вы выставляете счета своим клиентам. Входящие счета это сторона кредиторской задолженности: счета поставщиков поступают к вам и должны быть распознаны, проверены, разрешены и проведены. Технически это два отдельных процесса с разными системами и логикой разрешений, поэтому мы рассматриваем их как два отдельных проекта. Оба можно построить на одной и той же основе, если позже вам понадобятся оба направления.
В большинстве случаев нет. Мы опираемся на интерфейсы или экспорт вашей существующей системы и дополняем шаги до и после нее, вместо того чтобы продавать вам новую программу. Возможно ли прямое подключение или потребуется промежуточный шаг, мы выясняем в ходе первичного анализа на примере вашей конкретной системы. Если смена системы действительно была бы лучшим решением, мы так и скажем, вместо того чтобы строить костыль.
Обязательный электронный счет касается формата счета, автоматизация же касается пути к нему. Согласно переходному положению § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (Закона о налоге с оборота), обороты до 31 декабря 2026 года еще можно оформлять на бумаге или в другом электронном формате, а для предпринимателей с общим оборотом не более 800 000 евро в предыдущем году этот срок продлевается еще на один год. Четко автоматизированный процесс выставления счетов значительно упрощает переход на новый формат, поскольку данные счета тогда представлены в структурированном виде. Обязательную консультацию по вашему случаю дает ваш налоговый консультант, здесь это не является юридической консультацией.
После бесплатного первичного анализа вы получаете фиксированную цену, которая зависит от вашей исходной системы, числа видов счетов и каналов рассылки. Ежемесячный сводный процесс из одной системы это совсем другое, чем авансовые счета из трех источников с рассылкой через портал. Фиксированная цена определяется до того, как вы примете решение, и не меняется в ходе проекта. Текущие расходы возникают после этого только на эксплуатацию и обслуживание, четко отделенные от цены проекта.
