Plataforma de facturación electrónica DATEV: qué cuesta el envío desde julio de 2026

Die DATEV E-Rechnungsplattform war bis zum 30. Juni 2026 vollständig kostenfrei. Seit Juli 2026 ist sie es nicht mehr, und viele Unternehmen im Mittelstand haben die Umstellung erst auf der Monatsabrechnung bemerkt. Die E-Rechnungspflicht selbst ist an anderer Stelle ausführlich beschrieben, hier geht es um die Kostenfrage: Was kostet die DATEV E-Rechnungsplattform jetzt, und wen trifft es überhaupt?

Was kostet die DATEV E-Rechnungsplattform seit Juli 2026?

DATEV berechnet seit Juli 2026 0,50 Euro je Ausgangsrechnung, wenn diese aus einem Drittsystem über das E-Rechnungspostfach versendet wird. Der Empfang von Rechnungen bleibt unabhängig vom Übertragungsweg dauerhaft kostenfrei, ebenso der Versand aus DATEV-eigenen Rechnungsschreibungslösungen.

Die Konditionen im Überblick, alle Angaben nach DATEV, Stand 3. August 2026 (DATEV E-Rechnungsplattform):

• Empfang: kostenfrei, dauerhaft und unabhängig vom Übertragungsweg.
• Versand aus DATEV-Lösungen: kostenfrei.
• Versand aus Drittsystemen: 0,50 Euro je Ausgangsrechnung, monatliche Abrechnung.
• Optionale E-Rechnungsschreibung: 5,00 Euro pro Kalenderjahr, jährlich kündbar.
• Grundgebühr: keine. DATEV beschreibt das Modell ausdrücklich als reines Pay-per-Use ohne Einrichtungskosten, das Postfach ist monatlich zum Monatsende kündbar.

Bis zum 30. Juni 2026 waren sämtliche Leistungen der Plattform kostenfrei nutzbar. Diese Übergangsphase ist abgelaufen (DATEV-Mitteilung zur E-Rechnungsplattform).

Wer zahlt und wer nicht: die Trennlinie verläuft am Quellsystem

Entscheidend für die Kosten ist nicht das Rechnungsvolumen, sondern aus welchem System die Rechnung stammt. Wer seine Ausgangsrechnungen in einer DATEV-Anwendung schreibt und von dort versendet, zahlt weiterhin nichts. Wer aus einem ERP, einem Warenwirtschaftssystem, einem Branchenprogramm oder einem eigenen Workflow heraus versendet, zahlt pro Rechnung.

Das ist die für den Mittelstand unangenehme Seite der Regelung, denn in der Praxis entsteht die Ausgangsrechnung selten in DATEV. Sie entsteht dort, wo der Auftrag entsteht: im ERP, im Handwerkerprogramm, im Shop. In NordFlux-Projekten zur Automatisierung der Rechnungsstellung ist der Versand fast immer aus genau diesen Vorsystemen heraus gebaut. Wer dabei über das DATEV-Postfach zustellt, sitzt seit Juli 2026 auf der kostenpflichtigen Seite der Trennlinie.

Was bedeutet das rechnerisch je Mandant?

Die Kosten skalieren linear mit der Zahl der aus Drittsystemen versendeten Ausgangsrechnungen, es gibt keine Staffel und keinen Sockelbetrag. Der Einheitspreis von 0,50 Euro ist von DATEV belegt, die Mengen in den folgenden Beispielen sind reine Annahmen und keine Erfahrungswerte:

• 100 Ausgangsrechnungen im Monat aus einem Drittsystem: 50 Euro monatlich, 600 Euro im Jahr.
• 500 Ausgangsrechnungen im Monat: 250 Euro monatlich, 3.000 Euro im Jahr.
• Dieselben Rechnungen aus einer DATEV-Rechnungsschreibung heraus versendet: 0 Euro.

Rechnen Sie mit Ihrer eigenen Zahl statt mit einer Beispielzahl. Die einzige Größe, die Sie dafür brauchen, ist die Anzahl der Ausgangsrechnungen pro Monat, die tatsächlich über das DATEV-Postfach und nicht über E-Mail oder ein Kundenportal zugestellt werden. Diese Zahl ist meist deutlich kleiner als die Gesamtzahl der Rechnungen.

