Automatisation · Flotte

Automatiser la gestion de flotte au lieu de suivre les échéances dans Excel.

Automatiser la gestion de flotte signifie : les contrôles du permis de conduire, les échéances d'entretien et de contrôle technique, les justificatifs de carburant et les déclarations de sinistre se déroulent comme un processus numérique avec rappel, preuve et archivage. NordFlux intègre ce parcours dans les systèmes que vous utilisez déjà, de votre boîte mail à votre portail télématique ou de leasing jusqu'à la comptabilité. Vous voyez chaque étape et continuez de décider vous-même qui reçoit un véhicule.

Analyse initiale gratuite Cas d'usage

Le problème

La flotte fonctionne, jusqu'à ce qu'une échéance passe à travers.

Dans de nombreuses entreprises, toute la flotte dépend d'un tableau Excel et d'une personne qui sait où se trouve quoi. Tant que rien ne se passe, cela ne se remarque pas. Cela devient visible seulement lorsqu'un véhicule circule sans contrôle valide ou que le justificatif de carburant manque pour la comptabilité.

01Le contrôle du permis de conduire se fait à la volée dans le couloir, et personne ne peut prouver ultérieurement quand il a eu lieu.
02L'entretien, les échéances de contrôle et le changement de pneus figurent dans un tableau dont personne ne se souvient jusqu'à ce que le garage appelle.
03Les justificatifs de carburant se trouvent dans la boîte à gants, dans un portefeuille, ou n'existent plus du tout, et la comptabilité les collecte en fin de mois.
04Un sinistre est signalé par téléphone, puis transmis sur un bout de papier, et la déclaration à l'assurance se fait des jours plus tard.

Cas d'usage

Ce que nous automatisons concrètement dans votre flotte.

Cinq processus qui font perdre du temps dans presque toutes les flottes et qui sont pourtant rarement documentés proprement. Nous les construisons pour qu'ils fonctionnent sans entretien quotidien.

Contrôle du permis de conduire avec preuve

Le workflow connaît chaque conducteur et le cycle de contrôle que vous avez défini, et invite automatiquement au contrôle, par e-mail ou avec un rendez-vous de vérification visuelle. Chaque contrôle effectué est consigné avec date, contrôleur et résultat, puis conservé de manière inviolable dans vos archives. Celui qui ne réagit pas reçoit un rappel, et la direction de flotte voit en un coup d'œil qui est encore en attente.

Effet preuve intégrale au lieu d'un rappel oral

Entretien, contrôles techniques et changement de pneus

Toutes les échéances par véhicule se trouvent au même endroit : révision, contrôle technique, restitution de leasing, pneus saisonniers. Le workflow rappelle à temps à l'avance, propose des rendez-vous au garage et signale à la direction de flotte si un véhicule reste sans rendez-vous. Aucun véhicule n'est plus oublié parce qu'une ligne du tableau a été négligée.

Économie 1 à 3 h par semaine

Justificatifs de carburant et cartes carburant

Les conducteurs photographient le justificatif avec leur téléphone, la reconnaissance de texte par IA lit la date, le montant, les litres et la plaque d'immatriculation, et le justificatif est automatiquement attribué au bon véhicule et au bon centre de coûts. Nous récupérons les fichiers de facturation de vos fournisseurs de cartes carburant directement depuis le portail ou la boîte mail et les rapprochons des trajets enregistrés. En fin de mois, plus aucun justificatif ne manque dans le carton.

Économie 2 à 4 h par mois en comptabilité

Déclaration de sinistre sans chaîne téléphonique

Le conducteur signale le sinistre via un formulaire simple sur son téléphone : photos, plaque d'immatriculation, lieu, brève description. Cela crée automatiquement un dossier avec un numéro, la direction de flotte et l'assurance sont informées, et la demande de garage et de véhicule de remplacement suit comme étape suivante. Le dossier reste visible jusqu'à sa clôture.

Effet signalement le jour même au lieu de plusieurs jours plus tard

Remise de véhicule et véhicules de pool

La remise et la restitution se déroulent via un protocole numérique avec photos, kilométrage et signature sur le téléphone, au lieu d'un formulaire papier que personne ne retrouve ensuite. Les véhicules de pool sont réservés via un calendrier, les conflits sont immédiatement visibles, et le conducteur reçoit automatiquement les données du véhicule. En fin d'année, vous pouvez documenter chaque remise.

Effet chaque remise documentée

Voies de solution

Avec quoi nous automatisons votre flotte.

Nous ne sommes pas attachés à un seul outil. Ce qui compte, c'est ce qui fonctionne déjà chez vous et quels portails et systèmes doivent être connectés.

Nombreux portails, un seul processus

n8n comme plaque tournante

Une flotte dépend rarement d'un seul système : portail de leasing, fournisseur de cartes carburant, télématique, garage et comptabilité ne communiquent pas entre eux. n8n relie ces sources en un seul parcours et fonctionne sur demande sur un serveur en Allemagne. Idéal si la souveraineté des données sur les données des conducteurs et des véhicules vous importe.

Voir l'automatisation n8n

Pour les conducteurs

Power Apps sur le téléphone

Déclaration de sinistre, photo de justificatif de carburant et protocole de remise nécessitent quelque chose que le conducteur peut utiliser en deux minutes au bord de la route. Avec Power Apps, nous construisons exactement ce formulaire, et Power Automate transmet la déclaration, l'archive dans SharePoint et informe la direction de flotte. Si vous utilisez Microsoft 365, vos licences couvrent souvent déjà une grande partie de cela.

