Une demande de congé n'est pas un formulaire, mais une chaîne : confirmation du remplacement, validation par le responsable, vérification des chevauchements, mise à jour du calendrier, actualisation du solde de congés, information de la paie. Nous construisons cette chaîne dans l'environnement que vous payez déjà, et y ajoutons directement le rappel d'expiration du 31 mars. Vous voyez à tout moment qui est absent, quand, et combien de jours restent ouverts.
La liste des congés vit dans Excel, les demandes arrivent sur papier ou par e-mail, et le solde ne correspond plus dès février au plus tard. En été, on s'aperçoit alors que deux personnes de la même équipe sont absentes en même temps.
Cinq chaînes qui se ressemblent dans presque toutes les entreprises et qui, aujourd'hui encore, fonctionnent à la main. Voici des déroulements typiques issus de nos projets.
La demande démarre dans un formulaire ou dans Teams, puis se poursuit seule : le remplacement désigné confirme qu'il prend en charge la période, puis le responsable décide. Si le responsable est lui-même absent, le suppléant intervient après un délai défini, plutôt que de laisser la demande en attente. Chaque décision est journalisée avec horodatage.
Gain de temps 10 à 20 min par demandeLe droit annuel, les demi-journées, le droit proportionnel en cas d'arrivée ou de départ en cours d'année, le congé spécial, le congé sans solde et les congés reportés de l'année précédente sont gérés séparément et actualisés à chaque validation. Les salariés consultent eux-mêmes leur solde au lieu de se renseigner auprès des RH. Le fichier Excel comme source de vérité disparaît.
Effet Solde toujours correct, sans mise à jour manuelleLes congés reportés doivent être pris dans les trois premiers mois de l'année suivante en vertu de l'article 7 al. 3 BUrlG. Selon la jurisprudence de la Cour fédérale du travail (Bundesarbeitsgericht), ils ne peuvent toutefois expirer que si l'employeur a préalablement informé le salarié de son solde de congés, l'a invité à les prendre et l'a averti du risque d'expiration (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). C'est exactement ce rappel que nous automatisons : notifications individuelles avec le solde précis, planifiées en plusieurs étapes, chaque envoi archivé de façon traçable.
Effet Obligation d'information remplie de façon démontrableAvant validation, le processus vérifie les absences déjà confirmées de l'équipe : effectif minimum par service ou par équipe, périodes bloquées comme l'inventaire ou la haute saison, fermetures d'entreprise et ponts. Un conflit est signalé directement au responsable dans la demande, et non découvert seulement en juillet. Les absences validées arrivent automatiquement dans le calendrier d'absence Outlook de l'équipe et dans celui du demandeur.
Effet Les conflits apparaissent avant la validation, pas aprèsSi un certificat d'incapacité de travail arrive pendant les congés, les jours justifiés ne sont pas décomptés du congé annuel en vertu de l'article 9 BUrlG : le processus les recrédite sur le solde de congés et modifie le type d'absence. En parallèle, la chaîne met en place la notification d'absence et le transfert vers le remplaçant au début des congés, puis les retire ensuite. À la clôture mensuelle, un relevé vérifié des jours d'absence est transmis à la paie ou à votre expert-comptable, dans le format attendu par DATEV.
Gain de temps 1 à 2 h par clôture mensuellePour la plupart des PME, il n'est pas nécessaire d'avoir un nouveau logiciel RH avec redevance par utilisateur. Nous ne sommes liés à aucun éditeur : si Microsoft 365 convient, nous y construisons la solution ; sinon, nous utilisons n8n. Cette décision est prise lors de l'analyse initiale, et non selon une préférence de licence.
Standard MicrosoftLa chaîne de validation passe par le connecteur Approvals, qui est un connecteur standard : pour la construire et y répondre, la licence Power Automate déjà incluse dans les forfaits Microsoft 365 suffit, les validateurs n'ont besoin d'aucune licence supplémentaire. En toute honnêteté : dès que nous devons accéder à une base de données ou à un système tiers via un connecteur premium, ce n'est plus couvert par la licence Microsoft 365. Nous vous indiquons à l'avance quelle solution nécessite quelle licence.
La demande démarre dans Teams ou dans un formulaire, le solde de congés se trouve dans une liste SharePoint avec des droits d'accès propres, et les absences arrivent dans le calendrier Outlook de l'équipe. La planification des congés se trouve ainsi là où vos équipes travaillent déjà tous les jours, et non dans un portail supplémentaire avec son propre mot de passe.
