Presentar correctamente el justificante de uso: cómo conservar la subvención

El justificante de uso es la rendición de cuentas de su proyecto subvencionado ante el organismo concedente: demuestra que el dinero se gastó conforme a su finalidad. Por lo general consta de dos partes, un informe de contenido que describe lo que se realizó, y un justificante numérico con facturas y comprobantes de pago. Quien lo presenta demasiado tarde, incompleto o contradictorio, arriesga la devolución de toda la subvención, incluso con un proyecto técnicamente impecable.

¿Qué debe incluir el justificante de uso?

• Informe de contenido: qué se llevó a cabo, qué resultado se obtuvo, cómo corresponde al proyecto aprobado. Señalar abiertamente las desviaciones en lugar de ocultarlas.
• Justificante numérico: facturas y extractos bancarios como comprobante de pago, exactamente conforme al plan de costes aprobado. Los pagos en efectivo están excluidos en muchos programas.
• Anexos del programa: según el programa se añaden formularios adicionales, en el BAFA por ejemplo el informe de asesoramiento del consultor y el cuestionario de la UE, en los programas del FSE los justificantes de participación.

¿Qué plazos se aplican?

El plazo figura en la resolución de concesión y varía según el programa. Un ejemplo documentado: en la subvención de asesoramiento del BAFA el justificante de uso debe estar completo a más tardar seis meses después de la carta informativa, de lo contrario la subvención se pierde. Anotar la fecha en el calendario el día de la concesión es la protección más sencilla. Cómo es el camino hasta ahí lo muestra nuestro artículo Solicitud BAFA paso a paso.

Preguntas frecuentes sobre el justificante de uso

¿Qué ocurre si el justificante de uso llega demasiado tarde?

En caso de incumplimiento del plazo, el organismo concedente puede reclamar la devolución total o parcial de la subvención, incluso si el proyecto se ejecutó correctamente. Algunos organismos envían un recordatorio, pero no existe derecho a ello. El plazo de la resolución de concesión debe tomarse, por tanto, tan en serio como el plazo de solicitud antes del inicio del proyecto.

¿Bastan las facturas como justificante?

No, además de la factura se comprueba el flujo de pago, normalmente mediante extracto bancario o comprobante de transferencia. Los importes deben coincidir con el plan de costes aprobado, y el informe de contenido debe explicar lo que demuestran las cifras. Las contradicciones entre el informe, la factura y la resolución son el motivo de consulta más frecuente.

¿Quién elabora el justificante de uso, la empresa o el proveedor de servicios?

El responsable es siempre el beneficiario de la subvención, es decir, su empresa. No obstante, un buen proveedor de servicios entrega los elementos a tiempo: el informe sobre el servicio prestado, facturas correctas conforme al plan de costes y la documentación del proyecto. En NordFlux, estos documentos se crean junto con el proyecto, de modo que el justificante sea al final una mera formalidad.

¿Existen justificantes intermedios en proyectos más largos?

Sí, en proyectos plurianuales, las disposiciones accesorias de la mayoría de las resoluciones de concesión exigen justificantes intermedios anuales, normalmente hasta una fecha fija tras el fin del ejercicio presupuestario. Siguen la misma lógica que el justificante final: estado del proyecto más cifras. Quien lleva el archivo de comprobantes desde el inicio del proyecto gestiona el justificante intermedio y final desde la misma carpeta.

¿Se puede corregir un justificante de uso erróneo?

Por lo general sí: los organismos concedentes preguntan en caso de discrepancias y conceden un plazo adicional, pero no existe derecho a ello. Responda a las consultas de forma completa y dentro del plazo establecido, porque una consulta sin responder se trata como un justificante faltante y puede provocar la devolución.