Voir Power Apps

Portails sans interface

UiPath pour systèmes fermés

Certains portails de leasing et de cartes carburant ne livrent leurs données que via l'interface web, il n'existe pas d'interface. Un robot UiPath récupère alors les factures et les listes de véhicules exactement comme le ferait un humain à l'écran, mais de manière fiable et de nuit. Grâce à quatre années de RPA d'entreprise chez Dräger, nous connaissons précisément ces cas de systèmes existants.

Voir l'automatisation UiPath

Comment nous travaillons

Le modèle en 30 jours.

Du premier échange à un processus de flotte opérationnel en 30 jours, à prix fixe au lieu de feuilles d'heures ouvertes.

Analyse initiale gratuite

60 minutes, sans engagement : nous examinons votre liste de véhicules, clarifions qui suit actuellement les échéances et où les justificatifs se perdent. Ensuite, vous savez ce qui en vaut la peine et ce qui ne l'est pas.

Concept et prix fixe

Vous recevez une proposition concrète : quels processus nous construisons, quels portails et systèmes sont connectés, ce que cela coûte. Un chiffre, aucune surprise.

Mise en œuvre avec vos véhicules

Nous construisons le parcours et le testons avec votre flotte réelle, y compris les cas particuliers : véhicules de pool, remorques, conducteurs sans téléphone professionnel. Vous voyez chaque étape intermédiaire.

Transfert et exploitation

La direction de flotte et les conducteurs reçoivent une brève formation et une documentation indiquant où ils peuvent intervenir. Sur demande, nous prenons en charge l'exploitation avec un niveau de service fixe.

Flotte ou logistique complète

Vous ne déplacez pas seulement des véhicules, mais du fret ?

Cette page décrit le processus de gestion de flotte, c'est-à-dire les véhicules, les conducteurs, les échéances et les justificatifs, indépendamment de votre secteur. Si en revanche votre goulot d'étranglement est la planification des transports, c'est-à-dire les ordres de transport, les rapports de statut, la CMR et la facturation du fret, alors la page dédiée à la logistique et au transport routier est le meilleur point de départ.

Voir l'automatisation pour la logistique et le transport routier

Analyse initiale gratuite

Savez-vous en ce moment quand le prochain contrôle de permis de conduire doit avoir lieu ?

Lors de l'analyse initiale gratuite, nous passons en revue votre flotte et calculons ce que coûte aujourd'hui la gestion sous Excel et ce qu'apporte l'automatisation. 60 minutes, sans engagement, sans pression commerciale.

Prendre rendez-vous kontakt@nordflux.de

Prix fixe au lieu de feuilles d'heures ouvertes
Les données des conducteurs et des véhicules restent en Allemagne
Vous gardez le contrôle sur chaque validation

Questions fréquentes

Ce que les responsables de flotte nous demandent souvent.

Comment fonctionne un contrôle automatisé du permis de conduire ?

Le workflow connaît chaque conducteur et le cycle de contrôle que vous avez défini dans votre entreprise, et invite automatiquement au contrôle. Le contrôle effectué est consigné avec date, contrôleur et résultat et est conservé dans vos archives afin que vous puissiez le prouver ultérieurement. Celui qui ne réagit pas reçoit automatiquement un rappel, et la direction de flotte voit les cas en attente dans une vue d'ensemble. Le type de contrôle et le cycle qui s'appliquent à vous sont décidés par vous ou votre chargé de sécurité au travail ; l'automatisation ne fait que le mettre en œuvre de manière fiable.

Avons-nous besoin d'un logiciel de gestion de flotte propre pour cela ?

Non, dans la plupart des cas non. Nous intégrons les processus dans les systèmes que vous utilisez déjà, c'est-à-dire boîte mail, Microsoft 365 ou SharePoint, et connectons votre portail de leasing ou de cartes carburant. Un logiciel de gestion de flotte supplémentaire n'est rentable que pour de très grandes flottes avec de nombreuses exigences particulières, et même celui-ci peut être connecté si vous en avez déjà un.

À partir de combien de véhicules l'automatisation est-elle rentable ?

L'effort dépend moins du nombre de véhicules que du nombre de processus que vous souhaitez automatiser. Règle empirique : dès qu'une personne passe régulièrement du temps à suivre les échéances et à courir après les justificatifs, cela devient rentable. Lors de l'analyse initiale gratuite, nous calculons cela concrètement pour votre flotte, et si cela n'en vaut pas la peine, nous vous le disons aussi.

Comment les justificatifs de carburant arrivent-ils en comptabilité sans être ressaisis ?

Le conducteur photographie le justificatif avec son téléphone, une reconnaissance de texte par IA lit la date, le montant, les litres et la plaque d'immatriculation, et le justificatif est automatiquement attribué au véhicule et au centre de coûts. Nous récupérons les fichiers de facturation des fournisseurs de cartes carburant directement depuis le portail ou la boîte mail. Ce que l'IA ne reconnaît pas avec certitude passe dans une courte liste de vérification, au lieu d'être comptabilisé silencieusement de manière erronée.

Que deviennent les données de nos conducteurs ?

Les données des conducteurs et des véhicules sont des données personnelles, elles restent donc là où vous voulez qu'elles soient : sur un serveur en Allemagne ou dans votre propre tenant Microsoft 365. Nous documentons au préalable quel système voit quelles données, afin que vous puissiez le présenter à votre comité d'entreprise et à votre délégué à la protection des données. Vous gardez le contrôle sur qui voit quelle analyse.