Licencias de flujos de escritorio: attended, unattended y hosted RPA comparados

En cuanto un flujo de escritorio en Power Automate debe hacer algo más que ejecutarse una sola vez con solo pulsar un botón, surge inevitablemente la cuestión de las licencias. Para los flujos de escritorio, Power Automate distingue tres modos de funcionamiento fundamentalmente distintos: attended, unattended y hosted RPA, y cada uno depende de su propia licencia con su propia lógica. Quien no lo aclare de antemano, o bien compra de más, o bien descubre ya en producción que el flujo no puede iniciarse automáticamente sin una licencia de capacidad adicional.

Este artículo compara los tres modelos de licencia, explica para qué está pensado cada uno y muestra en qué debes fijarte a la hora de elegir. Se basa en la información actual de la documentación oficial de Microsoft sobre Power Automate.

Attended RPA: la licencia Premium por persona

El RPA attended significa que un flujo de escritorio se ejecuta bajo supervisión humana: una persona inicia el flujo en su propio equipo, ya en uso, y el bot ejecuta las acciones mientras la persona observa o sigue trabajando en paralelo, por ejemplo en modo imagen en imagen. Según la Descripción general de los tipos de licencia de Power Automate, para ello está prevista la licencia de usuario Power Automate Premium, una licencia de usuario clásica que se asigna exactamente a una persona. Incluye un bot supervisado y cubre así casi todo lo necesario para el uso diario:

• Registrar una estación de trabajo para ejecutar flujos de escritorio en ella.
• Crear un número ilimitado de flujos de escritorio y gestionarlos en el portal de Power Automate.
• Utilizar acciones premium y personalizadas en un flujo.
• Compartir flujos con compañeros y crear flujos de escritorio en entornos distintos del entorno predeterminado.

Es importante entender la diferencia con la licencia gratuita de Power Automate: la versión gratuita también permite flujos de escritorio locales y supervisados, pero sin posibilidad de compartirlos con otros y sin acceso a las funciones premium. Por tanto, para cada desarrollador de RPA que crea y mantiene flujos de escritorio en el portal, necesitas al menos una licencia Premium, independientemente de si más adelante también se utiliza unattended o hosted RPA.

Unattended RPA: la licencia Process por máquina

El RPA unattended permite que un flujo de escritorio se ejecute sin supervisión humana. El bot inicia sesión por sí mismo en el equipo de destino, ejecuta las acciones y después vuelve a cerrar sesión, normalmente por la noche, a horas fijas o activado por un flujo en la nube. Para ello no basta solo con la licencia Premium. Además se necesita una licencia Power Automate Process que, según la documentación, es una licencia de capacidad y se asigna no a una persona, sino a una máquina o a un flujo en la nube.

Algunos puntos que a menudo causan confusión en la práctica:

• Una licencia Process se asigna a un equipo concreto y proporciona en él un bot unattended capaz de ejecutar un solo flujo de escritorio a la vez.
• Si varios flujos de escritorio unattended deben ejecutarse en paralelo en la misma máquina, cada ejecución paralela adicional necesita su propia licencia Process.
• La capacidad correspondiente se gestiona por entorno. Quien utilice RPA unattended en varios entornos debe asignar la capacidad por separado en cada uno de ellos.
• El equipo en el que se ejecuta el bot unattended debe, no obstante, haber sido registrado previamente por alguien con una licencia Premium.

Históricamente existía para ello un complemento independiente de RPA unattended junto con la licencia por flujo. Ambos modelos se simplificaron en favor de la licencia Process, que desde agosto de 2023 cubre tanto el RPA unattended como los flujos en la nube de automatización digital de procesos, y está disponible sin cantidad mínima de compra.

Hosted RPA: la licencia Hosted Process para máquinas en la nube

La tercera variante, hosted RPA, resuelve otro problema: la propia máquina física. En lugar de proporcionar y mantener un equipo Windows propio, Microsoft proporciona la máquina desde su propia infraestructura de Azure. La Introducción al RPA alojado de Power Automate describe dos formas:

• Equipos alojados (Hosted Machines): máquinas Windows individuales proporcionadas por Microsoft, en las que los desarrolladores de RPA pueden crear, probar y ejecutar flujos de escritorio tanto en modo attended como unattended, sin necesidad de hardware propio.
• Grupos de equipos alojados (Hosted Machine Groups): un conjunto de dichas máquinas que se escala automáticamente hacia arriba y hacia abajo, absorbe los picos de carga y equilibra la utilización entre varios procesos.

