Microsoft Lists o lista de SharePoint: el mismo almacenamiento, dos interfaces

Microsoft Lists y una lista de SharePoint clásica almacenan sus datos de forma técnicamente idéntica: cada lista que crea en la aplicación Lists termina en SharePoint Online, ya sea en un sitio de equipo o, en el caso de una lista personal, en su OneDrive for Business. Según la introducción oficial de Microsoft a Lists la aplicación Lists utiliza SharePoint como servicio de almacenamiento subyacente, por lo que la diferencia no radica en la ubicación del almacenamiento, sino en la interfaz y las plantillas que Lists aporta adicionalmente. En la práctica, esto significa que puede abrir en cualquier momento una lista de SharePoint existente en Lists y viceversa, sin necesidad de mover datos. Actualizado a: agosto de 2026.

¿Dónde se guardan realmente las listas personales?

Las listas personales que, al crearlas, coloca bajo "Mis listas" en lugar de en un sitio, terminan en su propio OneDrive for Business, que a su vez se basa en SharePoint Online. Según una aclaración en el foro de preguntas y respuestas de Microsoft una lista personal es visible solo para usted mientras no la comparta explícitamente, mientras que una lista guardada en un sitio de equipo hereda automáticamente los permisos de ese sitio. Para los datos de equipo en los que deben colaborar varias personas, la lista de sitio es, por tanto, casi siempre la opción correcta; las listas personales son más adecuadas para listas de tareas individuales o borradores que aún no deben compartirse.

¿Qué puede hacer la aplicación Lists que no pueda hacer una simple lista de SharePoint?

La aplicación Lists en sí no añade ninguna tecnología de almacenamiento nueva, sino una página de inicio propia con plantillas predefinidas para casos de uso típicos como el seguimiento de incidencias, la gestión de inventario o la planificación de eventos. Estas plantillas son estructuras de columnas y vistas preconfiguradas que después puede adaptar libremente; técnicamente, de ahí resulta una lista de SharePoint completamente normal. Además, Lists ofrece una aplicación móvil y la posibilidad de abrir listas directamente desde Microsoft Teams, algo que no está previsto en una lista de SharePoint clásica sin un paso adicional.

¿Cómo se relacionan varias listas entre sí?

Mediante columnas de búsqueda (columnas de referencia), puede hacer referencia, dentro de una lista, a valores de otra lista, por ejemplo, para acceder desde una lista "Pedidos" mediante una columna de referencia a la fila correspondiente de una lista "Clientes". Esto no sustituye a una base de datos relacional, pero es suficiente para muchos casos de uso de pymes con el fin de evitar el mantenimiento duplicado de datos. Es importante crear primero la lista de destino, ya que la columna de referencia hace referencia, al crearse, a una lista ya existente y no puede apuntar retroactivamente a una lista que aún no existe.

¿Cuándo merece la pena una automatización basada en listas?

En cuanto varias personas creen o modifiquen con regularidad entradas en una lista, merece la pena echar un vistazo a Power Automate, ya que los cambios de estado, las nuevas filas o las aprobaciones se pueden trasladar directamente a un flujo, por ejemplo, para enviar automáticamente una notificación o iniciar un proceso de aprobación al añadirse una nueva fila. Para las empresas que no quieren implementar esta automatización por sí mismas, NordFlux se encarga de la configuración como proyecto de precio fijo.

Preguntas frecuentes sobre Microsoft Lists y las listas de SharePoint

¿Puedo convertir posteriormente una lista de SharePoint en una plantilla de Lists?

No, una lista existente no se puede asignar retroactivamente a una plantilla, pero puede transferir manualmente las vistas y el formato de columnas de las plantillas a una lista existente. La plantilla es, en esencia, solo un punto de partida para listas nuevas, no una propiedad permanente de la lista terminada.

¿Pierdo datos si más adelante traslado una lista personal a un sitio?

Microsoft Lists no ofrece una función de traslado directa entre "Mis listas" y un sitio; en la práctica, exporta la lista y la vuelve a importar en el destino. Por ello, para las listas que previsiblemente van a ser utilizadas por varias personas, planifique desde el principio un sitio de equipo como ubicación de almacenamiento.

¿Cuenta una lista en Lists para la cuota de almacenamiento de SharePoint?

Sí, dado que los datos se encuentran técnicamente en SharePoint Online o en OneDrive, cuentan para la cuota de almacenamiento correspondiente del inquilino o del usuario. Para la mayoría de las listas con columnas de texto y números, esto no supone un límite relevante en la práctica; solo los archivos adjuntos extensos se acumulan de forma notable.

¿Necesito una licencia adicional para Microsoft Lists?

No, Microsoft Lists forma parte de la funcionalidad de SharePoint Online y, por tanto, está incluido en los planes habituales de Microsoft 365 que incluyen SharePoint; no se necesita una licencia independiente. En caso de duda, compruebe su plan actual en el centro de administración de Microsoft 365, ya que los planes más antiguos o los planes exclusivos de Exchange a veces no incluyen SharePoint.