DATEV Belegtransfer : mettre les justificatifs en ligne dans Unternehmen online sans téléchargement manuel

DATEV Belegtransfer transfère automatiquement les justificatifs papier et PDF d'un dossier local vers DATEV Unternehmen online, sans que personne n'ait à télécharger chaque justificatif manuellement. Pour cela, le client Belegtransfer surveille en arrière-plan certains répertoires de justificatifs préalablement intégrés et transfère automatiquement les fichiers nouvellement déposés dès que le client est actif. Cet article montre comment configurer cela et ce qui se passe en cas de justificatifs déposés en double. Mise à jour : août 2026.

Comment fonctionne le téléchargement automatique dans Belegtransfer ?

Pour que le téléchargement automatique fonctionne, les justificatifs doivent se trouver dans les répertoires de justificatifs intégrés dans Belegtransfer, car seuls ces dossiers sont, selon le centre d'aide DATEV surveillés et transférés en arrière-plan. Le bouton « Télécharger automatiquement » active cette fonction, de sorte que les fichiers ensuite enregistrés dans les dossiers correspondants soient transmis vers DATEV Unternehmen online sans autre clic. Cette automatisation ne fonctionne toutefois que tant que le PC est allumé et que le client Belegtransfer est actif en arrière-plan ; si l'ordinateur est éteint, les nouveaux fichiers s'accumulent dans le dossier sans être transférés.

De quelle structure de dossiers ai-je besoin pour cela ?

Dans Belegtransfer, vous intégrez des répertoires individuels de manière ciblée, par exemple un dossier pour les factures entrantes et un pour les factures sortantes, plutôt que de partager toute une arborescence de disque. En pratique, cela signifie qu'un dossier de numérisation, dans lequel une imprimante multifonction ou un programme de messagerie dépose automatiquement des justificatifs, peut être enregistré directement comme répertoire surveillé, de sorte que la numérisation et Belegtransfer forment ensemble un chemin entièrement automatique du papier jusqu'à DATEV Unternehmen online.

Que se passe-t-il si un justificatif est téléchargé deux fois ?

Pour le client Belegtransfer lui-même, selon l'aperçu de DATEV Belegtransfer le paramètre par défaut est de supprimer immédiatement les doublons, afin d'empêcher que des documents soient transférés deux ou trois fois. De plus, DATEV Unternehmen online dispose de sa propre détection des doublons, active pour tous les portefeuilles d'approbation de justificatifs avec le service cloud DATEV Belegfreigabe online, et qui s'applique indépendamment du fait qu'un justificatif soit en cours de processus d'approbation ou non. En pratique, cela signifie que celui qui dépose par erreur deux fois le même scan dans le dossier surveillé n'a pas besoin de vérifier manuellement si un justificatif se retrouve ainsi en double dans la comptabilité.

Où la simple surveillance des dossiers atteint-elle ses limites ?

L'automatisation dans Belegtransfer couvre le chemin du dossier local jusqu'à DATEV Unternehmen online, mais elle ne remplace pas une reconnaissance de format ou une extraction de données en amont à partir du justificatif lui-même. Pour les entreprises qui souhaitent en outre prétraiter automatiquement les données de facture à partir de PDF ou de pièces jointes d'e-mails avant qu'elles ne soient déposées dans le dossier surveillé, une étape d'automatisation en amont est utile, par exemple via un workflow n8n qui collecte et trie les justificatifs entrants et ne les dépose qu'ensuite dans le dossier surveillé par Belegtransfer.

Questions fréquentes sur DATEV Belegtransfer

L'ordinateur doit-il fonctionner en permanence pour que les justificatifs soient téléchargés automatiquement ?

Oui, le transfert automatique ne fonctionne que tant que le PC est allumé et que le client Belegtransfer est actif. Si l'ordinateur est éteint, les justificatifs nouvellement déposés restent dans le dossier jusqu'à ce que le client fonctionne à nouveau et les transfère ultérieurement.

Puis-je faire surveiller plusieurs dossiers en même temps ?

Oui, vous intégrez dans Belegtransfer plusieurs répertoires de justificatifs individuellement, de sorte que, par exemple, les factures entrantes et sortantes puissent être collectées dans des dossiers séparés, surveillés automatiquement chacun. Le nombre de dossiers intégrés dépend de votre propre structure de classement dans l'entreprise.

Les justificatifs téléchargés en double sont-ils détectés automatiquement ?

Oui, à deux niveaux : le client Belegtransfer lui-même supprime les doublons immédiatement par défaut, et de plus, la détection des doublons de DATEV Belegfreigabe online vérifie les justificatifs soumis deux fois, indépendamment du statut d'approbation. Cela ne constitue toutefois pas une garantie contre toute erreur de comptabilisation ; un contrôle par sondage reste utile.

Belegtransfer vaut-il aussi le coup pour de petits volumes de justificatifs ?

L'effort de configuration est raisonnable, de sorte que l'automatisation est déjà rentable dès quelques justificatifs par semaine, dès que le téléchargement manuel devient une tâche récurrente gênante. Pour de très petits volumes, le téléchargement manuel via l'interface web peut toutefois rester la solution la plus simple.