Los flujos centrales de Power Automate para muchos usuarios pueden infringir las condiciones de licencia como multiplexación. Así te mantienes conforme.
Un flujo central, una cuenta de servicio, una licencia Premium, todo automatizado para todo el departamento. Sobre el papel, esta idea suena a un ahorro de licencias inteligente, pero en la práctica de Power Automate lleva regularmente a una trampa que Microsoft denomina multiplexación. Quien construye flujos centralizados para muchos usuarios sin conocer bien las reglas de licencia ahorra en el lugar equivocado y corre el riesgo de tener que relicenciar en cuanto se produzca una auditoría o una revisión de cumplimiento.
Este artículo explica, basándose en la documentación oficial de Microsoft, qué significa realmente la multiplexación en Power Automate, en qué situaciones los flujos centrales y las cuentas de servicio se convierten en una trampa de licencias, y con qué opciones puedes configurar automatizaciones centralizadas de forma limpia y conforme. Actualizado a julio de 2026.
Microsoft define la multiplexación en las preguntas frecuentes sobre licencias de Power Automate como el uso de hardware o software con el que un cliente agrupa conexiones, redirige información o reduce el número de usuarios que acceden directamente a Power Apps, Power Automate y Microsoft Copilot Studio. La frase que sigue es inequívoca: usar la multiplexación como mecanismo para reducir el número de licencias que hay que adquirir se considera, según Microsoft, una infracción explícita de las condiciones de licencia.
Es importante tener en cuenta que no todo flujo central es automáticamente multiplexación. Microsoft menciona en la documentación tres ejemplos que dejan clara la diferencia:
El criterio decisivo, por tanto, no es quién tiene acceso técnico a los datos subyacentes, sino quién desencadena el flujo y quién obtiene un beneficio propio del resultado. En cuanto ambas cosas se aplican a varias personas que no tienen licencia propia, se ha traspasado el límite de cumplimiento.
La causa más frecuente de multiplexación en la práctica es una cuenta de servicio compartida bajo la que se ejecutan varios flujos y a la que tienen acceso muchas personas. Las preguntas frecuentes sobre licencias distinguen claramente entre cuenta de servicio, entidad de servicio, usuarios no interactivos y usuarios humanos, y dejan algo claro: una cuenta de usuario de Microsoft Entra que se usa como cuenta de servicio y cuyas credenciales se comparten con otras personas es a la vez un riesgo de seguridad y un asunto delicado en materia de licencias.
En concreto, según Microsoft, para los flujos que se ejecutan bajo una cuenta de servicio como propietaria se aplica lo siguiente:
Precisamente ese último punto es la situación en la que suelen caer los flujos centralizados para muchos usuarios: una licencia, una cuenta de servicio, muchas personas con acceso a funciones Premium. Desde el punto de vista del departamento de TI, esto parece una centralización elegante; desde el punto de vista de las licencias, es exactamente la situación que Microsoft señala explícitamente como una infracción.
Además de las cuentas de servicio, existen otras situaciones en las que los flujos centrales se convierten rápidamente en una trampa. En un flujo desencadenado directamente, por ejemplo mediante un botón o desde una Power App, las preguntas frecuentes indican que cada persona que realmente invoca el flujo necesita su propia licencia Premium en cuanto el flujo utiliza conectores Premium, incluso si el flujo en sí lo creó y compartió una sola persona. Si un flujo con conectores Premium simplemente se comparte para que un equipo pueda ejecutarlo con un clic, entonces cada miembro del equipo necesita su propia licencia, no solo la persona que creó el flujo.
La situación es distinta en los flujos automatizados o programados que se ejecutan en el contexto del propietario: aquí, por lo general, basta con la licencia de la propietaria o del propietario, siempre que ninguna otra persona obtenga un valor directo de la propia ejecución, por ejemplo en forma de resultados personalizados. Del mismo modo, quien solo responde a una solicitud de aprobación enviada por un flujo Premium no necesita, según las preguntas frecuentes, una licencia Premium propia, porque quien aprueba no desencadena el flujo, sino que solo responde.
Esta distinción tan fina se vuelve rápidamente confusa en procesos centralizados, sobre todo cuando un mismo flujo combina varios tipos de desencadenadores para distintos departamentos, o cuando flujos secundarios son invocados simultáneamente por varios flujos principales. Para un flujo secundario con conectores Premium invocado por varios flujos principales sin funciones Premium, según Microsoft basta con licenciar los flujos principales o con una licencia de proceso para el flujo secundario; pero si el propio flujo principal también tiene un conector Premium, su propietario necesita además su propia licencia Premium o una licencia de proceso para el flujo principal.
