PAD es (casi) gratis: lo que ofrece la licencia de Windows

Para muchos usuarios de Windows, Power Automate Desktop aparece por primera vez cuando escriben «Power Automate» en la búsqueda de Windows y descubren que la aplicación ya viene preinstalada o se carga en cuestión de segundos. Sin oferta, sin tarjeta de crédito, sin periodo de prueba con fecha de caducidad. Eso plantea de inmediato la pregunta de cuánta automatización robótica de procesos (RPA) viene realmente incluida con Windows 10 y 11, y a partir de qué punto se necesita una licencia adicional.

La respuesta corta: más de lo que la mayoría espera, pero con límites claros. Con una instalación normal de Windows y una cuenta gratuita de Microsoft puedes grabar, crear y ejecutar flujos de escritorio en local, sin necesidad de Power Automate Premium. Pero en cuanto quieras compartir flujos, activarlos desde la nube o ejecutarlos sin supervisión, sales del ámbito gratuito. Este artículo se apoya en la documentación oficial de Microsoft para mostrar exactamente dónde está ese límite.

Lo que ya viene preinstalado con Windows 11

En Windows 11, Power Automate Desktop (PAD) forma parte integral del sistema operativo. Según la documentación de Microsoft sobre los primeros pasos en Windows 11, basta con buscar «Power Automate» en la barra de búsqueda de Windows: la aplicación se descarga y se inicia automáticamente la primera vez que se abre. Ya incluye el entorno de creación completo, con más de 400 acciones predefinidas y un grabador que convierte automáticamente las entradas de ratón y teclado en una aplicación de escritorio o en un navegador web en pasos de flujo. Con ello puedes controlar prácticamente cualquier aplicación de Microsoft o de terceros en Windows, intercambiar datos entre aplicaciones y páginas web o rellenar formularios de forma automática, sin escribir una sola línea de código.

En Windows 10 y Windows Server 2016, PAD no viene preinstalado, pero según Microsoft igualmente tienes derechos de uso para él y descargas la aplicación manualmente desde el Centro de descarga de Microsoft. Funcionalmente es la misma aplicación que en Windows 11.

Lo que la licencia de Windows realmente ofrece en materia de RPA

Microsoft responde de forma bastante directa en las preguntas frecuentes sobre licencias de Power Automate hasta dónde llega este uso gratuito: los usuarios de Windows pueden probar flujos de escritorio en RPA asistida para su productividad personal en el entorno predeterminado. Sin embargo, no pueden ni compartir estos flujos ni crearlos en un entorno distinto al predeterminado, y no tienen acceso a los flujos en la nube. Según Microsoft, para flujos en la nube completos y todas las funciones de RPA se necesita el plan Power Automate Premium.

Esto coincide con lo que se desglosa en el resumen de tipos de cuenta de la documentación de configuración. Si inicias sesión con una cuenta de Microsoft normal, tienes acceso al grabador, al diseñador visual, a la compatibilidad con el navegador, a las más de 400 acciones predefinidas e incluso al manejo de excepciones, todos marcados claramente con un «Sí». En cambio, en la conectividad con flujos en la nube, el almacenamiento de Dataverse, el uso compartido y la colaboración, así como la administración y los informes centralizados, aparece de forma constante «No» o «Ninguno».

Windows Home frente a Pro, Enterprise y Server: una diferencia que se pasa fácilmente por alto

Además del tipo de cuenta, la edición de Windows también influye. La documentación de configuración muestra una tabla que compara Windows 10 y 11 Home con las ediciones Pro, Enterprise y Server de Windows. Ambos grupos pueden usar PAD para crear flujos en el portal de Power Automate y ejecutarlos localmente en modo asistido. La diferencia está en la ejecución en la nube: solo las ediciones Pro, Enterprise y Server pueden activar flujos de escritorio desde la nube, tanto asistidos como no asistidos. Si usas Windows 10 u 11 Home, ese camino te queda cerrado desde el principio, independientemente de la licencia de Power Automate que compres más adelante.