Welche Fristen stehen im Hintergrund?

Die Preisumstellung fällt in ein Jahr, in dem sich die gesetzlichen Übergangsfristen ohnehin ändern. Empfangen müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gilt eine gestufte Übergangsregelung: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich das bis zum 31. Dezember 2027 (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung).

Für die Kostenplanung heißt das: Das Versandvolumen über E-Rechnungskanäle wird in den kommenden zwei Jahren steigen, nicht sinken. Wer heute 20 E-Rechnungen im Monat versendet, versendet 2028 alle. Die 0,50 Euro sind also keine einmalige Größe, sondern ein mitwachsender Posten.

Was jetzt zu prüfen ist

Drei Prüfschritte klären in etwa einer Stunde, ob die Preisumstellung Sie überhaupt betrifft und in welcher Höhe.

• Quellsystem klären: Aus welchem System gehen Ihre Ausgangsrechnungen tatsächlich raus? Nur der Weg aus Drittsystemen über das DATEV-Postfach ist kostenpflichtig.
• Zustellweg zählen: Wie viele Rechnungen laufen wirklich über das Postfach, und wie viele über E-Mail, Peppol oder ein Kundenportal? Nur der Postfach-Weg wird berechnet.
• Alternativen gegenrechnen: Bei kleinen Volumina ist die pauschale E-Rechnungsschreibung für 5,00 Euro im Jahr rechnerisch die günstigste Variante. Bei großen Volumina lohnt der Blick auf einen eigenen Versandweg, etwa über Peppol oder einen ZUGFeRD-Workflow in n8n.

Wichtig bei der dritten Option: Ein eigener Versandweg ersetzt die Plattformgebühr durch Aufwand für Betrieb und Formatvalidierung. Das rechnet sich erst ab einem Volumen, bei dem die Plattformgebühr im vierstelligen Bereich pro Jahr liegt, und meist nur dann, wenn ohnehin ein Automatisierungsprojekt für den E-Rechnungsprozess ansteht. Für die meisten Mandate im Mittelstand ist die Plattformgebühr der günstigere Weg, sie sollte nur bekannt sein und nicht als Überraschung auf der Abrechnung stehen.

Häufige Fragen

Was kostet die DATEV E-Rechnungsplattform seit dem 1. Juli 2026?

Der Versand einer Ausgangsrechnung aus einem Drittsystem über das DATEV-E-Rechnungspostfach kostet 0,50 Euro je Rechnung. Die optionale E-Rechnungsschreibung kostet 5,00 Euro pro Kalenderjahr. Einrichtungskosten und Grundgebühr fallen nicht an (DATEV, Stand 3. August 2026).

Ist der Empfang von E-Rechnungen über DATEV weiterhin kostenfrei?

Ja. DATEV gibt an, dass für den Empfang von Rechnungen über das E-Rechnungspostfach unabhängig vom Übertragungsweg dauerhaft keine Kosten anfallen. Die Gebühr betrifft ausschließlich den Versand aus Systemen anderer Hersteller.

Muss ich zahlen, wenn ich meine Rechnungen in DATEV schreibe?

Nein. Der Rechnungsversand über das Postfach, der aus einer Rechnungsschreibungslösung von DATEV heraus angestoßen wird, bleibt kostenfrei. Die 0,50 Euro je Rechnung fallen nur an, wenn die Rechnung aus einem Fremdsystem stammt.

Lohnt sich ein eigener E-Rechnungsversand statt der DATEV-Plattform?

Das hängt am Volumen. Bei einigen hundert Rechnungen im Jahr liegt die Plattformgebühr unter dem Betriebsaufwand für einen eigenen Versandweg. Erst bei mehreren tausend Ausgangsrechnungen pro Jahr aus Drittsystemen wird eine eigene Anbindung über Peppol oder einen Automatisierungs-Workflow wirtschaftlich interessant.

Bis wann gelten die gesetzlichen Übergangsfristen für den E-Rechnungsversand?

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr verlängert sich die Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027 (BMF).