Co-Owner statt Einzelkämpfer: Mitbesitzer in Power Automate einrichten

Ein Flow läuft seit Monaten zuverlässig, verarbeitet Rechnungen, verschickt Erinnerungen oder gleicht Daten zwischen zwei Systemen ab. Besitzer ist eine einzige Person, meist diejenige, die den Flow ursprünglich gebaut hat. Solange alles rund läuft, fällt das nie auf. Erst wenn genau diese Person im Urlaub, krank oder nicht mehr im Unternehmen ist, zeigt sich das Problem: Niemand kann den Flow bearbeiten, den Ausführungsverlauf einsehen oder eine abgelaufene Verbindung reparieren.

Die Lösung dafür ist unspektakulär und in wenigen Minuten erledigt: mindestens einen Mitbesitzer, einen sogenannten Co-Owner, hinzufügen, und zwar am besten schon beim Erstellen des Flows und nicht erst, wenn es brennt. Dieser Artikel zeigt, was ein Mitbesitzer in Power Automate laut offizieller Microsoft-Dokumentation darf, wie Du ihn einrichtest und warum genau diese eine Einstellung das Szenario verhindert, in dem ein Flow-Besitzer das Unternehmen verlässt und niemand mehr Zugriff hat.

Warum ein einzelner Flow-Besitzer ein Risiko ist

Power Automate ordnet jeden Cloud-Flow standardmäßig genau einer Person zu: der erstellenden Nutzerin oder dem erstellenden Nutzer. Diese Zuordnung ist laut Microsoft-Dokumentation zum Ändern des Flow-Besitzers fester Bestandteil der Flow-Identität. Solange kein Mitbesitzer ergänzt wird, hängt die gesamte Steuerung des Flows an einer einzigen Person, inklusive Lizenz, Verbindungen und Berechtigungen.

Verlässt diese Person das Unternehmen, wird der Flow zum sogenannten verwaisten Flow. Microsoft beschreibt in der Anleitung zum Umgang mit verwaisten Flows explizit, dass ein Flow ohne gültigen Besitzer fehlschlagen kann, sobald er Verbindungen nutzt, die an das nicht mehr existierende Konto geknüpft sind. Die Reparatur läuft dann über das Power Platform Admin Center oder PowerShell-Cmdlets wie Set-AdminFlowOwnerRole, und das kostet Zeit, die bei einem vorab eingerichteten Mitbesitzer schlicht nicht anfällt. Noch unangenehmer wird es bei einem sogenannten nicht-lösungsfähigen Cloud-Flow: Hier lässt sich der Besitzer laut Dokumentation gar nicht direkt austauschen, weil der Besitzer Teil der Flow-Identität ist. Es bleibt dann nur der Umweg über Export und Import oder die Funktion Speichern als, um überhaupt wieder einen aktiven Besitzer zu bekommen.

Was ein Mitbesitzer in Power Automate wirklich darf

Ein Co-Owner hat laut der Anleitung zum Freigeben eines Cloud-Flows praktisch dieselben Rechte wie die ursprüngliche Erstellerin oder der ursprüngliche Ersteller. Konkret kann ein Mitbesitzer:

• den Ausführungsverlauf des Flows vollständig einsehen
• die Eigenschaften verwalten, also den Flow starten, stoppen oder Verbindungen aktualisieren
• die Definition bearbeiten, etwa Aktionen oder Bedingungen hinzufügen und entfernen
• weitere Besitzer hinzufügen oder entfernen, mit einer Ausnahme
• den Flow vollständig löschen

Diese eine Ausnahme ist wichtig: Ein Mitbesitzer kann laut Dokumentation die ursprüngliche Erstellerin oder den ursprünglichen Ersteller nicht aus der Besitzerliste entfernen. Ansonsten gilt: Volle Kontrolle für jeden Co-Owner. Genau deshalb gehört diese Rolle laut Microsoft nur an Personen oder Gruppen, denen Du wirklich vertraust, denn ein Mitbesitzer kann den Flow ebenso gut ändern oder löschen wie die Person, die ihn gebaut hat.

