Detectar la proliferación descontrolada de flujos en Power Automate

Un único flujo de Power Automate es fácil de controlar. Tras un año de uso activo, la realidad en la mayoría de las empresas es otra: decenas o cientos de flujos se distribuyen en varios entornos, creados por distintas áreas de negocio, a menudo sin una visión centralizada de quién es su propietario, si siguen funcionando o con qué frecuencia fallan. Esta proliferación descontrolada rara vez surge por negligencia. Es la cara opuesta de justo lo que hace que Power Automate tenga tanto éxito: cualquier persona con la licencia adecuada puede crear sus propias automatizaciones, sin necesidad de involucrar al departamento de TI.

Antes de establecer reglas de gobernanza o desactivar flujos sin usar, primero necesitas un inventario fiable. Microsoft ofrece para ello dos herramientas complementarias: la función de inventario nativa del Power Platform Admin Center y, para análisis más profundos, el CoE Starter Kit. Igual que ocurre con los empleados humanos, lo mismo se aplica a los digitales: sin una visión de quién es responsable de qué y quién sigue trabajando activamente, en realidad no tienes el control, solo esperas que no salga nada mal. Este artículo muestra cómo usar ambas vías de forma concreta para volver a hacer visible tu panorama de flujos.

Por qué el panorama de flujos crece sin que nadie se dé cuenta

Power Automate reduce deliberadamente la barrera de entrada a la automatización hasta el punto de que hasta los usuarios de negocio sin experiencia en desarrollo se vuelven productivos. Ese es el núcleo del éxito de la plataforma, pero tiene un lado negativo: los flujos se crean en entornos distintos, con convenciones de nomenclatura distintas, a menudo como proyecto personal de una sola persona. Si alguien deja la empresa o cambia de departamento, el flujo a menudo simplemente sigue ahí, técnicamente activo, pero sin nadie que lo mantenga o siquiera lo conozca. Sin una vista central de todos los entornos de un inquilino, este estado es difícil de detectar, y mucho menos de solucionar de forma sistemática.

Usar la función de inventario del Power Platform Admin Center

El punto de partida más importante es el inventario de Power Platform en el Admin Center. Ofrece a los administradores del inquilino una vista unificada de todos los agentes, aplicaciones y flujos creados en toda la organización en la Power Platform, con funciones de filtrado, búsqueda y ordenación. En concreto, ayuda entre otras cosas con las siguientes tareas:

• Identificar expertos: Ves de inmediato quién crea más recursos y puedes involucrar a esas personas de forma específica en las decisiones de gobernanza.
• Evitar recursos huérfanos: Encuentras flujos y aplicaciones cuyos propietarios han dejado la empresa, antes de que se conviertan en un riesgo operativo.
• Hacer cumplir la conformidad: Los recursos creados en regiones no aprobadas se pueden filtrar de forma específica.
• Priorizar la gobernanza: Detectas de un vistazo los entornos con especialmente muchos recursos y puedes empezar por ahí.

Se accede al inventario a través de Administrar > Inventario para la vista de todo el inquilino, o a través de Administrar > Power Automate > Inventario de flujos específicamente para los flujos en la nube. Según Microsoft, los recursos recién creados, modificados o eliminados aparecen en unos 15 minutos, lo que hace que el inventario esté claramente más actualizado que los informes de análisis clásicos. El acceso requiere un rol de administrador a nivel de todo el inquilino, concretamente Administrador de Power Platform o Administrador de Dynamics 365; sin uno de estos roles, el inventario permanece inaccesible.

Analizar los datos de uso y los errores

Donde el inventario muestra *qué* existe, los análisis para flujos en la nube de Power Automate muestran *cómo* se utiliza. En el Admin Center encuentras seis informes en Administrar > Power Automate:

• Ejecuciones: datos de ejecución diarios, semanales y mensuales de todos los flujos de un entorno.
• Uso: qué tipos de flujo se usan y con qué frecuencia, incluidos los nombres de quienes los crearon.
• Creados: flujos recién creados con fecha de creación y dirección de correo electrónico.
• Errores: tipos de error recurrentes, número de errores y momento de la última aparición.
• Compartidos: flujos compartidos y tendencias de uso.
• Conectores: número de llamadas por flujo y conector, tanto para conectores estándar como personalizados.

El informe de errores en particular vale su peso en oro para la búsqueda de proliferación descontrolada: un flujo que falla en cada ejecución desde hace meses y que nadie ha notado es un síntoma clásico de crecimiento descontrolado. Debes conocer dos limitaciones antes de confiar en estas cifras. Primero, los informes se actualizan solo cada 24 horas aproximadamente, no ofrecen datos en tiempo real. Segundo, actualmente no incluyen los flujos creados como parte de una solución; para una visión completa, debes revisar estos flujos adicionalmente a través del inventario o directamente en la solución correspondiente.

