Automatisation · Gestion d'inventaire

La liste d'inventaire n'est déjà plus exacte le lendemain de l'inventaire.

Nous réunissons le registre des immobilisations, la liste des appareils et les tableaux des services dans un seul inventaire. Chaque objet reçoit un numéro d'inventaire sous forme de code-barres ou de QR code sur l'objet, avec l'emplacement, la personne assignée, le contrat et la valeur comptable rattachés derrière. La saisie, le déménagement, la remise et la restitution deviennent alors un simple scan avec le téléphone, et non une saisie que quelqu'un doit penser à faire.

Analyse initiale gratuite Cas d'usage

Le problème

L'ordinateur portable a disparu, et personne ne sait qui l'avait en dernier.

Dans la plupart des entreprises, il n'y a pas de gestion d'inventaire, mais quatre inventaires partiels qui se contredisent. Cela se voit exactement deux fois par an : lors de l'inventaire et quand quelqu'un démissionne.

01Le registre des immobilisations se trouve à la comptabilité, la liste des appareils à l'informatique, le tableau des outils chez le contremaître. Les trois connaissent des stocks différents, et aucun n'est considéré comme le bon.
02Lors de l'inventaire, quelqu'un parcourt le bâtiment avec une liste imprimée et coche ce qu'il trouve. L'écart d'inventaire finit par apparaître comme un chiffre que personne ne peut expliquer par la suite.
03Lors d'un départ, personne ne demande le téléphone professionnel, l'appareil de mesure ou la galerie de toit de la voiture de fonction. Cela ne se remarque que lorsque le successeur le demande.
04Qu'un appareil soit acheté ou loué figure dans le dossier du contrat, pas sur l'appareil. La fin de la durée est signalée par le loueur, souvent avec la facturation complémentaire.

Cas d'usage

Ce que nous automatisons concrètement dans la gestion d'inventaire.

Cinq processus qui bloquent aux mêmes endroits dans presque toutes les entreprises de plus de 30 salariés. Vous n'avez pas besoin de vous attaquer aux cinq à la fois, nous commençons par celui qui vous coûte le plus de temps.

Registre des immobilisations sans double saisie

Chaque acquisition crée un seul enregistrement, pas deux. Le workflow lit le fournisseur, le montant et la date d'acquisition sur la facture entrante, crée l'objet d'inventaire et l'attribue selon la règle fixée par votre expert-comptable : déduction immédiate, poste collectif ou immobilisation propre. Nous enregistrons le seuil de faible valeur et la durée d'amortissement comme paramètres, afin qu'une règle modifiée coûte un chiffre et non une reconstruction.

Économie 2–4 h par mois

Code-barres ou QR sur l'objet au lieu d'une ligne dans le tableau

L'objet porte lui-même son numéro. Lors de la création, nous attribuons le numéro d'inventaire, imprimons l'étiquette et y rattachons l'enregistrement complet : date d'acquisition, valeur comptable, emplacement, personne assignée, contrat. Celui qui scanne avec son téléphone voit l'état actuel, et non celui de la version du tableau qui se trouve par hasard sur son disque.

Effet Un scan au lieu d'une recherche dans une liste

Inventaire comme tournée de scan, écart comme rapport

L'inventaire devient une tournée avec le téléphone. Deux personnes scannent pièce par pièce, le système compare en continu avec le stock théorique et fournit à la fin trois listes : trouvé, non trouvé, trouvé de manière inattendue. L'écart d'inventaire devient ainsi un rapport avec horodatage, emplacement et personne ayant effectué la saisie, que votre cabinet comptable peut vérifier, et non une note manuscrite sur une impression.

Économie 1–2 jours par inventaire

Remise et restitution à l'arrivée et au départ

Celui qui reçoit quelque chose le confirme par accusé de réception, et celui qui part le restitue. À l'arrivée, le workflow génère la liste de remise pour le rôle (ordinateur portable, écran, clés, caisse à outils, carte carburant) et fait confirmer la remise numériquement. Au départ, la même liste se déroule à l'envers : ce qui est encore ouvert va au responsable et aux ressources humaines avant le dernier jour de travail, pas après.

Effet Aucun appareil en suspens après un départ

Changement d'emplacement, leasing et valeur comptable dans le même enregistrement

Un objet a un emplacement, un contrat et une valeur, et tous trois changent. Le déménagement vers un autre entrepôt est un scan avec sélection de l'emplacement, pas un ticket. Pour les appareils en leasing, le contrat avec sa date de fin est rattaché à l'enregistrement et se manifeste avant l'échéance de restitution ; pour les biens propres, le rapport fait évoluer la valeur comptable selon la règle enregistrée en comptabilité.

Effet Échéance de restitution avant la facturation complémentaire

Outils

Avec quoi nous construisons cela.

Nous choisissons selon le cas d'usage, pas selon un programme de partenariat. Si votre entreprise dispose déjà de Microsoft 365, ajouter un second outil à côté serait la solution la plus coûteuse.

Microsoft 365

Liste d'inventaire, application de scan et validation au même endroit

Les données de base se trouvent dans une liste SharePoint, la saisie se fait via une Power App sur le téléphone professionnel avec l'appareil photo comme scanner, les validations de remise et de restitution via Power Automate. Pour les entreprises disposant déjà de licences Microsoft 365, c'est généralement le chemin le plus court, car la connexion, les droits et l'emplacement de stockage sont déjà réglés.