Mitbesitzer einrichten: so geht es

Das Hinzufügen eines Mitbesitzers dauert in der Praxis unter einer Minute:

1. In Power Automate anmelden und Meine Flows öffnen.

2. Den gewünschten Flow auswählen, die drei Punkte (⋮) öffnen und Freigeben wählen.

3. Name, E-Mail-Adresse oder Gruppenname der Person eintragen, die Co-Owner werden soll.

Danach erscheint der Flow bei der hinzugefügten Person automatisch unter Teamflows, und sie kann ihn von dort genau wie einen selbst erstellten Flow verwalten. Für SharePoint-verbundene Flows lässt sich sogar eine ganze SharePoint-Liste als Mitbesitzer hinterlegen: Jeder mit Bearbeitungsrechten auf dieser Liste erhält dann automatisch Bearbeitungsrechte auf den Flow, ohne dass einzelne Personen manuell gepflegt werden müssen.

Mitbesitzer oder Nur-Ausführungsberechtigung? Der Unterschied zählt

Nicht jede Person, die einen Flow nutzen soll, braucht die volle Kontrolle eines Co-Owners. Power Automate kennt zusätzlich die Nur-Ausführungsberechtigung, bei der jemand den Flow lediglich manuell auslösen kann, etwa über eine Schaltfläche, ohne die Logik zu sehen oder den Ausführungsverlauf einzusehen. Der Leitfaden für Cloud-Flow-Freigabe und -Berechtigungen formuliert die Empfehlung dazu unmissverständlich: Mitbesitzer sollten nur nach Bedarf für die Zusammenarbeit an einem Flow hinzugefügt werden, in den meisten Fällen reicht für eine breite Nutzung die Nur-Ausführungsberechtigung völlig aus.

Ein Beispiel aus der Dokumentation macht den Unterschied greifbar: Ein Helpdesk-Team hat einen Flow, der ein Ticket erstellt und eine Bestätigung verschickt. Zehn Kolleginnen und Kollegen sollen ihn nutzen können. Als Nur-Ausführungs-Nutzende können sie den Flow über die Schaltfläche starten, aber weder bearbeiten noch löschen noch den Verlauf einsehen. Erst wer tatsächlich an Design oder Wartung mitarbeiten soll, braucht die Mitbesitzer-Rolle.

Wie viele Mitbesitzer sind sinnvoll?

Jeder zusätzliche Co-Owner ist faktisch ein vollwertiger Besitzer mehr. Der Leitfaden rät deshalb, Mitbesitz sparsam zu vergeben und ihn regelmäßig zu überprüfen: Wurde ein Flow zum Beispiel für eine externe Beraterin oder einen externen Entwickler zur Fehlersuche freigegeben, sollte der Zugriff nach Abschluss der Aufgabe wieder entfernt werden, sofern kein dauerhafter Bedarf besteht. Für die Praxis bei NordFlux heißt das: lieber zwei bis drei feste Mitbesitzer pro geschäftskritischem Flow als eine lange, ungepflegte Liste. So behältst Du die Kontrolle darüber, wer wirklich Zugriff hat, ohne bei jedem Personalwechsel in Panik geraten zu müssen.

Was ein Mitbesitzer nicht löst

Ein Co-Owner federt das Risiko eines einzelnen Ausfalls ab, ersetzt aber keine saubere Governance. Für wirklich unternehmenskritische, dauerhaft laufende Flows lohnt sich zusätzlich der Blick auf lösungsfähige Flows: Nur bei diesen lässt sich der Besitz laut Dokumentation sauber und vollständig übertragen, inklusive Ausführungsverlauf und Verbindungsreferenzen, und der bisherige sowie der neue Besitzer werden nach der Übertragung automatisch zu gemeinsamen Besitzern. Bei nicht-lösungsfähigen Flows bleibt selbst mit Mitbesitzer immer die Erstellerin oder der Ersteller technisch im Besitzerkreis verankert, solange niemand den Umweg über Export, Import oder Speichern als geht.

