Automatisation · Gestion des contrats

Aucun contrat ne se renouvelle plus parce que personne n'a regardé à temps.

Nous construisons un registre central des contrats avec durée, délai de résiliation, règle de renouvellement, valeur contractuelle et personne responsable. La surveillance des délais fonctionne automatiquement : rappel avec anticipation, escalade vers la direction si personne ne réagit, et une décision qui est documentée. Résilier ou poursuivre reste votre décision.

Analyse initiale gratuite Cas d'usage

Le problème

Les contrats sont partout, les délais nulle part.

Le contrat de maintenance se renouvelle discrètement d'un an, le contrat-cadre avec le fournisseur continue depuis des mois sans ajustement de prix, et la liste Excel des délais de résiliation a été mise à jour pour la dernière fois par quelqu'un qui n'est plus là. On ne s'en aperçoit toujours que lorsqu'il est trop tard.

01Les contrats à renouvellement automatique continuent parce que personne n'avait le délai de résiliation à l'œil. Le surcoût n'apparaît que sur la facture suivante.
02La liste des délais dans Excel n'est pas fausse, elle est juste ancienne. Les nouveaux contrats n'y arrivent que si quelqu'un y pense.
03Personne ne peut dire d'emblée combien de contrats sont en cours, ce qu'ils coûtent par an et qui en est responsable.
04Un rappel dans le calendrier Outlook d'une seule personne n'est pas un processus. Si cette personne est en congé ou a quitté l'entreprise, le délai expire discrètement.

Cas d'usage

Ce que nous automatisons concrètement dans la gestion des contrats.

Il ne s'agit pas ici du classement de documents, mais du pilotage des contrats : délais, renouvellements, résiliations, valeurs contractuelles. Cinq parcours que nous construisons régulièrement.

Constituer le registre des contrats à partir de l'existant

Les contrats existants provenant des boîtes mail, du serveur de fichiers et des dossiers sont lus par reconnaissance documentaire par IA : partenaire contractuel, début, durée, délai de résiliation, clause de renouvellement et valeur contractuelle deviennent des champs structurés dans un registre central. Ce que la reconnaissance ne peut pas lire de manière fiable atterrit dans un panier de contrôle et est confirmé une fois manuellement. Il existe alors pour la première fois une liste complète de ce que vous avez réellement signé.

Effet Vue d'ensemble complète des contrats au lieu d'un fragment Excel

Surveillance des délais avec escalade

Le système calcule à partir de chaque durée et délai de résiliation l'échéance réelle et se manifeste avec l'anticipation que vous définissez par type de contrat. Si la personne responsable ne réagit pas, le rappel est transmis après un délai défini à son suppléant, puis à la direction. Le délai ne s'éteint donc plus discrètement, mais seulement si quelqu'un décide consciemment le contraire.

Économie 2–5 h par semaine de gestion des délais

Résiliation et renouvellement en tant que processus

À partir du rappel, la décision est prise directement : résilier, renégocier ou poursuivre. En cas de résiliation, le flux de travail génère la lettre à partir du modèle avec les données du registre, la présente pour signature et documente l'envoi avec la date. La décision et sa justification restent attachées au contrat et restent traçables deux ans plus tard.

Effet Résiliation documentée au lieu d'orale

Saisir automatiquement les nouveaux contrats

Un contrat signé qui arrive dans la boîte mail ou depuis la solution de signature est reconnu et crée lui-même l'entrée du registre, y compris les délais et la personne responsable. L'exhaustivité du registre ne dépend ainsi plus du fait que quelqu'un pense à le tenir à jour après la conclusion. C'est exactement là que presque toutes les solutions Excel s'effondrent.

Effet Registre reste complet, sans discipline

Analyse des durées et des valeurs contractuelles

Le registre génère une analyse continue : quels contrats expirent dans les six prochains mois, quels sont les coûts récurrents par an, quels fournisseurs sont représentés plusieurs fois. Avant votre prochaine négociation avec un fournisseur, vous connaissez le volume que vous détenez au lieu de l'estimer.

Effet Négociation avec des chiffres au lieu d'un instinct

Outils

Construit avec ce qui fonctionne déjà chez vous.

Une gestion des contrats fonctionnelle nécessite rarement son propre logiciel de gestion des contrats avec des coûts de licence par utilisateur. Dans la plupart des PME, l'environnement Microsoft existant suffit, complété par l'automatisation et la reconnaissance documentaire. La voie qui convient est décidée selon votre portefeuille existant, pas selon notre outil préféré.

Microsoft 365

Power Automate pour les délais et rappels

Si votre quotidien se déroule dans Microsoft 365, nous construisons le registre sur une liste SharePoint et laissons Power Automate vérifier quotidiennement les échéances, envoyer des rappels et escalader. Vous disposez déjà de la licence dans de nombreux plans Microsoft 365, elle n'est simplement pas utilisée.

Voir Power Automate

Multi-systèmes

n8n dès que l'ERP et la comptabilité s'y ajoutent

Dès que les données contractuelles doivent être rapprochées de l'ERP, de la comptabilité ou des données fournisseurs, nous utilisons n8n, self-hosted sur des serveurs allemands sur demande. Cela nous permet aussi de relier des systèmes pour lesquels il n'existe pas de connecteur tout fait dans le monde Microsoft.

