Obligation de licence pour les utilisateurs invités dans Power Automate (FAQ)

Quiconque collabore dans Power Automate avec des partenaires externes, des clientes ou des freelances finit tôt ou tard par devoir partager un flux ou un environnement avec un utilisateur invité. La question qui se pose alors : cette personne a-t-elle besoin de sa propre licence, ou l'invitation en tant qu'invité dans le locataire Microsoft Entra suffit-elle ? La réponse est clairement oui, mais les détails déterminent d'où la licence peut provenir et ce que l'utilisateur invité peut réellement faire avec. Au : juillet 2026.

Cet article répond aux questions les plus fréquentes sur l'obligation de licence des utilisateurs invités dans Power Automate, sur la base de la documentation officielle de Microsoft. Tu découvriras quelles conditions un utilisateur invité doit remplir, d'où la licence peut provenir et quelles fonctionnalités lui sont accessibles, afin que tu puisses partager des flux et des environnements de manière propre et conforme aux licences avec des personnes externes. Tu gardes ainsi le contrôle sur qui obtient un accès et sur quelle base.

Qui est considéré comme utilisateur invité dans Power Automate

Selon la documentation Microsoft sur la prise en charge des utilisateurs invités un utilisateur invité peut être un fournisseur ou une cliente dans un locataire de sa propre organisation qui a besoin d'accéder à un locataire d'une autre organisation. Les utilisateurs invités sont parfois aussi appelés utilisateurs externes. Important pour la classification : l'expérience Power Automate pour les utilisateurs invités est fondamentalement la même que pour les collaborateurs réguliers, aussi bien dans le portail Power Automate que dans l'application mobile, mais avec certaines restrictions, concernant surtout la licence et les approbations.

Un utilisateur invité a-t-il besoin de sa propre licence Power Automate

Oui, sans exception. La FAQ sur les licences Power Automate répond clairement par oui à la question « Les utilisateurs invités qui ne proviennent pas de votre locataire ont-ils besoin d'une licence pour utiliser Power Automate ? ». L'utilisateur invité a besoin d'une licence Power Automate accordée par l'un des deux locataires suivants :

le locataire qui héberge le flux, par exemple via une version d'essai administrateur pour un accès temporaire ou une licence autonome
le locataire d'origine de l'utilisateur invité, c'est-à-dire l'organisation dont la personne provient initialement

Si, par exemple, un utilisateur invité dispose d'une licence Power Automate Premium attribuée dans son propre locataire d'origine, il peut également utiliser les fonctionnalités premium dans le locataire invité qui fournit le flux. Une double licence n'est donc pas nécessaire, tant que l'une des deux sources s'applique.

Conditions pour un accès invité conforme aux licences

Pour qu'un utilisateur invité puisse réellement travailler dans Power Automate, trois critères doivent être remplis simultanément selon la documentation :

Une licence Power Automate est attribuée, soit via le locataire hôte, soit via le locataire d'origine de la personne invitée.
L'invitation B2B du locataire a été acceptée. Toute personne qui n'accepte pas l'invitation est retirée de la liste des destinataires d'approbation et ne peut pas participer aux workflows d'approbation.
La connexion et le consentement à Power Automate ont eu lieu.

Le deuxième point en particulier est souvent négligé en pratique. Si une invitation reste sans réponse, la personne disparaît silencieusement des processus d'approbation, sans qu'aucun message d'erreur n'apparaisse dans le flux lui-même. Cela vaut la peine d'y prêter attention lors de la mise en place d'étapes d'approbation impliquant des participants externes.

D'où la licence peut provenir : attention aux frontières entre clouds

Une restriction importante s'applique aux scénarios invités le long des frontières entre clouds. Power Automate, inclus dans les plans Office, Power Automate Premium, Power Apps Premium et les plans utilisateur Dynamics 365, est reconnu entre locataires dans le cloud public Azure, car ces plans ne sont pas liés à un environnement spécifique. Il en va de même pour les clouds nationaux ou souverains. En revanche, entre différents clouds Azure, par exemple entre le cloud public et un cloud national, les licences ne sont pas reconnues entre locataires. Si tu travailles avec des organisations partenaires internationales, tu devrais vérifier ce point au préalable avant de te fier à la licence du locataire d'origine de la personne invitée.

