E-Rechnung archivieren: was die GoBD wirklich vom XML verlangt

Die GoBD verlangt, dass Sie E-Rechnungen in ihrem strukturierten Originalformat archivieren, also als reine XML-Datei bei XRechnung und als eingebettetes XML bei ZUGFeRD, nicht nur als PDF oder Bildschirmansicht. Die Aufbewahrungsfrist nach Paragraf 147 Abgabenordnung beträgt acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde, und das Dokument muss in dieser Zeit vollständig, unverändert und maschinell auswertbar bleiben. Stand: August 2026.

Warum zählt die XML-Datei als Original und nicht die PDF-Ansicht?

Die XML-Datei ist rechtlich das Original, weil sie die eigentlichen, maschinenlesbaren Rechnungsdaten trägt, während eine PDF-Ansicht nur eine Visualisierung dieser Daten ist. Bei XRechnung gibt es ohnehin nur die XML-Datei, eine PDF existiert höchstens als zusätzliche, selbst erzeugte Ansicht für Menschen. Bei ZUGFeRD steckt die XML als eingebettete Datei in einem PDF/A-3-Dokument, und im Zweifelsfall gelten laut den GoBD-Grundsätzen zur Ordnungsmäßigkeit die strukturierten Daten als massgeblich, nicht das Layout. Wer nur die PDF speichert und die XML verwirft, archiviert nach dieser Lesart nicht das Original, sondern eine Kopie.

Wie lange müssen Sie E-Rechnungen aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre nach Paragraf 147 Absatz 3 AO, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung oder des Empfangs. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und unabhängig davon, ob die Rechnung ausgehend oder eingehend ist, solange sie steuerlich relevant ist. Den genauen Gesetzestext finden Sie bei Paragraf 147 AO. Nach Fristablauf dürfen Sie löschen, vorher nicht, auch wenn ein Buchhaltungssystem gewechselt wird.

Was bedeutet Unveränderbarkeit in der Praxis?

Unveränderbarkeit bedeutet, dass eine archivierte Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist weder inhaltlich noch durch Löschen verändert werden darf, ohne dass die Änderung nachvollziehbar protokolliert wird. In der Praxis heißt das: kein Ablegen im normalen Dateisystem, aus dem jeder mit Schreibrechten eine Datei überschreiben oder löschen kann, sondern ein System mit Versionierung, Zugriffsprotokoll und idealerweise WORM-Speicher (Write Once, Read Many). Der Verband elektronische Rechnung fasst die zwölf zentralen Regeln für einen GoBD-konformen Rechnungsaustausch zusammen, darunter Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Ordnung als weitere Kernprinzipien neben der Unveränderbarkeit.

Wie lässt sich die Archivierung automatisieren?

Automatisieren lässt sich die Archivierung, indem eingehende E-Rechnungen direkt aus dem Postfach oder Peppol-Zugang in ein GoBD-taugliches Archivsystem geroutet werden, ohne dass jemand manuell eine PDF speichert und die XML verwirft. Ein Automatisierungswerkzeug wie n8n kann eingehende E-Mails mit Rechnungsanhang erkennen, die XML-Datei extrahieren, validieren und zusammen mit einer Referenz auf das Original in ein Dokumentenmanagementsystem oder einen revisionssicheren Speicher legen. Wichtig dabei: Der Workflow darf die XML nicht nur zur Anzeige in eine PDF umwandeln und dann verwerfen, sondern muss die Originaldatei durchreichen. NordFlux baut solche Ablagestrecken im Rahmen von n8n-Automatisierung für Betriebe, die ihre E-Rechnungs-Pflichten nicht manuell abarbeiten wollen.

Häufige Fragen zu E-Rechnung-Archivierung

Muss ich auch die PDF-Visualisierung aufbewahren?

Nein zwingend nur die XML-Datei ist das GoBD-relevante Original, eine zusätzliche PDF-Ansicht dürfen Sie aufbewahren, müssen es aber nicht. Wenn Sie eine PDF für die interne Ablage erzeugen, ersetzt das nicht die Pflicht, die XML-Datei unverändert vorzuhalten. Viele Betriebe bewahren aus Praktikabilität beides auf, das ist zulässig, aber die XML bleibt die massgebliche Quelle im Streitfall.

Reicht ein normaler Cloud-Speicher wie OneDrive für die Archivierung?

Ein gewöhnlicher Cloud-Speicher ohne Versionierung und Löschschutz erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit in der Regel nicht, weil Dateien dort überschrieben oder still gelöscht werden können. Für die rechtssichere Archivierung brauchen Sie ein System mit dokumentiertem Änderungsprotokoll, das Löschungen vor Fristablauf technisch verhindert oder zumindest protokolliert. Manche Cloud-Anbieter bieten dafür optionale Compliance- oder Aufbewahrungsfunktionen an, die separat aktiviert werden müssen.

Was passiert bei einem Wechsel des Buchhaltungssystems?

Beim Systemwechsel müssen die archivierten E-Rechnungen weiterhin lesbar und auswertbar bleiben, entweder durch Migration in das neue System oder durch fortbestehenden Lesezugriff auf das alte System bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Ein reiner Export als PDF ohne die zugrunde liegende XML reicht dafür nicht aus. Planen Sie einen Systemwechsel entsprechend mit ausreichend Vorlauf für die Datenmigration.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja die Pflicht aus Paragraf 147 AO gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG, solange die Dokumente steuerlich relevant sind. Seit der E-Rechnungspflicht ab 2025 müssen auch Kleinunternehmer eingehende E-Rechnungen empfangen und entsprechend archivieren können, auch wenn sie selbst vorerst noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen dürfen.