Gastnutzer-Lizenzpflicht in Power Automate (FAQ)

Wer in Power Automate mit externen Partnern, Kundinnen oder Freelancern zusammenarbeitet, kommt früher oder später an den Punkt, einen Flow oder eine Umgebung mit einem Gastnutzer zu teilen. Die naheliegende Frage dabei: Braucht diese Person eine eigene Lizenz, oder reicht die Einladung als Gast im Microsoft-Entra-Mandanten? Die Antwort ist eindeutig ja, aber die Details entscheiden darüber, woher die Lizenz stammen darf und was der Gastnutzer damit tatsächlich tun kann. Stand: Juli 2026.

Dieser Beitrag beantwortet die häufigsten Fragen zur Gastnutzer-Lizenzpflicht in Power Automate auf Basis der offiziellen Microsoft-Dokumentation. Du erfährst, welche Voraussetzungen ein Gastnutzer erfüllen muss, woher die Lizenz stammen darf und welche Funktionen ihm offenstehen, damit Du Flows und Umgebungen sauber und lizenzkonform mit externen Personen teilst. Du behältst dabei die Kontrolle darüber, wer auf welcher Grundlage Zugriff bekommt.

Wer gilt als Gastnutzer in Power Automate

Laut der Microsoft-Dokumentation zur Unterstützung für Gastbenutzende kann ein Gastnutzer ein Zulieferer oder eine Kundin in einem Mandanten der eigenen Organisation sein, die Zugriff auf einen Mandanten in einer anderen Organisation benötigt. Gastnutzer werden manchmal auch als externe Benutzer bezeichnet. Wichtig für die Einordnung: Das Power-Automate-Erlebnis für Gastnutzer ist grundsätzlich dasselbe wie für reguläre Mitarbeitende, sowohl im Power-Automate-Portal als auch in der mobilen App, allerdings mit einigen Einschränkungen, die vor allem die Lizenzierung und Genehmigungen betreffen.

Braucht ein Gastnutzer eine eigene Power-Automate-Lizenz

Ja, ausnahmslos. Die Power-Automate-Lizenz-FAQ beantwortet die Frage „Benötigen Gastbenutzer, die nicht aus Deinem Mandanten stammen, eine Lizenz zur Nutzung von Power Automate?" eindeutig mit Ja. Der Gastnutzer benötigt eine Power-Automate-Lizenz, die von einem der beiden folgenden Mandanten vergeben wurde:

• dem Mandanten, der den Flow hostet, etwa über eine Admin-Testversion für temporären Zugriff oder eine eigenständige Lizenz
• dem Home-Mandanten des Gastnutzers, also der Organisation, aus der die Person ursprünglich stammt

Hat ein Gastnutzer beispielsweise eine Power-Automate-Premium-Lizenz im eigenen Home-Mandanten zugewiesen, kann er damit auch Premium-Funktionen im Gast-Mandanten nutzen, der den Flow bereitstellt. Eine doppelte Lizenzierung ist also nicht nötig, solange eine der beiden Quellen greift.

Voraussetzungen für einen lizenzkonformen Gastzugang

Damit ein Gastnutzer in Power Automate tatsächlich arbeiten kann, müssen laut Dokumentation drei Kriterien gleichzeitig erfüllt sein:

• Eine Power-Automate-Lizenz ist zugewiesen, entweder über den Host-Mandanten oder über den Home-Mandanten der Gastperson.
• Die B2B-Mandanteneinladung wurde akzeptiert. Wer die Einladung nicht annimmt, wird aus der Liste der Genehmigungsempfänger entfernt und kann nicht an Genehmigungsworkflows teilnehmen.
• Die Anmeldung und Zustimmung zu Power Automate ist erfolgt.

Gerade der zweite Punkt wird in der Praxis oft übersehen. Bleibt eine Einladung unbeantwortet, verschwindet die Person stillschweigend aus Genehmigungsprozessen, ohne dass eine Fehlermeldung im Flow selbst auftaucht. Das lohnt sich, bei der Einrichtung von Zulassungsschritten mit externen Beteiligten im Blick zu behalten.

Woher die Lizenz stammen darf: Cloud-Grenzen beachten

Für Gastszenarien gilt eine wichtige Einschränkung entlang der Cloud-Grenzen. Power Automate, das in Office-Plänen, Power-Automate-Premium, Power-Apps-Premium und Dynamics-365-Benutzerplänen enthalten ist, wird in der öffentlichen Azure-Cloud mandantenübergreifend erkannt, weil diese Pläne nicht an eine bestimmte Umgebung gebunden sind. Dasselbe gilt für nationale beziehungsweise Sovereign Clouds. Zwischen unterschiedlichen Azure-Clouds, etwa zwischen der öffentlichen Cloud und einer nationalen Cloud, werden Lizenzen dagegen nicht mandantenübergreifend anerkannt. Arbeitest Du mit internationalen Partnerorganisationen zusammen, solltest Du das vorab prüfen, bevor Du Dich auf die Lizenz des Home-Mandanten der Gastperson verlässt.

