Genehmigung mit benutzerdefinierten Antworten in Power Automate

Genehmigen oder Ablehnen reicht in der Praxis oft nicht aus. Viele Freigabeprozesse brauchen mehr Nuancen: eine Bitte um weitere Informationen, eine Freigabe mit Auflagen oder eine Auswahl aus mehreren Rabattstufen. Power Automate bietet dafür den Genehmigungstyp Benutzerdefinierte Antworten, mit dem Sie eigene Antwortoptionen statt der Standardwerte Genehmigen und Ablehnen definieren.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Genehmigungs-Flow mit benutzerdefinierten Antworten aufbauen, wie Sie die Antwort im weiteren Verlauf des Flows auswerten und wo die Grenzen dieses Ansatzes liegen. Als Grundlage dient die offizielle Microsoft-Dokumentation zu Power Automate. Sie behalten dabei die volle Kontrolle darüber, welche Optionen Ihre Genehmigenden sehen und wie Ihr Flow auf jede einzelne Antwort reagiert.

Was unterscheidet benutzerdefinierte Antworten von Genehmigen/Ablehnen?

Die Aktion Starten und auf Genehmigung warten kennt laut Microsoft-Dokumentation zu den ersten Schritten mit Genehmigungen insgesamt fünf Genehmigungstypen. Zwei davon sind die bekannten Standardoptionen Genehmigen/Ablehnen, entweder mit der Regel „Jeder muss genehmigen" oder „Zuerst antworten". Für alles, was über ein einfaches Ja oder Nein hinausgeht, gibt es zwei weitere Typen:

• Benutzerdefinierte Antworten – Auf eine Antwort warten: Sie definieren die Auswahlmöglichkeiten selbst, und die Antwort der ersten reagierenden Person schließt den Vorgang ab.
• Benutzerdefinierte Antworten – Auf alle Antworten warten: Ebenfalls mit frei definierten Optionen, aber der Flow wartet, bis jede zugewiesene Person geantwortet hat.

Ergänzend gibt es noch die sequenzielle Genehmigung, bei der mehrere Personen nacheinander in fester Reihenfolge gefragt werden. Für die meisten Szenarien mit individuellen Antwortoptionen reichen aber die beiden Custom-Response-Typen völlig aus.

So richten Sie einen Genehmigungs-Flow mit benutzerdefinierten Antworten ein

Der Aufbau folgt laut Microsoft-Anleitung zum Erstellen benutzerdefinierter Antwortoptionen immer demselben Muster, egal welcher Trigger den Flow startet:

• Fügen Sie nach Ihrem Trigger die Aktion Starten und auf Genehmigung warten ein.
• Wähle im Feld Genehmigungstyp eine der beiden Optionen mit „Benutzerdefinierte Antworten".
• Trage im Feld Antwortoptionen-Element Ihre erste Option ein, zum Beispiel „Annehmen", und wählen Sie Neues Element hinzufügen, um weitere Optionen wie „Ablehnen" oder „Weitere Informationen erforderlich" zu ergänzen.
• Fülle Titel, Zugewiesen zu und Details aus, damit die genehmigende Person weiß, worüber sie entscheidet.

Als Beispiel aus der Dokumentation dient ein Ausgabenbericht, der in SharePoint hochgeladen wird und drei Antwortmöglichkeiten auslöst: Annehmen, Ablehnen oder Weitere Informationen erforderlich. Der gleiche Aufbau funktioniert unabhängig vom Trigger, ob SharePoint-Liste, Formular oder ein manueller Start.

Beispiel: Rabattfreigabe mit vier Antwortoptionen

Ein zweites Praxisbeispiel aus der Microsoft-Anleitung zu häufigen Genehmigungsszenarien zeigt, wie flexibel sich das Konzept einsetzen lässt: Vertriebsmitarbeitende tragen eine Rabattanfrage in eine SharePoint-Liste ein, die den Flow auslöst. Die genehmigende Person kann anschließend aus vier Optionen wählen, etwa „Bis zu 5 %", „Bis zu 10 %", „Bis zu 15 %" oder „Abgelehnt". So erhalten Sie eine feiner abgestufte Entscheidung, ohne dass Sie für jede Rabattstufe einen eigenen Flow bauen müssen.

Wie werten Sie die Antwort im Flow aus?

Nach der Genehmigungsaktion steht Ihnen aus der dynamischen Inhaltsauswahl das Feld Ergebnis zur Verfügung, das genau den Text der gewählten Antwortoption enthält. Um darauf zu reagieren, fügen Sie eine Bedingung oder eine Switch-Aktion ein und prüfst den Wert des Ergebnis-Felds. Beim Ausgabenbericht-Beispiel würde das etwa so aussehen:

• Lautet die Antwort „Annehmen", geht eine E-Mail an die Buchhaltung mit der Bitte um Erstattung.
• Lautet sie „Ablehnen", erhält die einreichende Person eine Nachricht über die Ablehnung.
• Lautet sie „Weitere Informationen erforderlich", wird eine Rückfrage an die einreichende Person verschickt.

