RPA ou SAP Process Automation : quelle automatisation est vraiment rentable pour SAP

Quiconque veut associer RPA et SAP se heurte tôt ou tard à une question de licence qui peut coûter plus cher que le projet d'automatisation lui-même. La règle empirique répandue veut qu'un bot qui tape dans l'interface comme un humain soit inoffensif sur le plan des licences, et que seul l'accès API soit comptabilisé. Cette règle ne figure dans aucun document SAP. Dans sa propre définition du Digital Access, SAP mentionne explicitement les bots RPA.

SAP compte-t-il vraiment les bots RPA dans le Digital Access ?

Oui, et SAP l'écrit noir sur blanc. La description officielle du Digital Access pour SAP S/4HANA cite nommément les bots RPA comme déclencheurs, sans distinguer l'accès par interface utilisateur et l'accès par interface technique : « It also occurs when nonhuman devices, robotic process automation bots (RPA bots), automated systems, and so on, use the digital core in any way. » L'ajout « in any way » est le point où la règle empirique s'effondre.

Cela est étayé par la définition contractuelle de l'usage que SAP cite dans le document « SAP ERP Pricing for the Digital Age » : « All 'use' of SAP software, regardless of the method of access, requires an appropriate license. » Que le bot clique ou envoie une requête OData ne change rien à la logique de licence.

Comment fonctionne le modèle Digital Access ?

Le Digital Access ne se calcule pas par utilisateur, mais par document créé. SAP définit à cet effet neuf types de documents : Sales, Invoice, Purchase, Service & Maintenance, Manufacturing, Quality Management et Time Management avec un multiplicateur de 1,0, ainsi que Material et Financial avec 0,2. Seule la création initiale est comptabilisée, la lecture et la modification ne coûtent rien. Le champ d'application est restreint : le modèle concerne le « Digital Core », c'est-à-dire SAP ERP (ECC), S/4HANA et S/4HANA Cloud. SAP précise elle-même dans le document qu'il ne fait pas partie du contrat et peut être modifié sans préavis. Ce qui compte, c'est votre contrat, pas le document de politique tarifaire, et encore moins cet article.

Le Digital Access s'applique-t-il aussi à SAP Business One ?

Non, Business One suit un autre modèle de licence, et c'est précisément ce qui est régulièrement confondu lors des entretiens de conseil. Dans le License Guide for SAP Business One 10.0, ni « Digital Access » ni les neuf types de documents n'apparaissent. Business One repose sur un modèle par utilisateur nommé : « SAP Business One is based on a named user licensing model […] authorized to access, directly or indirectly, the licensed SAP Business One software. »

L'« Indirect Access » existe également, mais comme type de licence pour les utilisateurs, pas comme comptage de documents. Selon le guide, les autorisations Indirect Access doivent être commandées dans le contrat, séparément ou dans le cadre des types d'utilisateurs Professional, Limited ou CRM. La DI API est explicitement soumise par SAP à la même logique : « Note that the logon limitation also applies to the DI API. » Quiconque fait fonctionner un bot via la DI API a besoin d'une licence adaptée pour cela. Nous omettons volontairement un chiffre qui circule : l'affirmation selon laquelle une licence Professional inclurait forfaitairement dix licences Indirect ne figure pas dans le guide officiel, mais provient d'une contribution communautaire.

RPA ou SAP Process Automation : qu'est-ce qui convient à quoi ?

La réponse honnête dépend de la profondeur avec laquelle vous êtes ancré dans le monde SAP, pas de l'outil qu'un prestataire est en train de vendre. Selon le SAP Help Portal, SAP Build Process Automation (SBPA) combine des workflows no-code avec des capacités RPA, y compris un agent de bureau qui lit les écrans et saisit des données, en mode assisté ou non assisté. La fonction de base est donc la même que celle d'un outil RPA classique. Les différences se trouvent ailleurs :

• Portée au-delà de SAP : Les outils RPA classiques comme UiPath sont agnostiques vis-à-vis du système et automatisent SAP, les systèmes historiques, les logiciels métiers et les applications Windows dans le même processus. SBPA est taillé pour SAP et lié à la SAP Business Technology Platform, les plans de service s'exécutant dans le BTP Cockpit.
• Proximité avec la pile SAP : Si un processus reste entièrement au sein de SAP, la propre pile de SAP évite la plateforme supplémentaire, la seconde négociation de licence et la discussion sur la classification d'un outil tiers.
• Socle existant : Sans BTP, vous achetez toute une plateforme en plus. À l'inverse, SBPA double le paysage d'outils si Power Platform ou UiPath sont déjà en place et que SAP n'est qu'un système parmi plusieurs. Ce que coûtent les licences UiPath pour les PME, nous l'avons détaillé séparément.
• Business One en particulier : SAP documente SBPA au sein de la documentation de Business One comme une approche no-code pour les automatisations « on top of SAP Business One ». La dépendance à la BTP et l'adéquation avec Business One ne s'excluent donc pas mutuellement. La façon dont SBPA s'adresse techniquement à Business One n'est pas documentée par SAP à cet endroit.