Was ein Gastnutzer in Power Automate tun kann

Ein lizenzierter und eingeladener Gastnutzer kann grundsätzlich Flows erstellen, ausführen und Änderungen an Flowausführungen vornehmen. Die konkrete Rolle entscheidet dabei über den Umfang:

• Soll der Gastnutzer einen Flow nur ausführen, reicht die Rolle Sharing-Run Only.
• Soll er Flows bearbeiten oder Aktionen wie das Abbrechen und erneute Senden einer Ausführung durchführen, braucht er eine Mitbesitzerrolle.
• Bei Genehmigungen kann ihm eine Freigabe zugewiesen werden, er erhält eine Genehmigungs-E-Mail und wird zur Genehmigungsseite im Gast-Mandanten weitergeleitet.
• Über Widgets kann er Flows in Apps wie SharePoint, Teams, Excel oder Power BI erstellen, verwalten oder ausführen.

Zwei Einschränkungen solltest Du kennen: Gastnutzer werden derzeit nicht in Process Mining unterstützt, und umsetzbare Genehmigungs-E-Mails in Outlook funktionieren für Gastnutzer nicht zuverlässig. Für Genehmigungen müssen sie deshalb aktiv das Power-Automate-Portal aufrufen. Außerdem unterstützen nicht alle Konnektoren die direkte Suche nach Gastnutzern in Trigger- oder Aktionsfeldern.

Häufige Fragen

Reicht die Einladung als Gast in Microsoft Entra, oder braucht es zusätzlich eine Lizenz?

Die Einladung allein reicht nicht. Ein Gastnutzer muss zusätzlich zur akzeptierten B2B-Einladung eine Power-Automate-Lizenz zugewiesen bekommen, entweder aus dem Mandanten, der den Flow hostet, oder aus dem eigenen Home-Mandanten. Ohne eine dieser beiden Lizenzquellen kann der Gastnutzer laut Microsoft-Dokumentation nicht produktiv mit Power Automate arbeiten.

Was passiert, wenn ein Gastnutzer die B2B-Einladung nicht annimmt?

Nicht bestätigte Gastnutzer werden automatisch aus der Liste der Genehmigungsempfänger entfernt und können nicht an Genehmigungsworkflows teilnehmen. Sind alle Empfänger einer Genehmigung in diesem Zustand, schlägt die Erstellung der Genehmigung sogar komplett fehl. Es lohnt sich also, den Einladungsstatus externer Beteiligter aktiv zu prüfen, bevor ein Flow produktiv geschaltet wird.

Kann ein Gastnutzer aus einer anderen Azure-Cloud seine Heimatlizenz mitnutzen?

Nur eingeschränkt. Innerhalb der öffentlichen Azure-Cloud sowie innerhalb nationaler oder Sovereign Clouds werden die relevanten Lizenzpläne mandantenübergreifend erkannt. Zwischen unterschiedlichen Azure-Clouds, etwa zwischen öffentlicher Cloud und einer nationalen Cloud, gilt diese Anerkennung jedoch nicht. In solchen Fällen braucht der Gastnutzer eine eigene Lizenz im Host-Mandanten.

Werden Gastnutzer in Power Automate Process Mining unterstützt?

Nein. Die Dokumentation weist ausdrücklich darauf hin, dass Gastnutzer derzeit nicht in Process Mining unterstützt werden. Für alle anderen Kernfunktionen wie Flows erstellen, ausführen und an Genehmigungen teilnehmen gilt dagegen dasselbe Erlebnis wie für reguläre Mitarbeitende, sofern die Lizenz- und Einladungsvoraussetzungen erfüllt sind.

Wie weise ich einem Gastnutzer eine Lizenz zu, damit er einen freigegebenen Flow nutzen kann?

Als Admin des Host-Mandanten kannst Du dem Gastnutzer entweder eine Admin-Testversion für temporären Zugriff oder eine eigenständige Power-Automate-Lizenz zuweisen. Alternativ reicht es, wenn der Gastnutzer bereits über seinen Home-Mandanten einen Office-365-Plan oder einen Plan mit Power-Automate-Lizenz besitzt. Beide Wege erfüllen die Lizenzanforderung, solange die Person zusätzlich die B2B-Einladung akzeptiert und sich bei Power Automate anmeldet und zustimmt.