Obligación de licencia para usuarios invitados en Power Automate (FAQ)

Quien colabora en Power Automate con socios externos, clientas o freelancers, tarde o temprano llega al punto de compartir un flujo o un entorno con un usuario invitado. La pregunta obvia: ¿Necesita esta persona una licencia propia, o basta con la invitación como invitado en el inquilino de Microsoft Entra? La respuesta es claramente sí, pero los detalles determinan de dónde puede provenir la licencia y qué puede hacer realmente el usuario invitado con ella. Actualizado: julio de 2026.

Este artículo responde a las preguntas más frecuentes sobre la obligación de licencia de usuarios invitados en Power Automate, basándose en la documentación oficial de Microsoft. Descubrirás qué requisitos debe cumplir un usuario invitado, de dónde puede provenir la licencia y qué funciones tiene disponibles, para que puedas compartir flujos y entornos de forma correcta y conforme a las licencias con personas externas. Así mantienes el control sobre quién obtiene acceso y en qué base.

Quién se considera usuario invitado en Power Automate

Según la documentación de Microsoft sobre la compatibilidad con usuarios invitados un usuario invitado puede ser un proveedor o una clienta en un inquilino de la propia organización que necesita acceso a un inquilino de otra organización. A los usuarios invitados también se les denomina a veces usuarios externos. Importante para la clasificación: la experiencia de Power Automate para usuarios invitados es, en general, la misma que para los empleados habituales, tanto en el portal de Power Automate como en la aplicación móvil, aunque con algunas restricciones, principalmente relacionadas con la licencia y las aprobaciones.

¿Necesita un usuario invitado su propia licencia de Power Automate

Sí, sin excepción. Las preguntas frecuentes sobre licencias de Power Automate responden claramente que sí a la pregunta «¿Necesitan los usuarios invitados que no son de tu inquilino una licencia para usar Power Automate?». El usuario invitado necesita una licencia de Power Automate concedida por uno de los dos inquilinos siguientes:

• el inquilino que aloja el flujo, por ejemplo mediante una versión de prueba de administrador para acceso temporal o una licencia independiente
• el inquilino de origen del usuario invitado, es decir, la organización de la que procede originalmente la persona

Si, por ejemplo, un usuario invitado tiene asignada una licencia de Power Automate Premium en su propio inquilino de origen, también puede usar funciones premium en el inquilino invitado que proporciona el flujo. Por tanto, no es necesaria una doble licencia, siempre que una de las dos fuentes sea aplicable.

Requisitos para un acceso de invitado conforme a las licencias

Para que un usuario invitado pueda realmente trabajar en Power Automate, según la documentación deben cumplirse simultáneamente tres criterios:

• Se asigna una licencia de Power Automate, ya sea a través del inquilino host o del inquilino de origen de la persona invitada.
• Se ha aceptado la invitación B2B del inquilino. Quien no acepta la invitación se elimina de la lista de destinatarios de aprobación y no puede participar en flujos de trabajo de aprobación.
• Se ha realizado el inicio de sesión y el consentimiento en Power Automate.

El segundo punto en particular suele pasarse por alto en la práctica. Si una invitación queda sin responder, la persona desaparece silenciosamente de los procesos de aprobación, sin que aparezca ningún mensaje de error en el propio flujo. Vale la pena tenerlo en cuenta al configurar pasos de aprobación con participantes externos.

De dónde puede provenir la licencia: ten en cuenta los límites entre nubes

Para los escenarios de invitados se aplica una restricción importante en los límites entre nubes. Power Automate, incluido en los planes de Office, Power Automate Premium, Power Apps Premium y los planes de usuario de Dynamics 365, se reconoce entre inquilinos dentro de la nube pública de Azure, porque estos planes no están vinculados a un entorno específico. Lo mismo se aplica a las nubes nacionales o soberanas. Entre distintas nubes de Azure, por ejemplo entre la nube pública y una nube nacional, en cambio, las licencias no se reconocen entre inquilinos. Si trabajas con organizaciones asociadas internacionales, deberías comprobarlo de antemano antes de confiar en la licencia del inquilino de origen de la persona invitada.

Qué puede hacer un usuario invitado en Power Automate

Un usuario invitado licenciado e invitado puede, en principio, crear flujos, ejecutarlos y realizar cambios en las ejecuciones de flujo. El rol concreto determina el alcance:

• Si el usuario invitado solo debe ejecutar un flujo, basta con el rol Sharing-Run Only.
• Si debe editar flujos o realizar acciones como cancelar y reenviar una ejecución, necesita un rol de copropietario.
• Para las aprobaciones, se le puede asignar como aprobador, recibe un correo de aprobación y se le redirige a la página de aprobación en el inquilino invitado.
• A través de widgets puede crear, gestionar o ejecutar flujos en aplicaciones como SharePoint, Teams, Excel o Power BI.

Debes conocer dos restricciones: actualmente los usuarios invitados no son compatibles con Process Mining, y los correos de aprobación accionables en Outlook no funcionan de forma fiable para los usuarios invitados. Por ello, para las aprobaciones deben abrir activamente el portal de Power Automate. Además, no todos los conectores admiten la búsqueda directa de usuarios invitados en los campos de desencadenador o acción.

Preguntas frecuentes

¿Basta con la invitación como invitado en Microsoft Entra, o se necesita además una licencia?

La invitación por sí sola no es suficiente. Además de la invitación B2B aceptada, a un usuario invitado se le debe asignar una licencia de Power Automate, ya sea desde el inquilino que aloja el flujo o desde su propio inquilino de origen. Sin una de estas dos fuentes de licencia, según la documentación de Microsoft, el usuario invitado no puede trabajar de forma productiva con Power Automate.

¿Qué ocurre si un usuario invitado no acepta la invitación B2B?

Los usuarios invitados no confirmados se eliminan automáticamente de la lista de destinatarios de aprobación y no pueden participar en flujos de trabajo de aprobación. Si todos los destinatarios de una aprobación se encuentran en este estado, la creación de la aprobación incluso falla por completo. Por eso merece la pena comprobar activamente el estado de invitación de los participantes externos antes de poner en producción un flujo.

¿Puede un usuario invitado de otra nube de Azure usar su licencia de origen?

Solo de forma limitada. Dentro de la nube pública de Azure, así como dentro de las nubes nacionales o soberanas, los planes de licencia relevantes se reconocen entre inquilinos. Sin embargo, entre distintas nubes de Azure, por ejemplo entre la nube pública y una nube nacional, este reconocimiento no se aplica. En esos casos, el usuario invitado necesita su propia licencia en el inquilino host.

¿Los usuarios invitados son compatibles con Power Automate Process Mining?

No. La documentación indica explícitamente que actualmente los usuarios invitados no son compatibles con Process Mining. Para todas las demás funciones principales, como crear flujos, ejecutarlos y participar en aprobaciones, se aplica la misma experiencia que para los empleados habituales, siempre que se cumplan los requisitos de licencia e invitación.

¿Cómo asigno una licencia a un usuario invitado para que pueda usar un flujo compartido?

Como administrador del inquilino host, puedes asignar al usuario invitado una versión de prueba de administrador para acceso temporal o una licencia independiente de Power Automate. Alternativamente, basta con que el usuario invitado ya disponga, a través de su propio inquilino de origen, de un plan de Office 365 o de un plan con licencia de Power Automate. Ambas vías cumplen el requisito de licencia, siempre que la persona acepte además la invitación B2B y se registre y otorgue su consentimiento en Power Automate.