NordFlux verkettet Ihren Rechnungsausgang von der Leistungserfassung über den Rechnungslauf und die Freigabe bis zum Versand und zur Liste der offenen Posten. Wiederkehrende Rechnungen, Sammelrechnungen und Abschlagsrechnungen laufen nach Ihren Regeln, nicht nach Erinnerung. Sie geben frei, der Rest passiert ohne Sie.
In vielen Betrieben ist die Fakturierung der letzte Schritt, für den nie jemand Zeit hat. Jeder Tag, den eine Rechnung liegen bleibt, ist ein Tag, an dem das Geld beim Kunden bleibt statt auf Ihrem Konto.
Fünf Bausteine, die wir einzeln oder als durchgehende Strecke bauen. Welche davon sich für Sie lohnen, entscheidet Ihr Rechnungsvolumen und die Art Ihrer Leistungen.
Erfasste Zeiten, abgeschlossene Aufträge, Lieferscheine und Tickets werden automatisch zu abrechenbaren Positionen verdichtet, statt am Monatsende von Hand zusammengesucht zu werden. Wir holen die Daten dort ab, wo sie ohnehin entstehen: Zeiterfassung, Warenwirtschaft, Ticketsystem oder Projektsoftware. Was nicht eindeutig zuordenbar ist, landet auf einer Klärliste statt still in der Rechnung.
Ersparnis 1–2 Tage pro MonatsabschlussWartungsverträge, Mieten, Abos und Pauschalen werden aus einem Vertragsdatensatz heraus zum vereinbarten Termin erzeugt, mit Preisanpassung, Laufzeitende und Kündigungsdatum. Der Lauf meldet sich, bevor eine Fälligkeit übersprungen wird, und nicht erst, wenn ein Kunde sich über die fehlende Rechnung wundert. Preisgleitklauseln und Indexanpassungen hinterlegen wir als Regel, nicht als Notiz.
Wirkung keine vergessenen FälligkeitenIm Projekt- und Baugeschäft hängt die Rechnung am Fortschritt, nicht am Kalender. Wir bilden den Zahlungsplan ab, ziehen den Fortschritt aus Ihrem System oder aus einer Freigabe im Team und erzeugen Abschlagsrechnungen mit sauberer Verrechnung in der Schlussrechnung. Bereits gestellte Abschläge werden automatisch abgezogen, damit die Schlussrechnung nicht zum Rechenrätsel wird.
Ersparnis 3–5 h pro ProjektStatt jede Rechnung einzeln zu erzeugen, läuft ein Sammellauf, der alle fälligen Belege vorbereitet und Ihnen als Liste zur Prüfung vorlegt. Auffälligkeiten wie ungewöhnlich hohe Beträge, fehlende Bestellnummern oder Kunden mit Zahlungssperre werden markiert, bevor Sie freigeben. Erst Ihre Freigabe löst Erzeugung und Versand aus, alles davor ist Vorbereitung.
Ersparnis 2–4 h pro LaufJeder Kunde bekommt die Rechnung über den Kanal, den er verlangt: E-Mail, Kundenportal, Lieferantenportal oder Post über einen Dienstleister. Parallel wird der Beleg revisionssicher abgelegt, die Buchhaltung erhält ihn im vereinbarten Format, und die offenen Posten werden fortgeschrieben. Wer die Rechnung wann bekommen hat, steht im Protokoll und nicht im Postausgang eines Kollegen.
Wirkung Zahlungseingang wird nachvollziehbarRechnungsausgang, Rechnungsformat und Rechnungseingang sind drei verschiedene Baustellen. Wir trennen sie bewusst, weil sonst Projekte aufgebläht werden, die einzeln in 30 Tagen fertig wären.
Diese Seite behandelt den Weg von der Leistung zur fertigen Rechnung. Ob diese Rechnung am Ende als PDF, als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei rausgeht, ist eine eigene Frage mit eigenen Normen und Prüfregeln. Beides passt zusammen, wird aber getrennt geplant.
Eingehende Lieferantenrechnungen müssen ausgelesen, gegen die Bestellung geprüft, freigegeben und an die Buchhaltung übergeben werden. Das ist die Kreditorenseite und hat mit Ihrem Rechnungslauf technisch wenig gemeinsam. Wenn Ihr Engpass dort liegt, ist die Eingangsseite der richtige Startpunkt.
WerkzeugeWir wählen das Werkzeug nach Ihrem System, nicht nach Partnerprogramm. Läuft der Betrieb auf Microsoft 365, ist Power Automate oft der kürzere Weg, bei gemischten Systemen und eigenen Schnittstellen nehmen wir n8n, auf Wunsch auf einem Server in Deutschland. Beides greift auf Ihr bestehendes Rechnungsprogramm zu, statt es zu ersetzen.