Ambos se licencian a través de la licencia Power Automate Hosted Process, cuyo nombre anterior era el complemento hosted RPA. Dado que, según los requisitos de licencia para equipos alojados es un superconjunto de la licencia Process normal, cada bot alojado cubre automáticamente también el permiso unattended. Aun así, no sustituye a la licencia Premium: los desarrolladores de RPA siguen necesitando una licencia Premium para crear y gestionar flujos de escritorio en el portal, y para los equipos alojados se añaden además licencias de requisito previo para Windows, Intune y Microsoft Entra ID, porque las máquinas se aprovisionan técnicamente a través de Windows 365.

Los tres modelos en comparación directa

• Attended RPA (licencia Premium): licencia de usuario, un bot attended por licencia, se ejecuta en el equipo propio ya utilizado, base de todo desarrollo de RPA en el portal.
• Unattended RPA (licencia Process): licencia de capacidad por máquina o flujo en la nube, un bot unattended por licencia, para ejecución automática, programada o activada por eventos, sin supervisión.
• Hosted RPA (licencia Hosted Process): licencia de capacidad para máquinas alojadas por Microsoft, incluye el permiso unattended, evita la gestión de hardware e infraestructura propios, requiere además requisitos previos de Windows, Intune y Entra ID.

En la práctica, esto significa: una automatización de pruebas puramente en el equipo de una sola persona a menudo se resuelve con una licencia Premium. En cuanto un flujo deba ejecutarse por la noche o sin una persona con sesión iniciada, se añade una licencia Process. Y en cuanto ya no quieras operar tu propia máquina RPA, o la automatización deba crecer y reducirse según la carga, la licencia Hosted Process con equipos o grupos de equipos alojados es el camino adecuado. Si no estás seguro sobre la combinación de modelo de licencia, entornos y conectores, la consultoría de Power Automate de NordFlux te ayuda a construir la estructura de licencias adecuada a las necesidades reales de automatización. De este modo, mantienes el control sobre qué procesos se ejecutan bajo supervisión y cuáles de forma totalmente automática.

Preguntas frecuentes

¿Basta con una licencia Premium para que los flujos de escritorio se ejecuten automáticamente por la noche?

No. La licencia Premium solo proporciona un bot attended que trabaja con una persona con sesión iniciada en el equipo. Para ejecuciones sin supervisión humana, por ejemplo por la noche o programadas, la máquina necesita además una licencia Process con el permiso unattended.

¿Cuántas licencias Process necesito para varios flujos de escritorio en paralelo?

Cada ejecución unattended paralela en la misma máquina necesita su propia licencia Process. Si en un equipo siempre se ejecuta solo un flujo de escritorio a la vez, basta con una licencia para esa máquina.

¿Sustituye la licencia Hosted Process a la licencia Premium para los desarrolladores de RPA?

No. La licencia Hosted Process licencia la máquina alojada en sí, no a la persona que desarrolla el flujo. Quien crea y gestiona flujos de escritorio en el portal de Power Automate sigue necesitando su propia licencia Premium.

¿Cuál es la diferencia entre los equipos alojados y los grupos de equipos alojados?

Los equipos alojados son máquinas individuales proporcionadas por Microsoft, adecuadas para el desarrollo, las pruebas y el funcionamiento por parte de departamentos concretos. Los grupos de equipos alojados agrupan varias de estas máquinas y las escalan automáticamente según sea necesario, lo cual está pensado especialmente para la automatización unattended a mayor escala.

¿Debo asignar licencias propias para cada entorno?

Sí. Tanto la capacidad Process para el RPA unattended como la capacidad Hosted Process para máquinas alojadas se asignan por entorno. Si utilizas varios entornos para RPA unattended o hosted, debes configurar la capacidad adecuada por separado en cada entorno.