Découvrir Power Platform

n8n

Connexion à la comptabilité et à l'ERP

Le stock d'inventaire n'a de valeur que s'il correspond à la comptabilité des immobilisations. n8n récupère la facture entrante, inscrit le nouvel objet dans l'inventaire et signale les acquisitions, changements d'emplacement et sorties à la comptabilité ou à l'ERP. Sur demande, hébergé en autonomie sur un serveur allemand, vos données d'inventaire ne quittent alors pas l'entreprise.

Découvrir n8n

Bestandssysteme

Votre système existant reste en place

Si vous disposez déjà d'une comptabilité des immobilisations dans l'ERP ou d'un outil d'inventaire, la réponse est rarement un remplacement. Nous plaçons une interface devant, afin que la saisie et l'inventaire fonctionnent en mobilité et que la comptabilisation atterrisse là où elle doit déjà aller aujourd'hui. Ce que coûte un remplacement et ce qu'il apporte, nous le calculons au préalable, avant que vous ne décidiez.

Découvrir les interfaces

Comment nous travaillons

Le modèle des 30 jours.

Prix fixe au lieu d'une feuille d'heures ouverte : vous savez avant le début ce que coûte le premier workflow productif. Après 30 jours, il fonctionne, avec de vrais objets et non dans une démo.

Semaine 1 : examiner le stock

Nous mettons côte à côte le registre des immobilisations, la liste des appareils informatiques et les tableaux des services, et comptons combien d'objets sont enregistrés en double, pas du tout ou incorrectement. À la fin de la semaine, il y a un chiffre, pas une supposition.

Semaine 2 : définir le modèle de données et les étiquettes

Nous clarifions ce qui compte chez vous comme un objet propre, à quoi ressemble la plage de numéros d'inventaire, quels champs sont obligatoires et si un code-barres ou un QR code sera apposé sur l'objet. Les règles d'évaluation et d'amortissement sont confirmées au préalable par votre expert-comptable, nous les intégrons comme paramètres.

Semaine 3 : construire le workflow et tester avec un service

La saisie, le scan, l'attribution, le déménagement et la restitution fonctionnent d'abord dans un service avec de vrais appareils. Ce qui ne fonctionne pas là est corrigé avant que cela ne concerne toute l'entreprise.

Semaine 4 : étiqueter, transmettre, exploiter

Le stock est déployé et étiqueté, les personnes concernées reçoivent une formation de 30 minutes et un guide rapide. Ensuite, vous décidez : vous continuez à l'entretenir vous-même, ou nous prenons en charge l'exploitation avec un SLA fixe.

Pas tout à fait ce qu'il vous faut

Est-ce la maintenance qui vous intéresse plutôt que le stock ?

Cette page traite du stock d'objets et de la question de savoir où ils se trouvent et à qui ils sont attribués. Si votre véritable sujet concerne les intervalles de maintenance, les délais de contrôle et les signalements de pannes sur les installations, la maintenance est le point d'entrée approprié.

Découvrir la maintenance

Analyse initiale gratuite

Savez-vous combien de vos appareils manquent dans le registre des immobilisations ?

Lors de l'analyse initiale gratuite, nous passons 60 minutes à examiner votre stock et votre inventaire et vous disons honnêtement si une automatisation est rentable. Sans engagement, sans présentation, et si la réponse est non, nous vous le dirons aussi.

Réserver un rendez-vous kontakt@nordflux.de

Vous gardez le contrôle : chaque saisie et chaque comptabilisation reste traçable avec la personne et l'horodatage
Prix fixe avant le début, pas de feuille d'heures ouverte
Souveraineté des données allemande : norme AVV, n8n hébergé en autonomie sur un serveur allemand sur demande

Questions fréquentes

Ce que les entreprises demandent souvent sur la gestion d'inventaire.

Combien coûte l'automatisation de la gestion d'inventaire ?

Nous travaillons avec un prix fixe que vous connaissez avant le début. La fourchette dépend surtout de deux choses : combien d'objets doivent être saisis et si une interface vers la comptabilité s'y ajoute. Lors de l'analyse initiale gratuite, nous calculons cela sur la base de votre stock réel, au lieu de vous donner un chiffre approximatif.

Avons-nous besoin d'un nouveau logiciel pour cela ?

En général, non. Si vous disposez de Microsoft 365 en interne, SharePoint, Power Apps et Power Automate suffisent pour le stock, le scan et les validations. Si vous avez déjà une comptabilité des immobilisations dans l'ERP, nous plaçons une interface devant, au lieu de remplacer le système.

Code-barres ou QR code sur l'appareil : lequel est le plus judicieux ?

Les QR codes sont plus robustes pour les petites étiquettes et les appareils inclinés, car ils sont lisibles sous tout angle et avec un appareil photo de téléphone. Les codes-barres classiques valent la peine si vous disposez déjà de scanners portables dans l'entrepôt et souhaitez les conserver. Pour une utilisation en extérieur ou en atelier, le type de code compte moins que le matériau de l'étiquette.

Qui fixe le seuil de faible valeur et la durée d'amortissement ?

Votre expert-comptable, pas nous. Nous intégrons les valeurs comme paramètres dans le workflow et documentons quelle règle s'appliquait à quel moment. Si les exigences changent, c'est un chiffre modifié dans la configuration, pas un nouveau projet.

Une gestion d'inventaire automatisée remplace-t-elle l'inventaire ?

Non. L'obligation d'inventaire demeure, nous rendons l'exécution plus rapide et la preuve vérifiable. Au lieu d'une liste papier cochée, vous obtenez un rapport avec horodatage, emplacement et personne ayant effectué la saisie pour chaque objet. Quelle méthode d'inventaire est autorisée pour votre entreprise, c'est à clarifier avec votre expert-comptable.