Nach der kostenlosen Erstanalyse steht ein Festpreis, bevor Sie sich entscheiden. Der Preis ändert sich während des Projekts nicht, auch wenn wir uns unterwegs verschätzen.
Wir gehen einen echten Monatsabschluss mit Ihnen durch und schreiben auf, woher jede Position kommt und wer sie anfasst. Am Ende steht, welche Rechnungsarten sich lohnen zu automatisieren und welche Handarbeit bleiben.
Preise, Rabatte, Zahlungsziele, Freigabegrenzen und Ausnahmen für einzelne Kunden werden als Regelwerk hinterlegt und von Ihnen abgenommen. Was die Automatisierung nicht entscheiden darf, definieren wir hier ausdrücklich.
Der Rechnungslauf wird gebaut und mit den Daten des Vormonats gegen die tatsächlich gestellten Rechnungen geprüft. Abweichungen klären wir, bevor eine einzige Rechnung an einen Kunden geht.
Der erste echte Lauf geht als Vorschlagsliste an Sie, Sie geben frei, danach übernimmt der Prozess. Wir bleiben den ersten Abschluss über erreichbar und übergeben die Dokumentation, mit der Ihr Team selbst weiterarbeiten kann.
Ein sauberer Rechnungslauf beschleunigt den Versand, nicht die Zahlungsmoral Ihrer Kunden. Wenn Ihr eigentlicher Engpass die offenen Posten und das Hinterhertelefonieren sind, setzt das Mahnwesen direkt an dieser Seite an.
In 60 Minuten gehen wir Ihren Rechnungsausgang durch und sagen Ihnen ehrlich, welcher Teil sich automatisieren lohnt und welcher nicht. Die Erstanalyse ist kostenlos und unverbindlich, danach entscheiden Sie.
Automatisierte Rechnungsstellung heißt, dass die Rechnungsgrundlagen aus Ihren Systemen zusammenlaufen und der Beleg auf Knopfdruck vorbereitet wird, statt am Monatsende von Hand zu entstehen. Zeiten, Lieferscheine, Verträge und Zahlungspläne werden zu Positionen verdichtet, der Rechnungslauf legt die Belege vor, Sie geben frei. Der Versand, die Ablage und die Fortschreibung der offenen Posten laufen danach automatisch. Ihr Rechnungsprogramm bleibt dabei in der Regel dasselbe.
Der Rechnungsausgang ist die Debitorenseite: Sie stellen Rechnungen an Ihre Kunden. Der Rechnungseingang ist die Kreditorenseite: Lieferantenrechnungen kommen bei Ihnen an und müssen ausgelesen, geprüft, freigegeben und gebucht werden. Technisch sind das zwei getrennte Strecken mit unterschiedlichen Systemen und Freigabelogiken, deshalb behandeln wir sie als zwei Projekte. Beide lassen sich auf derselben Basis bauen, wenn Sie später beide Richtungen wollen.
In den meisten Fällen nicht. Wir setzen auf die Schnittstellen oder Exporte Ihres bestehenden Systems auf und ergänzen die Schritte davor und danach, statt Ihnen ein neues Programm zu verkaufen. Ob eine direkte Anbindung möglich ist oder ein Zwischenschritt nötig wird, klären wir in der Erstanalyse an Ihrem konkreten System. Wenn ein Wechsel wirklich der bessere Weg wäre, sagen wir das, statt eine Krücke zu bauen.
Die E-Rechnungspflicht betrifft das Format der Rechnung, die Automatisierung betrifft den Weg dorthin. Nach der Übergangsregelung in § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz dürfen Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden, für Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr verlängert sich das um ein weiteres Jahr. Ein sauber automatisierter Rechnungslauf macht die Formatumstellung deutlich einfacher, weil die Rechnungsdaten dann strukturiert vorliegen. Verbindliche Auskunft zu Ihrem Fall gibt Ihr Steuerberater, das hier ist keine Rechtsberatung.
Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis, der von Ihrem Ausgangssystem, der Zahl der Rechnungsarten und den Versandkanälen abhängt. Ein monatlicher Sammellauf aus einem System ist etwas anderes als Abschlagsrechnungen aus drei Quellen mit Portalversand. Der Festpreis steht, bevor Sie sich entscheiden, und ändert sich während des Projekts nicht. Laufende Kosten entstehen danach nur für Betrieb und Wartung, klar getrennt vom Projektpreis.
