Автоматизация процессов согласования: где в среднем бизнесе застревают согласования

Готовое коммерческое предложение лежит в почтовом ящике руководства, которое сейчас находится на стройплощадке. Счет ждет согласования от прокуриста, который в отпуске. Запрос на заказ теряется среди пятидесяти других писем в копии. Во многих компаниях среднего бизнеса согласования — это не процесс, а дело случая: кто первым прочитает нужное письмо и еще не забудет о нем, тот и определяет, насколько быстро дело пойдет дальше.

В этой статье показано, где на практике действительно застревают согласования, во что это обходится и как можно автоматизировать процессы согласования, не теряя контроль над принятием решений.

Почему согласования застревают именно в почтовом ящике?

Электронная почта настолько подвержена ошибкам в качестве инструмента согласования потому, что она не знает ни четкой последовательности, ни сроков, ни автоматической замены: каждое сообщение выглядит одинаково срочным, пока кто-нибудь случайно не спросит, на каком этапе застрял запрос.

К этому добавляется классический пинг-понг через копию: три человека проинформированы, но никто не чувствует себя ответственным в первую очередь. Тот, кто спрашивает, было ли согласование уже дано, часто получает в ответ лишь автоответ об отсутствии, а сам запрос остается без движения, пока кто-нибудь не напомнит о нем лично.

Согласно часто цитируемому исследованию McKinsey, работники умственного труда в среднем тратят 28 процентов своей рабочей недели на управление электронной почтой и почти 20 процентов на поиск внутренней информации или нужных контактных лиц. Именно этот поиск, кто именно должен сейчас согласовать и где сейчас находится запрос, является при согласованиях настоящим пожирателем времени, а не само содержательное решение.

Что стоит компании медленный процесс согласования на самом деле?

Каждый третий сотрудник с административными задачами теряет, согласно опросу Civey по заказу Allgeier inovar, около 28 рабочих дней в год из-за неэффективных процессов, потому что 36 процентов из 1000 опрошенных ежедневно теряют более часа рабочего времени на подобные потери эффективности.

Особенно показательно для согласований: 39 процентов опрошенных отмечают из-за этого заметно замедленное принятие решений, и лишь 20 процентов компаний полностью оцифровали такие документные процессы, как обработка счетов, договоров или согласований. Остальные полностью или частично застряли в почтовом ящике или на бумаге, с ощутимыми последствиями для скорости и нервов в повседневной работе.

Где именно застревает процесс, когда согласование зависает?

На практике почти всегда это одни и те же три пробела, которые тормозят процесс согласования: отсутствие автоматического правила замены при отсутствии сотрудника, неясная последовательность при многоступенчатых согласованиях и отсутствие отслеживаемости того, кто и когда принял какое решение.

• Отсутствие эскалации: если ответственный сотрудник находится в отпуске или болеет, запрос просто остается без движения, пока кто-нибудь вручную не напомнит о нем.
• Неясная последовательность: при крупных заказах согласование часто должны дать два подразделения, например бухгалтерия и руководство, при этом не определено, кто идет первым, так что в итоге ответственными чувствуют себя либо оба, либо никто.
• Отсутствие отслеживаемости: при проверке счетов или во время визита аудитора зачастую уже невозможно восстановить, кто и когда согласовал платеж, что в процессах, значимых для проверок, превращается в реальный комплаенс-риск.

Именно при автоматизации обработки входящих счетов такое сочетание нескольких зон ответственности и отсутствия отслеживаемости встречается особенно часто, потому что здесь и так несколько подразделений должны участвовать в решении по содержанию и по форме.

Как выглядит автоматизированный процесс согласования на практике?

У одного клиента из строительной отрасли примерно с 40 сотрудниками коммерческие предложения и заказы на сумму свыше 500 евро раньше проходили исключительно через личное согласование руководства по вложению в электронном письме, часто с задержками в несколько дней, если руководительница находилась на стройплощадке или в разъездах.

Мы подключили этот процесс через Power Automate к существующей системе заказов. Как только коммерческое предложение или заказ превышает установленную сумму, запрос на согласование автоматически отправляется через функцию согласования в Microsoft Teams руководству, со всеми необходимыми данными прямо в сообщении, а не в виде вложения в письмо. Если никто не реагирует в течение установленного периода времени, workflow автоматически передает запрос заранее указанному заместителю, и каждое решение попадает с отметкой времени и именем в список, доступный для анализа.

Результат: согласования, которые раньше днями лежали в почтовом ящике, сегодня, как правило, принимаются в течение нескольких часов, потому что у каждого этапа есть срок и замена, и больше никому не нужно писать уточняющее письмо, чтобы выяснить, на каком этапе застрял запрос.

Такой процесс редко бывает единичным случаем: чаще всего согласование является лишь одним этапом во всей обработке заказов, которую можно автоматизировать целиком.

Что нужно процессу согласования, чтобы он снова не исчез в почтовом ящике?

Процесс согласования становится по-настоящему надежным только тогда, когда он автоматически включает в себя три вещи: логику сроков с эскалацией, непрерывную историю каждого решения и подключение к системе, в которой и так ведется работа, вместо того чтобы становиться еще одним изолированным приложением, которое никто не открывает по собственной воле.

Какой инструмент для этого подходит, Power Automate, n8n или другое решение, зависит от существующего ИТ-ландшафта, а не от моды. Поэтому в NordFlux мы относим процессы согласования к автоматизации процессов, потому что согласование редко существует само по себе, а чаще всего является частью более крупного процесса, например обработки входящих счетов, закупок или онбординга.

Тот, кто не уверен, где именно в собственной компании застревает больше всего, лучше всего начинает с процесса, из-за которого в последнее время больше всего ругались, ведь, как показывает опыт, это более надежный индикатор, чем любая таблица приоритизации.

Часто задаваемые вопросы

Какие согласования проще всего автоматизировать?

Согласование счетов, согласование заказов от фиксированного порогового значения, заявления на отпуск и согласование коммерческих предложений автоматизируются быстрее всего, потому что у них есть четкие правила и мало исключений.

Нужно ли для этого новое программное обеспечение?

В большинстве случаев нет. Процессы согласования можно подключить с помощью Power Automate или n8n напрямую к Outlook, Teams, SharePoint или существующей ERP-системе, не внедряя дополнительное приложение.

Сколько времени занимает внедрение автоматизированного процесса согласования?

Отдельный процесс согласования, например для заказов или счетов, как правило, можно опробовать в пилотном режиме в течение нескольких недель, включая правила эскалации и тестирование на реальных случаях из повседневной работы.

Что происходит, если ответственный сотрудник болен или находится в отпуске?

Именно для этого существует правило эскалации: если первая ступень не реагирует в течение установленного срока, запрос автоматически передается заранее указанному заместителю, без необходимости кому-либо вручную напоминать об этом.

Является ли автоматизированный процесс согласования преимуществом и с точки зрения комплаенса?

Да, потому что каждое решение документируется с отметкой времени и указанием лица, что при проверках счетов или внутренних аудитах обладает значительно большей доказательной силой, чем цепочка писем, которая рано или поздно оказывается в корзине.