Quelles voies mènent dans SAP Business One ?

Business One propose trois voies d'intégration officielles, et ce choix détermine la stabilité et l'effort de maintenance. Le Service Layer est la voie moderne via HTTP et OData, sachant que OData v3 est considéré comme obsolète depuis le FP 2405 et que v4 est principalement pris en charge. La DI API est une DLL COM plus proche de la base de données, mais elle est soumise à la restriction de connexion mentionnée. Le Integration Framework (B1if) couvre les scénarios entre systèmes.

Notre expérience : la voie via une interface documentée est presque toujours moins chère que le bot qui tape dans l'interface, car elle survit aux changements d'interface. Dans notre test pratique sur l'approbation des factures, nous avons reconstruit cette comparaison face à une commande SAP. La variante par interface utilisateur n'apporte aucun avantage sur le plan des licences. Pour la connexion, notre intégration d'interfaces est le point d'entrée, et pour le processus qui suit, notre automatisation du traitement des factures.

Quelles questions de licence devez-vous clarifier avec SAP ?

Trois points ne peuvent pas trouver de réponse dans les documents publics de SAP, et nous préférons les nommer plutôt que de les deviner. Premièrement, SAP distingue dans le document tarifaire entre les « SAP Applications », qui ne déclenchent aucun besoin supplémentaire en utilisateurs, et les « technology solutions », qui en sont exclues et incluent nommément la SAP Cloud Platform. Le document ne précise pas si SBPA compte comme application privilégiée ou comme solution technologique exclue. C'est précisément là que se joue l'argent. Deuxièmement, SAP ne publie pas de prix Digital Access par document. Troisièmement, la fin de maintenance d'Intelligent RPA n'est pas consultable publiquement avec une date. Clarifiez cela par écrit via votre contrat SAP.

Pour le choix de l'outil lui-même, cela reste simple : si votre processus vit entièrement dans SAP et que vous utilisez de toute façon la BTP, la propre pile de SAP est en général la voie la plus courte. Si SAP n'est qu'une étape dans une chaîne composée d'un système historique, d'un logiciel métier et d'Office, un outil RPA agnostique vis-à-vis du système déploie ses atouts. NordFlux est une maison UiPath et Power Platform, pas une maison SAP. D'où cette précision dans notre propre intérêt : si vous êtes profondément ancré dans SAP, un partenaire SAP expérimenté en SBPA est souvent une meilleure adresse que nous.

Questions fréquentes sur RPA et SAP

Un bot RPA déclenche-t-il le Digital Access SAP ?

Selon la propre définition de SAP, oui. Le SAP Help Portal cite explicitement les « robotic process automation bots (RPA bots) » comme déclencheurs du Digital Access lorsqu'ils utilisent le Digital Core « in any way ». Que le bot accède via l'interface utilisateur ou une interface technique ne constitue pas un critère de distinction. Ce qui fait foi, c'est votre contrat SAP.

Un bot permet-il d'économiser des coûts de licence s'il ne fait que taper dans la GUI ?

Il n'existe aucune preuve de cela dans la documentation de SAP. La définition de l'usage citée par SAP dit le contraire : « All 'use' of SAP software, regardless of the method of access, requires an appropriate license. » La thèse de certains consultants selon laquelle le screen scraping serait moins cher qu'un appel API n'est étayée par aucun document SAP.

Le modèle Digital Access s'applique-t-il à SAP Business One ?

Non. Le Digital Access concerne le Digital Core, c'est-à-dire SAP ERP (ECC), S/4HANA et S/4HANA Cloud. SAP Business One est sous licence par utilisateur nommé. L'« Indirect Access » y est un type de licence utilisateur qui, selon le License Guide, doit être commandé dans le contrat, et non un comptage par type de document.

SAP Build Process Automation est-il le successeur de SAP Intelligent RPA ?

SAP confirme qu'Intelligent RPA n'est plus disponible en abonnement et que ses capacités ont été intégrées à SBPA. SBPA inclut un agent de bureau pour l'automatisation de l'interface utilisateur, en mode assisté et non assisté. Nous n'avons pas trouvé de date de fin de maintenance publiquement consultable pour Intelligent RPA.