El CoE Starter Kit: cuándo todavía merece la pena el esfuerzo adicional

Para las organizaciones que invirtieron antes de la introducción de la función de inventario nativa, el CoE Starter Kit sigue en uso. Importante para situar esto: Microsoft ahora indica expresamente que el kit ya no se sigue desarrollando activamente, sus funciones principales han pasado a formar parte del Power Platform Admin Center. La guía de transición asigna la antigua funcionalidad del CoE a los componentes actuales del Admin Center:

• La antigua recopilación de inventario del CoE corresponde hoy al entorno de inventario.
• La evaluación de uso del CoE corresponde a la experiencia de uso del Admin Center.
• La supervisión del CoE corresponde al entorno de supervisión para recursos muy utilizados.
• Las recomendaciones y la aplicación de políticas corresponden a las acciones (Power Platform Advisor).

Para nuevos proyectos de gobernanza, por tanto, merece la pena empezar primero con las funciones nativas del Admin Center: están totalmente soportadas y se siguen desarrollando activamente. El CoE Starter Kit sigue teniendo sentido allí donde cierra brechas que los entornos administrados todavía no cubren, por ejemplo en la actualización masiva de permisos, la limpieza estructurada de recursos huérfanos mediante un proceso de aprobación, encuestas a la comunidad de creadores o el cálculo del ROI de ideas de automatización individuales. Quien ya use el kit no necesita sustituirlo de inmediato, pero debe saber que los problemas notificados ya no se revisan ni se solucionan.

Limpiar de forma concreta los flujos huérfanos y sin uso

Una vez que has identificado los flujos llamativos mediante el inventario y los análisis, el paso de limpieza propiamente dicho se realiza directamente en el Admin Center. Según la guía de Microsoft sobre la administración de flujos de Power Automate, procede así:

1. Inicia sesión en el Power Platform Admin Center y abre Administrar > Entornos.

2. Selecciona el entorno afectado.

3. En la web part Recursos, haz clic en Flujos.

4. Selecciona el flujo deseado en la lista.

5. A través de Detalles, consulta el propietario, las conexiones y otra información.

6. Elige la acción correspondiente: Compartir, Desactivar, Activar o Eliminar.

Para estos pasos necesitas el rol de Administrador de entorno, Administrador global o Administrador de Power Platform. Antes de eliminar, casi siempre merece la pena contactar brevemente con el propietario registrado, ya que, según Microsoft, la columna de propietario del inventario muestra actualmente a la persona que creó originalmente el flujo, no necesariamente al responsable de negocio actual. Desactivar en lugar de eliminar de inmediato te da además un margen de seguridad por si alguien se pone en contacto porque realmente necesita el flujo.

Preguntas frecuentes

¿Qué permiso necesito para ver el inventario de Power Platform?

Necesitas un rol de administrador a nivel de todo el inquilino, concretamente Administrador de Power Platform o Administrador de Dynamics 365. Sin uno de estos roles, la página de inventario en el Admin Center permanece inaccesible para ti, incluso con derechos de administrador de entorno para entornos individuales.

¿Los informes de análisis muestran realmente todos los flujos?

No, no del todo. Según Microsoft, los informes de análisis de ejecuciones, uso y errores actualmente no incluyen los flujos creados como parte de una solución. Para un inventario completo, deberías utilizar también el inventario de Power Platform, que en principio recoge todos los flujos en la nube del inquilino.

¿Sigue mereciendo la pena el CoE Starter Kit para un nuevo proyecto de gobernanza?

Para empezar, ya no es realmente la primera opción. Microsoft ya no desarrolla activamente el kit ni revisa los problemas notificados. En su lugar, empieza con las funciones nativas del Power Platform Admin Center y solo después comprueba si el CoE Starter Kit sigue cerrando brechas reales, por ejemplo en actualizaciones masivas de permisos o procesos estructurados de limpieza de recursos huérfanos.

¿Qué tan actuales son los datos del inventario y de los análisis?

Según Microsoft, el inventario muestra los recursos nuevos, modificados o eliminados en unos 15 minutos. Los informes de análisis clásicos de ejecuciones, uso y errores, en cambio, solo se actualizan cada 24 horas aproximadamente, no ofrecen datos en tiempo real.

¿Puedo eliminar un flujo directamente en el Admin Center sin abrir el flujo en sí?

Sí. A través de Administrar > Entornos, el entorno correspondiente, la web part Recursos y luego Flujos, seleccionas el flujo en cuestión y haces clic en Eliminar. Para ello se requieren los roles de Administrador de entorno, Administrador global o Administrador de Power Platform.