Purview-Aufbewahrung für 30 Mitarbeitende: was Sie wirklich einstellen müssen

Microsoft Purview regelt über zwei getrennte Werkzeuge, wie lange Inhalte in Ihrem Microsoft-365-Tenant aufbewahrt und wann sie automatisch gelöscht werden: Aufbewahrungsrichtlinien für ganze Postfächer oder Sites, und Aufbewahrungskennzeichnungen für einzelne Elemente. Laut der offiziellen Microsoft-Dokumentation zu Aufbewahrung decken Aufbewahrungsrichtlinien die Workloads Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams und Viva Engage ab, während Aufbewahrungskennzeichnungen eine feinere, elementbezogene Steuerung erlauben. Für ein Unternehmen mit 30 Beschäftigten reicht in den meisten Fällen eine einzige, breit greifende Richtlinie aus, ergänzt um wenige Kennzeichnungen für besonders sensible Dokumente. Stand: August 2026.

Was ist der Unterschied zwischen einer Richtlinie und einer Kennzeichnung?

Eine Aufbewahrungsrichtlinie wirkt auf ganze Postfächer, Sites oder Teams-Kanäle und legt fest, wie lange Inhalte dort mindestens erhalten bleiben oder spätestens gelöscht werden, ohne dass jemand einzelne Dateien manuell markieren muss. Eine Aufbewahrungskennzeichnung dagegen wird auf einzelne Dokumente, E-Mails oder Listenelemente angewendet, entweder manuell durch Nutzende oder automatisch über Bedingungen, und überschreibt in der Regel die allgemeine Richtlinie für genau dieses Element. Für die meisten KMU beginnt der sinnvolle Einstieg mit einer Richtlinie auf Tenant-Ebene, Kennzeichnungen kommen erst hinzu, wenn einzelne Dokumentarten wie Verträge oder Personalunterlagen abweichende Fristen brauchen.

Welche Lizenz brauchen Sie, um Aufbewahrungskennzeichnungen zu veröffentlichen?

Die Berechtigung, Aufbewahrungskennzeichnungen zu veröffentlichen, ist an bestimmte Lizenzen gebunden. Nach der Microsoft-Dokumentation zu den Lizenzvoraussetzungen zählen dazu unter anderem Microsoft 365 Business Premium sowie die Pläne E3 und E5, außerdem die dedizierten Purview-Suite-Lizenzen. Zusätzlich ist der jeweilige Speicherort relevant: Für Exchange-Postfächer reichen die Lizenzen Exchange Online Plan 1 oder 2 aus, für SharePoint- oder OneDrive-Speicherorte die Lizenzen SharePoint Online Plan 1 oder 2. Ein Business-Premium-Tenant kann damit grundsätzlich Kennzeichnungen veröffentlichen, ohne dass ein Upgrade auf E5 nötig wird, solange die Zielorte innerhalb der lizenzierten Workloads liegen.

Wie fangen Sie mit einer Aufbewahrungsrichtlinie in der Praxis an?

Bevor Sie eine Richtlinie anlegen, legen Sie fest, ob Inhalte primär aufbewahrt, primär gelöscht oder beides zeitlich gestaffelt werden sollen, denn diese Grundentscheidung bestimmt die spätere Konfiguration. Danach wählen Sie im Purview-Compliance-Portal die betroffenen Workloads aus und geben eine Frist an, üblicherweise in Jahren gerechnet ab Erstellungs- oder letztem Änderungsdatum, wie es die Microsoft-Anleitung zu den Aufbewahrungseinstellungen beschreibt. Testen Sie eine neue Richtlinie zunächst an einer einzelnen Site oder einem einzelnen Postfach, bevor Sie sie auf den gesamten Tenant ausweiten, da sich einmal gelöschte Inhalte in vielen Fällen nicht wiederherstellen lassen.

Wo braucht es zusätzlich zur reinen Aufbewahrung noch einen Prozess?

Aufbewahrungsrichtlinien lösen selbst keine Meldungen aus und ersetzen keinen dokumentierten Löschprozess, sie sorgen lediglich dafür, dass Inhalte technisch so lange erhalten bleiben oder so rechtzeitig gelöscht werden, wie eingestellt. Wer zusätzlich sicherstellen will, dass vor einer automatischen Löschung eine Person informiert wird oder eine Freigabe erfolgt, braucht dafür einen eigenen Ablauf außerhalb von Purview, etwa über Power Automate oder eine vergleichbare Automatisierung, die auf bevorstehende Fristen reagiert.

Häufige Fragen zu Purview-Aufbewahrung für KMU

Reicht Microsoft 365 Business Premium für eine vollständige Aufbewahrungsstrategie?

Für die grundlegende Nutzung von Aufbewahrungsrichtlinien und -kennzeichnungen ja, da Business Premium laut Microsoft zu den Lizenzen zählt, die Nutzungsrechte für das Veröffentlichen von Kennzeichnungen bieten. Für erweiterte Funktionen wie automatisierte, inhaltsbasierte Klassifizierung sind teils zusätzliche Purview-Lizenzen nötig, die über den Standardumfang von Business Premium hinausgehen.

Was passiert, wenn sich eine Aufbewahrungsrichtlinie und eine Kennzeichnung widersprechen?

In der Regel hat eine auf ein einzelnes Element angewendete Kennzeichnung Vorrang vor einer allgemeinen Richtlinie, da sie als gezieltere Regel gilt. Bei mehreren gleichzeitig geltenden Regeln greifen zusätzliche Vorrangprinzipien, weshalb es sich lohnt, komplexere Kombinationen vor dem produktiven Einsatz an Testinhalten zu prüfen.

Kann ich eine einmal gelöschte E-Mail nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen?

Nach Ablauf einer Löschfrist und der tatsächlichen Löschung durch eine Richtlinie ist eine Wiederherstellung in der Regel nicht mehr möglich, das ist der eigentliche Zweck der Funktion. Prüfen Sie deshalb Löschfristen besonders sorgfältig, bevor Sie eine Richtlinie produktiv aktivieren, statt Fristen im Nachhinein korrigieren zu wollen.

Gilt eine Aufbewahrungsrichtlinie auch für Chats in Microsoft Teams?

Ja, Teams zählt laut Microsoft zu den Workloads, die von Aufbewahrungsrichtlinien abgedeckt werden, sowohl für Kanalnachrichten als auch für private Chats. Beachten Sie, dass sich Kanal- und Chatinhalte technisch unterschiedlich verhalten können und es sich lohnt, beide Bereiche getrennt zu prüfen, statt von einer einheitlichen Abdeckung auszugehen.