OneDrive ou SharePoint : où un fichier doit-il aller ?

Un fichier appartient à OneDrive lorsque vous seul y travaillez, et à SharePoint lorsqu'une équipe doit y accéder ensemble : selon Microsoft, OneDrive est le stockage personnel destiné aux utilisateurs individuels, tandis que SharePoint est conçu comme un stockage d'équipe et d'organisation pour la collaboration, la gestion des connaissances et les processus automatisés. Les deux services reposent sur la même base technique et les fichiers peuvent ensuite être déplacés entre les deux espaces si la nature d'un fichier change. Situation en : août 2026.

À quoi sert OneDrive ?

OneDrive convient aux fichiers qui n'appartiennent d'abord qu'à une seule personne, comme les brouillons avant leur partage avec une équipe ou les notes personnelles. Selon l'introduction à SharePoint et OneDrive de Microsoft Learn, les deux services aident les organisations à partager et à gérer du contenu, OneDrive étant disponible sur chaque appareil via l'application de synchronisation et l'application mobile. Dès qu'un fichier devient pertinent pour plusieurs personnes, il doit être déplacé vers une bibliothèque SharePoint, car OneDrive n'est pas conçu pour un travail d'équipe permanent.

À quoi sert SharePoint ?

SharePoint est le bon endroit dès que plusieurs personnes travaillent durablement sur le même contenu ou doivent y accéder. Les fichiers déposés dans Microsoft Teams se retrouvent techniquement, eux aussi, dans des sites SharePoint selon Microsoft Learn, car SharePoint est profondément intégré à Teams. Cela fait de SharePoint l'emplacement par défaut pour les documents d'équipe, les dossiers de projet et tout ce qui doit être traité dans des flux automatisés avec Power Automate ou n8n, car les bibliothèques y peuvent, contrairement aux dossiers OneDrive personnels, être partagées de manière structurée et gérées durablement.

Que devient le OneDrive lorsqu'une personne quitte l'entreprise ?

Lorsqu'un compte utilisateur est supprimé de Microsoft Entra ID, un processus de nettoyage démarre automatiquement pour le OneDrive associé. Selon Microsoft Learn, le responsable hiérarchique renseigné dans le profil obtient par défaut l'accès au OneDrive de la personne partie pendant 30 jours, reçoit un rappel par e-mail sept jours avant l'expiration, et une fois le délai écoulé, le OneDrive part pour 93 jours supplémentaires dans la corbeille de la collection de sites avant d'être définitivement supprimé. Si aucun responsable n'est renseigné, vous devriez définir un propriétaire secondaire dans le SharePoint Admin Center, sinon personne n'obtient automatiquement l'accès. Les détails figurent dans la documentation sur la conservation et la suppression de OneDrive.

Qui est responsable de la sauvegarde ?

Dans le contrat standard de Microsoft 365, c'est l'organisation elle-même qui est responsable de la sauvegarde du contenu dans OneDrive et SharePoint, pas Microsoft. Les délais de conservation décrits pour les comptes supprimés sont un mécanisme de nettoyage, pas un substitut de sauvegarde : les politiques de rétention et les étiquettes de conservation issues du domaine de la conformité ont toujours, selon Microsoft Learn, la priorité sur le processus standard et peuvent conserver le contenu plus ou moins longtemps que le délai de 30 jours. Si vous souhaitez repenser les partages, la structure de stockage ou l'automatisation autour de SharePoint, c'est un bon point de départ pour notre conseil en automatisation.

Questions fréquentes sur OneDrive et SharePoint

Puis-je déplacer ultérieurement un fichier de OneDrive vers SharePoint ?

Oui, c'est la démarche habituelle : un fichier commence souvent comme brouillon personnel dans OneDrive et est déplacé dès qu'une équipe doit y travailler. Techniquement, il s'agit d'un déplacement de fichier normal entre deux bibliothèques sur la même plateforme.

Les fichiers de Microsoft Teams sont-ils stockés dans OneDrive ou dans SharePoint ?

Dans SharePoint. Selon Microsoft Learn, les fichiers déposés dans un canal d'équipe font techniquement partie du site SharePoint associé, même si l'interface de Teams ne le montre pas toujours clairement.

Que se passe-t-il si personne n'est désigné comme bénéficiaire d'accès pour un compte supprimé ?

Dans ce cas, selon Microsoft Learn, personne n'obtient automatiquement l'accès au OneDrive, et il existe un risque que des fichiers importants soient supprimés après l'expiration du délai de conservation sans que personne n'ait été averti au préalable. C'est pourquoi il vaut la peine de définir par précaution un propriétaire secondaire pour chaque compte dans le SharePoint Admin Center.

OneDrive est-il plus sûr que SharePoint pour les documents confidentiels ?

Pas fondamentalement. Les deux services utilisent la même infrastructure de sécurité, la différence réside dans le partage : un fichier dans OneDrive est privé tant que vous ne le partagez pas volontairement, tandis que les bibliothèques SharePoint sont souvent visibles par défaut pour un groupe. Pour un contenu confidentiel, ce qui compte donc n'est pas tant le service que le paramètre de partage concret du fichier ou de la bibliothèque en question.