¿Cuánto cuesta un proyecto de automatización y cuánto tiempo lleva?

La pregunta más frecuente en una primera conversación es también la más incómoda: ¿cuánto cuesta esto? Una respuesta seria no es «5.000 euros» ni «depende», sino que explica de qué depende. Eso es exactamente lo que hacemos aquí, para que se haga una idea del orden de magnitud antes de hablar de su caso concreto.

Por qué no hay una cifra global

Un proyecto de automatización no es un producto de estantería. Los costes dependen de lo complejo que sea el proceso, de cuántos sistemas estén implicados, de lo limpios que estén los datos disponibles y de si podemos apoyarnos en licencias existentes. Un flujo claramente regulado en Microsoft 365 se implementa rápido. Un proceso que conecta cinco sistemas especializados y conoce muchas excepciones necesita más. La mayor palanca rara vez está en la herramienta, sino en el alcance: un proceso bien acotado se mantiene económico, mientras que un vago «queremos digitalizarlo todo» sale caro y difícil de calcular. Por eso, toda estimación seria empieza por delimitar el alcance de forma pequeña y clara.

Los tres bloques de costes

Para que resulte tangible, conviene desglosar un proyecto en tres bloques:

• Análisis: entender el proceso, encontrar la mayor palanca, definir el camino. A menudo subvencionable a través de la BAFA.
• Implementación: construir el flujo de trabajo, probarlo y ponerlo en funcionamiento.
• Operación: mantenimiento continuo y ajuste cuando algo cambia. Opcionalmente mediante un paquete de mantenimiento.

Cuánto tiempo lleva

Un primer flujo de trabajo claramente delimitado suele estar productivo en unos 30 días aproximadamente. Los proyectos mayores los desglosamos deliberadamente en pasos así, en lugar de llevarlos como un único proyecto de varios meses. De este modo, usted ve un resultado pronto y nunca carga con un riesgo grande y abierto.

La subvención reduce los costes de forma notable

El asesoramiento en un proyecto de automatización suele ser subvencionable. A través de la BAFA se subvencionan tasas especialmente altas en Mecklemburgo-Pomerania Occidental. Cómo funciona esto se explica en nuestro artículo sobre la subvención de la BAFA. Una estimación aproximada del beneficio la ofrece nuestro calculadora de ROI.

Cuándo resulta rentable

El indicador más honesto no es el precio, sino el tiempo hasta el punto de equilibrio. Cuando un proceso se come varias horas cada semana, el ahorro supera rápidamente los costes únicos. Precisamente por eso elegimos el primer proceso de modo que sea rentable, no de modo que impresione.

Precio cerrado en lugar de factura por horas abierta

Lo que inquieta a muchos más que la cuantía de los costes es la incertidumbre. Por eso, para un primer proceso claramente delimitado trabajamos con un precio cerrado en lugar de una factura por horas abierta. Usted sabe de antemano a qué atenerse y no carga con el riesgo de que un proyecto se descontrole sin que nadie lo note. La condición para ello es el breve análisis previo: solo cuando hemos entendido el proceso es posible indicar un precio fiable.

Un ejemplo de la práctica

Lo tangible que resulta esto lo muestra un proyecto realizado. En la Joh. Wilh. von Eicken GmbH construimos una canalización de compilación para Microsoft Dynamics 365 Business Central que compila los componentes automáticamente, los prueba y los publica hasta el entorno de staging. La implementación propiamente dicha duró dos días, el esfuerzo manual se redujo en torno a un 40 por ciento y la inversión se amortizó en uno o dos meses. El caso completo lo encontrará en nuestras referencias.

Los costes derivados que conviene prever pronto

Del precio de la construcción habla todo el mundo; de lo que viene después, casi nadie. Y precisamente eso es lo que decide el coste total. Vale la pena tener en cuenta pronto tres puntos. Primero, el mantenimiento: si cambia un sistema conectado o un formulario, hay que adaptar el flujo de trabajo. Segundo, la forma de operación: algunas soluciones funcionan sin coste dentro de licencias existentes, otra necesita un servidor propio que cuesta dinero cada mes. Eso no es una desventaja, pero debería estar sobre la mesa de antemano. Tercero, la formación: si nadie en la casa sabe cómo intervenir, surge una dependencia silenciosa que más adelante sale cara. Nombramos estos costes derivados antes de empezar, en lugar de presentarlos después como una sorpresa. Así no compara solo el precio de la oferta, sino los costes honestos a lo largo del tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta aproximadamente un primer proyecto de automatización?

Un primer flujo de trabajo claramente delimitado se mueve por lo general en el rango de cuatro cifras, de la parte baja a la media, según la complejidad y el número de sistemas implicados. La cifra exacta la indicamos tras un breve análisis, no antes.

¿Hay costes recurrentes?

Eso depende de la herramienta y del deseo de acompañamiento. Algunas soluciones funcionan sin costes adicionales dentro de licencias existentes, otras necesitan un servidor o un paquete de mantenimiento. Lo dejamos claro de antemano.

¿Vale la pena también para pequeñas empresas?

Especialmente ahí. Cuanto más pequeño es el equipo, más efecto tiene cada hora ahorrada. Un único proceso automatizado puede mover más con diez empleados que un gran proyecto en un grupo empresarial.