Dónde termina el uso gratuito

El resumen de funciones RPA Premium detalla lo que se añade al mero uso de Windows en cuanto entra en juego un plan Premium o Process. Entre otras cosas, incluye:

• El activado y la programación automáticos de flujos de escritorio desde flujos en la nube, incluida la integración con cientos de aplicaciones y servicios en la nube.
• El uso compartido y la colaboración, es decir, compartir flujos en equipo con distintos niveles de acceso, como copropietario o usuario.
• El acceso a varios entornos en lugar de solo el entorno predeterminado, incluido el acceso basado en roles.
• La administración, supervisión y colas de flujos centralizadas en el portal de Power Automate.
• La RPA no asistida, en la que un flujo se ejecuta sin un usuario con sesión iniciada y sin acceso a la pantalla.
• El acceso a conectores premium y personalizados así como a créditos de AI Builder para la automatización basada en IA.

Aquí es importante señalar lo que indica el resumen de los tipos de licencia: la licencia gratuita de Power Automate para cuentas laborales o educativas ya permite crear y ejecutar flujos de escritorio en local, pero los conectores están limitados al conjunto estándar y los flujos en la nube no se pueden compartir. Según la documentación, quien quiera automatizar sin supervisión necesita obligatoriamente la licencia Power Automate Process para la máquina en cuestión.

Cuándo realmente merece la pena Power Automate Premium

Para tareas individuales y recurrentes en tu propio equipo, la licencia de Windows suele ser más que suficiente en muchos casos: comparar precios de páginas web, rellenar automáticamente hojas de Excel, convertir archivos o completar formularios son ejemplos clásicos que la propia Microsoft menciona en su documentación. Pero en cuanto varias personas necesitan usar el mismo flujo, un flujo debe ejecutarse de noche sin un usuario con sesión iniciada, o se necesita una visión centralizada de todas las automatizaciones de la empresa, se alcanza el límite del uso gratuito. Precisamente ahí es donde entra NordFlux: como empleados digitales, te construimos automatizaciones que desde el principio están planteadas para crecer de forma ordenada, desde una prueba personal hasta una operación productiva, compartida o no asistida. Tú mantienes en todo momento el control sobre qué se automatiza y quién tiene acceso a qué.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una suscripción de pago a Microsoft 365 para Power Automate Desktop?

No. Según la documentación de Microsoft, basta con una cuenta de Microsoft normal o una cuenta laboral o educativa para crear y ejecutar flujos de escritorio en local en modo asistido. Una suscripción de pago solo es necesaria en cuanto quieras compartir flujos, activarlos desde la nube o ejecutarlos sin supervisión.

¿Puedo hacer que los flujos se inicien de forma programada o automática con el uso gratuito?

Solo de forma limitada. Mediante un acceso directo de escritorio o una URL de ejecución se puede activar localmente un flujo asistido, pero según la documentación eso ya forma parte de las funciones Premium. Un verdadero activado automático o una programación desde un flujo en la nube siempre requiere la licencia Premium o Process.

¿Funciona Power Automate Desktop también en Windows 10 u 11 Home?

Sí, puedes crear flujos y ejecutarlos localmente en modo asistido. Sin embargo, según la documentación de requisitos, las ediciones Home no pueden activar flujos de escritorio desde la nube, ni asistidos ni no asistidos. Para eso se necesita Windows 10/11 Pro, Enterprise o Server.

¿Qué ocurre si quiero compartir con un compañero un flujo creado con la licencia de Windows?

Eso no es posible con el mero uso de Windows. Según Microsoft, el uso compartido y la colaboración en flujos son explícitamente funciones Premium, al igual que el acceso a varios entornos. Sin una licencia Premium o de prueba, un flujo queda limitado a tu propia cuenta y al entorno predeterminado.

¿Merece la pena la versión de prueba de 90 días para probar las funciones Premium?

Si quieres probar la automatización no asistida, el uso compartido o los conectores premium, sí. Según la documentación, la licencia de prueba de Power Automate ofrece las mismas funciones que la licencia Premium, incluido el modo no asistido, aunque está limitada a 90 días y no incluye la totalidad de los créditos de AI Builder de la licencia de pago.