Ce qu'un utilisateur invité peut faire dans Power Automate

Un utilisateur invité licencié et invité peut en principe créer des flux, les exécuter et apporter des modifications aux exécutions de flux. Le rôle concret détermine l'étendue :

Si l'utilisateur invité doit seulement exécuter un flux, le rôle Sharing-Run Only suffit.
S'il doit modifier des flux ou effectuer des actions comme annuler et renvoyer une exécution, il a besoin d'un rôle de copropriétaire.
Pour les approbations, une approbation peut lui être attribuée, il reçoit un e-mail d'approbation et est redirigé vers la page d'approbation dans le locataire invité.
Via des widgets, il peut créer, gérer ou exécuter des flux dans des applications comme SharePoint, Teams, Excel ou Power BI.

Tu dois connaître deux restrictions : les utilisateurs invités ne sont actuellement pas pris en charge dans Process Mining, et les e-mails d'approbation exploitables dans Outlook ne fonctionnent pas de manière fiable pour les utilisateurs invités. Pour les approbations, ils doivent donc ouvrir activement le portail Power Automate. De plus, tous les connecteurs ne prennent pas en charge la recherche directe d'utilisateurs invités dans les champs de déclencheur ou d'action.

Questions fréquentes

L'invitation en tant qu'invité dans Microsoft Entra suffit-elle, ou faut-il en plus une licence ?

L'invitation seule ne suffit pas. En plus de l'invitation B2B acceptée, un utilisateur invité doit se voir attribuer une licence Power Automate, soit depuis le locataire qui héberge le flux, soit depuis son propre locataire d'origine. Sans l'une de ces deux sources de licence, l'utilisateur invité ne peut pas, selon la documentation Microsoft, travailler de manière productive avec Power Automate.

Que se passe-t-il si un utilisateur invité n'accepte pas l'invitation B2B ?

Les utilisateurs invités non confirmés sont automatiquement retirés de la liste des destinataires d'approbation et ne peuvent pas participer aux workflows d'approbation. Si tous les destinataires d'une approbation sont dans cet état, la création de l'approbation échoue même complètement. Il vaut donc la peine de vérifier activement le statut d'invitation des participants externes avant qu'un flux ne passe en production.

Un utilisateur invité provenant d'un autre cloud Azure peut-il utiliser sa licence d'origine ?

Seulement dans une mesure limitée. Au sein du cloud public Azure ainsi qu'au sein des clouds nationaux ou souverains, les plans de licence pertinents sont reconnus entre locataires. En revanche, entre différents clouds Azure, par exemple entre le cloud public et un cloud national, cette reconnaissance ne s'applique pas. Dans ces cas, l'utilisateur invité a besoin de sa propre licence dans le locataire hôte.

Les utilisateurs invités sont-ils pris en charge dans Power Automate Process Mining ?

Non. La documentation indique explicitement que les utilisateurs invités ne sont actuellement pas pris en charge dans Process Mining. Pour toutes les autres fonctions principales, comme créer des flux, les exécuter et participer aux approbations, la même expérience s'applique que pour les collaborateurs réguliers, à condition que les conditions de licence et d'invitation soient remplies.

Comment attribuer une licence à un utilisateur invité pour qu'il puisse utiliser un flux partagé ?

En tant qu'administrateur du locataire hôte, tu peux attribuer à l'utilisateur invité soit une version d'essai administrateur pour un accès temporaire, soit une licence Power Automate autonome. Autre possibilité : il suffit que l'utilisateur invité dispose déjà, via son propre locataire d'origine, d'un plan Office 365 ou d'un plan incluant une licence Power Automate. Les deux méthodes répondent à l'exigence de licence, tant que la personne accepte également l'invitation B2B et se connecte à Power Automate en donnant son consentement.