Au-delà de MicrosoftSi le suivi du temps, la planification des équipes ou la paie ne proviennent pas de l'univers Microsoft, n8n relie les systèmes et transmet les jours d'absence à la paie. Auto-hébergé sur des serveurs allemands sur demande, afin que les données de santé et de personnel ne quittent jamais votre entreprise.
Du premier échange à une chaîne de congés opérationnelle en 30 jours, à un prix fixe convenu à l'avance plutôt qu'un décompte d'heures ouvert.
60 minutes : nous passons en revue votre processus actuel, de la demande jusqu'à la paie, et examinons le fichier Excel où se trouve votre solde de congés. Vous saurez ensuite quelles étapes valent la peine d'être automatisées et lesquelles non.
Vous recevez la chaîne noir sur blanc : déclencheurs, niveaux de validation, règles de remplacement, délais d'expiration, interfaces. Ainsi qu'un prix fixe et l'indication des licences réellement nécessaires pour la solution choisie.
Nous construisons l'automatisation dans votre environnement et la testons avec de vraies demandes d'un service, y compris les cas délicats : arrêt maladie pendant les congés, validateur absent, demande à cheval sur le changement d'année.
Votre équipe apprend à gérer elle-même les droits à congés, les remplacements et les périodes bloquées, sans avoir à nous appeler. Vous gardez le contrôle sur chaque règle, et nous restons disponibles comme interlocuteurs sur demande.
Si la demande de congé fonctionne à l'oral et par Excel, il en va généralement de même pour les notes de frais, les demandes d'achat et les corrections d'horaires. Il vaut la peine de regarder l'ensemble des validations, car le mécanisme sous-jacent est toujours le même, ce qui en fait l'extension la plus économique.
Lors de l'analyse initiale gratuite, nous passons en revue votre planification des congés en 60 minutes et montrons quelles étapes peuvent être automatisées et lesquelles il vaut mieux garder manuelles. Sans engagement, sans pression commerciale.
Non, dans la plupart des PME, l'environnement Microsoft 365 existant avec Power Automate, une liste SharePoint et le calendrier Outlook suffit. Cela permet d'économiser la redevance mensuelle par salarié que coûte habituellement un logiciel RH. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion du personnel, nous ne le remplaçons pas, mais l'utilisons comme source de données et construisons autour les étapes manquantes.
Pas automatiquement. Certes, les congés reportés doivent être pris dans les trois premiers mois de l'année suivante en vertu de l'article 7 al. 3 BUrlG, mais selon la jurisprudence de la Cour fédérale du travail, ils n'expirent que si l'employeur a préalablement informé le salarié de son solde de congés précis, l'a invité à les prendre et l'a averti du risque d'expiration imminente (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Quiconque ne peut pas prouver cette information continue de porter les jours ouverts. C'est précisément pour cela que nous automatisons le rappel et archivons chaque envoi de façon traçable. Pour la mise en œuvre concrète dans votre cas, demandez conseil à votre avocat ; nous construisons le processus technique.
Les jours d'incapacité de travail justifiés par un certificat médical ne sont pas décomptés du congé annuel en vertu de l'article 9 BUrlG. Dans le processus automatisé, cela signifie : dès réception de l'arrêt maladie, les jours concernés sont recrédités sur le solde de congés et le type d'absence est modifié, sans que personne n'ait à recalculer dans Excel. Le solde corrigé est transmis à la paie dans le même passage.
Oui, nous transmettons les jours d'absence validés à la clôture mensuelle à votre service paie ou à votre expert-comptable, préparés dans le format attendu par DATEV. Il est important de bien séparer les types d'absence : congés, maladie, congé sans solde et congé spécial sont traités différemment, et c'est justement là que naissent aujourd'hui les questions. Vous validez l'envoi, rien n'est expédié automatiquement sans votre contrôle.
La chaîne fonctionne dans votre propre environnement Microsoft 365 ou, si vous le souhaitez, avec n8n auto-hébergé sur des serveurs allemands ; les données ne partent pas vers des services tiers. Les données de santé sont particulièrement protégées, c'est pourquoi nous séparons clairement les droits d'accès : le responsable voit qu'une personne est absente, mais seul celui qui en a besoin voit le motif. Chaque accès et chaque étape est journalisé.