Voir n8n

Reconnaissance documentaire pour les clauses et les délais

Les délais de résiliation figurent rarement dans le même champ, mais quelque part dans le texte du contrat. Un agent IA lit la durée, la clause de renouvellement et la valeur contractuelle dans le document et propose les champs du registre. La proposition est confirmée par une personne, afin qu'aucun délai erroné ne se glisse dans le système sans être remarqué.

Voir les agents IA

Comment nous travaillons

Le modèle en 30 jours.

Du premier entretien à un registre des contrats opérationnel avec surveillance des délais en 30 jours, à un prix fixe convenu à l'avance au lieu d'un décompte d'heures ouvert.

Analyse initiale gratuite

En 60 minutes, nous clarifions quels types de contrats vous concernent, où ils se trouvent aujourd'hui et quels délais posent réellement problème. Vous saurez ensuite si l'effort en vaut la peine pour votre portefeuille.

Structure du registre et prix fixe

Nous définissons les champs du registre, les délais d'anticipation par type de contrat et les niveaux d'escalade. Vous recevez une offre à prix fixe avant que nous commencions la construction.

Saisir le portefeuille et activer les délais

Nous remplissons le registre avec vos contrats réels, pas avec des données d'exemple, et laissons d'abord la logique des délais fonctionner en mode test. Ce n'est qu'une fois que les échéances calculées sont correctes que les rappels sont envoyés aux véritables destinataires.

Remise et contrôle

Vous recevez la documentation et une formation, et vous pouvez modifier vous-même les délais, les anticipations et les responsables sans avoir besoin de nous. Aucune résiliation n'est jamais automatique : le système rappelle et documente, c'est vous qui décidez.

Prochaine étape

Votre problème concerne-t-il plutôt le classement ou les validations ?

Cette page traite du pilotage des contrats en cours : délais, renouvellements, résiliations, valeurs contractuelles. Si votre véritable problème est le classement et la recherche de documents, ou la validation avant signature, d'autres parcours mènent plus rapidement au but. Dans la vue d'ensemble, vous voyez lesquels.

Voir toutes les prestations

Analyse initiale gratuite

Savez-vous quel contrat se renouvellera automatiquement en prochain ?

Lors de l'analyse initiale gratuite, nous examinons en 60 minutes votre portefeuille de contrats et votre gestion actuelle des délais, et nous vous disons honnêtement ce qui peut être automatisé et ce qui ne peut pas l'être. Sans engagement et sans pression commerciale.

Prendre rendez-vous kontakt@nordflux.de

Gratuit et sans engagement
Prix fixe au lieu d'un décompte d'heures ouvert
Aucune résiliation automatique, vous gardez le contrôle

Questions fréquentes

Ce que les entreprises demandent souvent sur la gestion automatisée des contrats.

Avons-nous besoin d'un logiciel de gestion des contrats dédié ?

Pas dans la plupart des PME. Un registre des contrats basé sur SharePoint ou une base de données, combiné à une surveillance automatique des délais, couvre les besoins et ne coûte aucune licence supplémentaire par utilisateur. Un logiciel de gestion des contrats spécialisé n'est rentable qu'avec de très grands portefeuilles ou des exigences juridiques particulières comme les bibliothèques de clauses, et nous vous le dirons honnêtement lors de l'analyse initiale.

Le système résilie-t-il les contrats automatiquement ?

Non, et c'est voulu. Le système calcule l'échéance, rappelle à temps, escalade en cas de silence et génère sur demande la lettre de résiliation à partir du modèle. La décision et la signature restent de votre ressort, car une résiliation envoyée automatiquement peut causer plus de dommages qu'un délai manqué.

Comment nos anciens contrats arrivent-ils dans le registre ?

Nous lisons le portefeuille existant par reconnaissance documentaire : partenaire contractuel, durée, délai de résiliation et valeur contractuelle sont proposés et confirmés une fois par une personne. Les contrats que la reconnaissance ne peut pas lire de manière fiable atterrissent dans un panier de contrôle au lieu d'entrer incorrectement dans le système. Ce passage unique est la partie la plus exigeante du projet, ensuite le registre se maintient de lui-même à l'arrivée de nouveaux contrats.

N'est-ce pas la même chose qu'une gestion documentaire ?

Non. Une gestion documentaire veille à ce qu'un contrat soit correctement classé et retrouvé. La gestion des contrats pilote ce qui se passe avec le contrat pendant sa durée : calculer les délais, rappeler avant le renouvellement, déclencher la résiliation, évaluer les valeurs contractuelles. Les deux s'articulent, et si votre classement est déjà propre, le registre avance d'autant plus vite.

Combien coûte l'automatisation de la gestion des contrats ?

Vous recevez, après l'analyse initiale gratuite, un prix fixe, pas un décompte d'heures ouvert. L'effort dépend surtout du nombre d'anciens contrats à saisir et de la diversité de vos types de contrats, c'est pourquoi nous ne donnons pas de forfait au hasard. En tant que cabinet de conseil en digitalisation pour les PME, une subvention BAFA peut par ailleurs couvrir une partie des frais de conseil.