Wichtig dabei: Der Vergleich in der Bedingung muss exakt dem Text entsprechen, den Sie bei den Antwortoptionen hinterlegt haben, denn Power Automate wertet den Text als reine Zeichenkette aus.

Welche Einschränkungen sollten Sie kennen?

Bevor Sie benutzerdefinierte Antworten produktiv einsetzen, lohnt sich ein Blick auf die dokumentierten Grenzen:

• Fünf Antworten in Outlook: Umsetzbare Nachrichten (Actionable Messages) in Outlook und Outlook Web Access zeigen laut Dokumentation nur die ersten fünf definierten Antwortoptionen direkt in der E-Mail an. Weitere Optionen erreichen Sie über eine nicht umsetzbare HTML-Mail, das Genehmigungscenter in Power Automate, die mobile App oder Microsoft Teams.
• Datengrößenlimit bei vielen Empfängern: Genehmigungen mit benutzerdefinierten Antworten können fehlschlagen, wenn sie mit dem Typ „Auf alle Antworten warten" an sehr viele Personen gesendet werden, weil das Ergebnisfeld dann an seine Größengrenze stößt.
• Sonderfall einzelne Antwortoption: Nutzen Sie nur eine einzige benutzerdefinierte Antwort, erweitern Outlook und OWA das Antwortfeld automatisch, sodass keine separate Schaltfläche ausgewählt werden muss.

Wer eine solche Genehmigungsstruktur nicht nebenbei zusammenklicken, sondern sauber und mit durchdachter Fehlerbehandlung aufbauen möchte, findet in der Power-Automate-Beratung von NordFlux Unterstützung bei Konzeption und Umsetzung.

Voraussetzungen und Lizenzierung

Genehmigungsflows speichern ihre Daten laut Dokumentation in Microsoft Dataverse. Läuft Ihr Flow in einer nicht standardmäßigen Umgebung, wird beim allerersten Ausführen automatisch eine Dataverse-Datenbank angelegt, wofür die ausführende Person eine Administratorrolle in dieser Umgebung braucht. In der Standardumgebung entfällt dieser Schritt, dort wird die Datenbank automatisch bereitgestellt. Da der Genehmigungs-Connector ein Standard-Connector ist, reicht für die Nutzung jede Lizenz, die Zugriff auf Power Automate gewährt, etwa eine Power-Automate-, Microsoft-365- oder Dynamics-365-Lizenz mit integrierten Power-Automate-Funktionen. Eine zusätzliche Premium-Lizenz ist für benutzerdefinierte Antworten nicht nötig.

Häufige Fragen

Wie viele benutzerdefinierte Antworten kann ich in einem Flow definieren?

Technisch können Sie beliebig viele Antwortoptionen anlegen. In Outlook und Outlook Web Access werden aus umsetzbaren Nachrichten heraus jedoch nur die ersten fünf definierten Optionen direkt anklickbar dargestellt. Zusätzliche Optionen bleiben über das Power-Automate-Genehmigungscenter, die mobile App, eine begleitende HTML-Mail oder Microsoft Teams erreichbar.

Was ist der Unterschied zwischen „Auf eine Antwort warten" und „Auf alle Antworten warten"?

Bei „Auf eine Antwort warten" schließt die erste eingehende Antwort einer beliebigen zugewiesenen Person den Genehmigungsschritt ab, die übrigen Anfragen werden dann nicht mehr benötigt. Bei „Auf alle Antworten warten" muss dagegen jede zugewiesene Person antworten, bevor der Flow mit den nachfolgenden Schritten weiterläuft. Die Wahl hängt davon ab, ob eine einzelne Zustimmung reicht oder ob wirklich alle Beteiligten gehört werden müssen.

Wie werte ich die konkrete Antwort im weiteren Flow aus?

Nutze das Feld Ergebnis aus der dynamischen Inhaltsauswahl der Genehmigungsaktion und vergleichen Sie es in einer Bedingung oder Switch-Aktion mit dem exakten Text Ihrer Antwortoptionen. Da der Abgleich zeichengenau erfolgt, sollten Sie Tippfehler oder abweichende Schreibweisen zwischen der definierten Option und der Bedingung unbedingt vermeiden.

Brauche ich für benutzerdefinierte Antworten eine Premium-Lizenz?

Nein. Der Genehmigungs-Connector zählt zu den Standard-Connectors, sodass jede Lizenz genügt, die grundsätzlich Zugriff auf Power Automate und Standard-Connectors gewährt. Das schließt reguläre Power-Automate-Lizenzen, viele Microsoft-365-Pläne sowie Dynamics-365-Lizenzen mit integrierten Power-Automate-Funktionen ein.

Kann ich eine laufende Genehmigungsanfrage stornieren oder neu zuweisen?

Ja. Im Genehmigungscenter von Power Automate können Sie eine gesendete, noch offene Anfrage über die Schaltfläche Abbrechen stornieren. Als genehmigende Person können Sie eine an Sie zugewiesene Anfrage über die drei Punkte und Erneut zuweisen an eine andere Person weitergeben. Als ursprünglich anfragende Person geht das nicht direkt, dort bleibt nur das Stornieren und anschließende Anpassen der zugewiesenen Person im Flow selbst.