Checkliste: Co-Owner von Anfang an mitdenken

• Beim Anlegen eines neuen Flows sofort mindestens einen Mitbesitzer eintragen, nicht erst nach dem ersten Vorfall.
• Für breite Nutzung Nur-Ausführungsberechtigung statt Mitbesitz vergeben.
• Mitbesitzer-Listen mindestens einmal pro Quartal durchgehen und nicht mehr benötigten Zugriff entfernen.
• Geschäftskritische Flows möglichst als lösungsfähige Flows anlegen, damit sich der Besitz später sauber übertragen lässt.
• Verantwortlichkeit dokumentieren: Wer ist Haupteigentümer, wer ist Mitbesitzer, und wer wird informiert, wenn sich das ändert.

Wer eine größere Power-Automate-Landschaft betreibt und Governance, Lizenzen und Besitzerstrukturen einmal grundlegend ordnen möchte, findet dabei Unterstützung im Power-Automate-Angebot von NordFlux. So bleibt die Automatisierung auch bei Personalwechseln stabil, und Du behältst jederzeit die Kontrolle darüber, wer welchen Flow betreut.

Häufige Fragen

Was darf ein Mitbesitzer, was der ursprüngliche Ersteller nicht kann?

Nichts. Ein Mitbesitzer hat laut Dokumentation dieselben Rechte wie der Ersteller, mit einer einzigen Einschränkung: Er kann die ursprüngliche Erstellerin oder den ursprünglichen Ersteller nicht aus der Besitzerliste entfernen. Ansonsten sind Rechte zum Bearbeiten, Löschen und Weitergeben identisch.

Kann ich einen Mitbesitzer nachträglich wieder entfernen?

Ja. Auf der Detailseite des Flows lässt sich im Abschnitt Besitzer die Bearbeitung öffnen, und dort kann jeder Besitzer oder Mitbesitzer einen anderen Co-Owner über das Löschen-Symbol entfernen. Wichtig dabei: Verwendete diese Person eigene Verbindungen im Flow, solltest Du diese Verbindungen anschließend prüfen und gegebenenfalls aktualisieren.

Was passiert, wenn der einzige Besitzer eines Flows das Unternehmen verlässt und kein Mitbesitzer eingerichtet wurde?

Der Flow wird zu einem verwaisten Flow und kann fehlschlagen, sobald er Verbindungen nutzt, die an das nicht mehr aktive Konto gebunden sind. Administratorinnen und Administratoren müssen dann im Power Platform Admin Center oder per PowerShell manuell einen neuen Mitbesitzer zuweisen, was deutlich aufwendiger ist, als ihn vorab einzurichten.

Sollte ich lieber viele Mitbesitzer oder viele Nur-Ausführungsberechtigte hinzufügen?

In den meisten Fällen Nur-Ausführungsberechtigte. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Mitbesitz auf die Personen zu beschränken, die tatsächlich am Design oder an der Wartung des Flows mitarbeiten, und allen anderen, die den Flow lediglich nutzen sollen, nur Ausführungszugriff zu geben.

Gilt die Mitbesitzer-Funktion auch für Desktop-Flows in der RPA?

Ja, mit eigenem Modell. Bei Desktop-Flows wählst Du beim Teilen explizit zwischen der Rolle Benutzer, die nur zur Ausführung berechtigt, und der Rolle Co-Owner, die volle Bearbeitungs-, Freigabe- und Löschrechte für den Desktop-Flow mitbringt. Das Prinzip ist damit dasselbe wie bei Cloud-Flows, nur die Bezeichnung der Berechtigungsstufen unterscheidet sich leicht.