Para automatizaciones centralizadas que afectan a muchas personas, existen básicamente tres vías limpias para evitar que cada persona necesite, a posteriori, una licencia Premium:
Para la operación técnica, Microsoft recomienda además sustituir las cuentas de servicio, en la medida de lo posible, por una entidad de servicio como propietaria del flujo. Esto no resuelve automáticamente el tema de las licencias, pero sí reduce los riesgos de seguridad que conlleva compartir credenciales, como la falta de trazabilidad de quién modificó un flujo y la carga administrativa de gestionar contraseñas.
Un aspecto que a menudo se pasa por alto en la práctica: en las preguntas frecuentes, Microsoft describe explícitamente las reglas de multiplexación como una orientación que no se impone de forma estrictamente técnica. La responsabilidad de licenciar correctamente todos los flujos y de mantener el cumplimiento recae explícitamente, según Microsoft, en los administradores de la organización. Precisamente eso es lo que hace esta trampa tan insidiosa: un flujo central no conforme sigue funcionando técnicamente sin problemas, a menudo durante meses o años, hasta que una auditoría interna de licencias, un cambio en el modelo de licencias o una revisión externa descubre el fallo. Por eso, quien planifique flujos centrales para muchos usuarios debería tener en cuenta la cuestión de las licencias desde el principio, y no solo cuando el número de usuarios ya haya crecido considerablemente.
Una breve checklist para flujos centrales existentes o planeados:
Quien revise cuidadosamente estas preguntas mantendrá el control de los costes de licencia y del cumplimiento a medida que crezcan sus automatizaciones, en lugar de llevarse una sorpresa en la próxima revisión. Si quieres poner en marcha procesos centrales de Power Automate para tu empresa y, desde el principio, mantenerte limpio en materia de licencias, NordFlux te ayuda con proyectos a precio fijo en torno a la automatización con Power Automate, incluyendo asesoramiento en licencias y soberanía de datos alemana.
Microsoft no impone técnicamente las reglas de multiplexación, pero las describe explícitamente en las preguntas frecuentes como una orientación cuyo cumplimiento es responsabilidad de los administradores. Un flujo no conforme, por tanto, sigue funcionando, pero infringe las condiciones de licencia y puede convertirse en un problema en una auditoría o en una revisión de licencias.
No, no si el flujo utiliza funciones Premium como conectores Premium. Si varias personas comparten las credenciales de una cuenta de servicio y a través de ella se ejecuta un flujo Premium con una única licencia Premium asignada, eso se considera explícitamente multiplexación según Microsoft, y el flujo no cumple la normativa.
Cuando el flujo se activa por su acción, pero ellos mismos no obtienen ningún valor añadido personalizado de la ejecución, por ejemplo porque el resultado solo va a un punto central o a la propietaria del flujo. Si, en cambio, reciben un resultado individual, como un correo dirigido personalmente a ellos, necesitan su propia licencia Premium.
No siempre, pero a menudo sí. Una licencia de proceso es especialmente adecuada para procesos clave con muchos usuarios que cambian con frecuencia, porque las personas nuevas quedan cubiertas automáticamente. Para un grupo de usuarios pequeño y estable, puede ser más económico asignar directamente una licencia Premium a cada persona en lugar de comprar una licencia de proceso independiente.
No. Una entidad de servicio reduce sobre todo los riesgos de seguridad, como compartir contraseñas y la falta de trazabilidad de los cambios, pero no sustituye la comprobación de si el flujo utiliza funciones Premium y cuántas personas obtienen de ello un beneficio propio. La cuestión de las licencias debes resolverla de forma independiente.
Fundador de NordFlux. Siete años de experiencia, desde la web y el SEO hasta la automatización a escala de grupo, hoy de forma pragmática para las pymes y con soberanía de datos alemana.
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Un flujo central que usa una única cuenta de servicio para todo un departamento parece práctico, pero infringe rápidamente las reglas de multiplexing de Microsoft. NordFlux audita sus flujos existentes en busca de riesgos de cumplimiento y construye procesos centrales que se mantienen correctos en materia de licencias.
